ما هي وثائق الإعداد للتعيينات الجديدة؟
يشعر كل شخص يبدأ وظيفة جديدة بمستوى معين من التوتر والترقب، ويتوق إلى مواجهة التحديات الجديدة ولكنه أيضًا غير متأكد مما سيواجهه. علاوة على ذلك، يتعين عليهم ملء الكثير من الأوراق التي تأتي مع منصب جديد، الأمر الذي لا يؤدي دائمًا إلى تبسيط عملية الإعداد. بدءًا من عقد العمل وحتى إرشادات الشركة، يتعين على الموظفين الجدد دراسة الكثير عند وصولهم وتسليم المستندات اللازمة في الوقت المحدد من أجل عملية تأهيل سلسة. أدناه، سنستكشف أنواع وأمثلة مستندات الإعداد التي يجب على الموظفين الجدد إكمالها وضمان بداية خالية من المشاكل في الشركة.
أنواع الأعمال الورقية على متن الطائرة
وثائق الإعداد القانونية والضريبية
تضمن المستندات القانونية أن يكون كل من الموظف والشركة على نفس الصفحة. وهذا يعني أن كلا الطرفين على علم بكل ما يتعلق بالمنصب الجديد، مثل الأدوار والمسؤوليات، والرواتب، والتوقعات الأخرى، مثل اتفاقيات السرية. وفيما يتعلق بالضرائب، فإن هذه المستندات ضرورية لتحديد دخل الموظف وأهليته للعمل في الدولة.
وثائق الإعداد الخاصة بالدور
تعمل هذه المستندات كدليل للدور الجديد، بهدف مساعدة الموظفين على النجاح فيه بشكل أسرع. وهي تغطي كل شيء بدءًا من الأوصاف الوظيفية وحتى موارد التدريب بحيث يتمتع كل موظف جديد بإمكانية الوصول الفوري إلى جميع الأدوات والتقنيات اللازمة للتفوق. كصاحب عمل، لا يكفي مجرد تسليم أي وثيقة ضرورية للحكومة، ولكن أيضًا التأكد من عدم شعور أي شخص بالارتباك خلال أيامه الأولى في الشركة.
وثائق الإعداد الخاصة بالشركة
يجب أن يكون كل وافد جديد في شركتك على علم تام بتفاصيل مؤسستك وعمومياتها. يجب أن يعرفوا ما هو متوقع منهم فيما يتعلق بالسلوك، وما هي قيم الشركة، وكيف يتم بناء الثقافة، وبشكل عام، كيفية إدارة الأشياء. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة إلى ملابس رسمية، فيجب أن يعرفوا ذلك قبل الوصول إلى العمل مرتدين الجينز. وإذا حدثت جنحة مثل التحرش، فيجب عليهم معرفة إجراءات الإبلاغ.
وثائق الدفع والفوائد على متن الطائرة
من المؤكد أن موظفيك يقدرون المزايا، لذا من المهم إبلاغ الموظفين الجدد بهذه الامتيازات الإضافية في وقت مبكر. قد يحتاج التأمين الصحي، أو أيام الإجازة الإضافية، أو مبادرات الأبوة، أو خطط التقاعد، إلى بعض التخصيص قبل تنفيذها في عقد عمل العضو الجديد. على سبيل المثال، قد يحتاجون إلى إضافة رعاية الأسنان إلى تأمينهم أو يطلبون المزيد من الاستقطاعات في خطة التقاعد الخاصة بهم. كل شخص فريد من نوعه، ومن خلال التخطيط لخطة المزايا الخاصة به بشكل تعاوني، فإنك تظهر له أن الشركة تهتم باحتياجاته.
أهم 15 مستندًا وأوراقًا لإعداد الموظفين الجدد
1. خطاب العرض
هذه هي الوثيقة التي تؤكد جميع التفاصيل المهمة، مثل المنصب الوظيفي والراتب والمزايا وتاريخ البدء. بمجرد استلام الموظفين لخطاب العرض، يجب عليهم مراجعته بعناية للتأكد من صحة جميع التفاصيل قبل قبول عرض العمل. توضح هذه الوثيقة أيضًا مسؤولياتهم وساعات العمل وسياسات الإجازات والإجازات المرضية وأي معلومات مهمة أخرى.
2. عقد العمل
يخبر عقد العمل الموظفين الجدد بكل التفاصيل المتعلقة بعملهم. إنها بمثابة خريطة طريق لرحلتك مع الشركة. ويغطي أشياء مثل المسمى الوظيفي والمسؤوليات وساعات العمل والراتب وأي امتيازات إضافية. إنها اتفاقية قانونية تتأكد من أن الجميع يعرفون ما يمكن توقعه وما يفترض بهم القيام به.
3. دليل الموظف
دليل الموظف هو في الأساس كتاب القواعد الذهبية للشركة. فهو يتضمن كل ما يحتاج الوافدون الجدد إلى معرفته، بدءًا من ما يرتدونه وحتى مقدار وقت الإجازة الذي يحصلون عليه. ومن السهل أيضًا التواجد فيه لأنه يمكنهم الرجوع إليه عندما يحتاجون إلى معرفة حقوقهم ومسؤولياتهم.
4. نماذج الفوائد
تقدم معظم الشركات مزايا مرغوبة مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد والسلع الأخرى. ولكن قبل أن يصبح موظفوك الجدد متحمسين للغاية بشأن كل ذلك، عليهم التأكد من أنهم قرأوا جميع الأوراق التي سلمتها لهم واختيار الأشياء التي تناسبهم بشكل أفضل. على سبيل المثال، يجب عليهم التحقق من خيارات التأمين الصحي ومعرفة أي منها يغطي احتياجاتهم بشكل أفضل دون أن يكلفهم الكثير.
5. النماذج الضريبية
توجد النماذج الضريبية للتأكد من أن شركتك تحجب المبلغ الصحيح من الضرائب من رواتب الموظفين، كما هو مطلوب من قبل الحكومة، مع التحقق أيضًا من أهليتهم للعمل في الدولة. تتضمن هذه العملية جمع بعض المعلومات من القادمين الجدد، مثل أسمائهم ورقم الضمان الاجتماعي وتفاصيل أخرى، للتأكد من أن كل شيء متوافق مع اللوائح والقوانين الضريبية.
6. ترخيص الإيداع المباشر
يعد الأمر أكثر ملاءمة وأمانًا لموظفيك لإعداد إيداع مباشر لأموالهم نظرًا لأن الشيكات الورقية أصبحت قديمة. ومن خلال القيام بذلك، فإنهم يتأكدون من تحويل أموالهم مباشرة إلى حسابهم البنكي دون أي تأخير. وهذا يعني عدم الانتظار في الطابور في البنك أو القلق بشأن فقدان أو سرقة الشيكات. بالإضافة إلى ذلك، يعد الإيداع المباشر وسيلة آمنة وموثوقة لتلقي المدفوعات.
7. معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
كشركة، تريد التأكد من أنك متواجد دائمًا لموظفيك، خاصة أثناء الأحداث غير المتوقعة. لتتمكن من التواصل معهم في حالة حدوث شيء ما، يحتاج موظفوك الجدد إلى تزويدك بمعلومات الاتصال الدقيقة والمحدثة الخاصة بهم. يتضمن ذلك رقم هاتفهم وعنوان بريدهم الإلكتروني وتفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ.
8. اتفاقية السرية
يجب عليك تذكير موظفيك الجدد بأهمية حماية المعلومات الحساسة للشركة. للحفاظ على أمان البيانات الحساسة، يتعين عليهم التوقيع على هذه الاتفاقية وإظهار أنهم يفهمون مدى أهمية الحفاظ على مكان العمل آمنًا ومأمونًا. ومع ذلك، يجب عليهم أيضًا أن يعلموا أنه يمكنهم التواصل معك في حالة وجود أسئلة أو مخاوف.
9. اتفاقية عدم الإفصاح
اتفاقية عدم الإفشاء (NDA) هي وثيقة قانونية تمنع الموظفين أو المقاولين أو الشركاء من مشاركة المعلومات السرية أو الأسرار التجارية أو استراتيجيات العمل. وهذا يعني أنهم لا يستطيعون التحدث عن المعلومات الحساسة مع أي شخص آخر خارج الشركة. عندما يوقع شخص ما اتفاقية عدم الإفشاء، فإنه يوافق على الحفاظ على سرية كل ما يتعلمه أثناء عمله أو تعامله مع الشركة.
10. مدونة الأخلاق
تمتلك كل شركة مجموعتها الفريدة من القيم والمعايير الأخلاقية التي تشكل ثقافتها. ومن خلال التعرف على هذه الأمور، يضمن الموظفون الجدد أنهم مناسبون تمامًا للشركة وفريقها. يمكنهم البدء بقراءة بيان مهمة الشركة وقواعد السلوك والسياسات الأخرى التي تساعد في تحديد ثقافتها.
11. إجراءات السلامة
إن رفاهية موظفيك مهمة. من خلال تخصيص الوقت لمراجعة بروتوكولات السلامة مع فريقك، فإنك تتخذ خطوة نحو تحديد المخاطر المحتملة والتأكد من أن الجميع يعرف كيفية الحفاظ على سلامتهم في العمل. الأمر كله يتعلق بخلق ثقافة الرعاية والمسؤولية وتمكين أعضاء فريقك من القيام بدور نشط في سلامتهم.
12. إقرار السياسات
يجب أن يشعر جميع أعضاء فريقك الجديد بالراحة والسعادة في أماكن عملهم. ولهذا السبب يحتاجون إلى مراجعة بعض السياسات للحفاظ على بيئة إيجابية. من الإرشادات حول استخدام وسائل التواصل الاجتماعي إلى ما يجب فعله في حالة التحرش، ستحمي هذه المبادئ التوجيهية احترام الجميع وسلامتهم.
13. اتفاقية الملكية الفكرية
إذا كان موظفوك الجدد يعملون على إنشاء ملكية فكرية، مثل أكواد البرامج أو التصميمات، فمن المهم التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة حول من يملك ماذا. وهنا يأتي هذا الاتفاق في متناول اليدين. ومن خلال اتفاقية الملكية الفكرية، يمكنك أيضًا حماية مصالح شركتك والحصول على التحكم الكامل في استخدام وتوزيع العمل الذي تنتجه مواهبك.
14. عملية مراجعة الأداء
يحتاج الموظفون الجدد إلى معرفة ما هو متوقع منهم وكيف سيتم تقييم أدائهم. ومن خلال تحديد توقعات وأهداف واضحة، يمكنك مساعدتهم على فهم ما يلزم لتحقيق النجاح وتقديم مساهمة ذات معنى لشركتك. وعندما يعرفون ما يهدفون إليه، يمكنهم تحديد أهدافهم وغاياتهم.
15. باقة الترحيب
وأخيرًا، تستحق أحدث إضافاتك إلى عائلة الشركة ترحيبًا حارًا وكبيرًا. قم بتجميع حزمة تحتوي على الموارد التي ستمنحهم نظرة ثاقبة على ثقافة شركتك ونظرة عامة على عملية الإعداد الخاصة بهم. يمكن أن تتضمن الحزمة أيضًا سلعًا مخصصة، مثل الأكواب أو الأقلام أو دفاتر الملاحظات أو بطاقة الهدايا.
خاتمة
من المؤكد أن هذه المستندات ضرورية لعملية تأهيل سلسة، ولكن قد تعتقد أنك ستفقد المسار. ولحسن الحظ، يوجد حل لذلك، وهو برنامج تأهيل الموظفين. يمكنك أنت وموظفيك تنظيم جميع مستنداتك الأساسية والوصول إليها بسهولة بنقرة زر واحدة. سواء كنت بحاجة إلى مراجعة خطاب العرض أو تحديث معلومات الاتصال في حالات الطوارئ، فالأمر في غاية السهولة بالنسبة لك ولهم. يمكن أن يساعدك البرنامج أيضًا في أتمتة المهام مثل ملء النماذج الضريبية بحيث يكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على المهام المهمة الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، يرسل لك النظام تذكيرات وإشعارات، لذلك لن يفوتك الموعد النهائي للمستندات المهمة مرة أخرى.
