ما هي المدة التي يجب أن يستمر فيها تأهيل الموظف؟

هل تضيع الوقت أثناء الإعداد؟

لا يقتصر برنامج الإعداد على منح الموظفين الجدد كتيبًا مليئًا بالقواعد التي يجب تعلمها عن ظهر قلب ومجموعة من الأوراق التي يتعين عليهم ملؤها. يتعلق الأمر بإعدادهم والشركة لتحقيق النجاح على المدى الطويل، ولهذا السبب من المهم القيام بذلك بشكل صحيح. ومع ذلك، كيف يمكنك التأكد من أنك لا تنفق الكثير من الوقت والموارد؟ ماذا لو كنت تجعله قصيرًا للغاية، مما يؤدي إلى إضاعة إمكانات الموظفين الجدد لديك، أو طويل جدًا، مما يؤدي إلى إضاعة وقتهم الثمين؟ بمعنى آخر، ما هي المدة التي يجب أن يستمر فيها تأهيل الموظف؟ الإجابات تعتمد على عوامل متعددة. لكن كن مطمئنًا إلى أن هناك فوائد في عمليات الإعداد القصيرة والطويلة. أدناه، سنستكشف كل شيء يتعلق بمدة عملية الإعداد ونتيح لك اختيار الأفضل لفريقك.

مراحل الإعداد المشتركة

التجهيز المسبق

يبدأ الإعداد المسبق بمجرد قبول المرشح لعرض العمل. هدفك هنا هو جعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب والحماس للانضمام إلى الفريق. إذًا، ما الذي يحدث بالضبط أثناء الإعداد المسبق؟ أولاً، هناك الأوراق التي يجب الاهتمام بها. إن تعبئة جميع المستندات اللازمة وتوقيعها قبل اليوم الأول يمكن أن يوفر الكثير من الوقت والضغط على جميع المشاركين. ثم الأمر كله يتعلق بالتواصل. يمكن لرسالة ترحيب عبر البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية من مديرهم الجديد أن تقطع شوطا طويلا في جعل الموظفين الجدد يشعرون بالتقدير. أخيرًا، يتعلق الأمر بالتحضير. من المهم إعطاء الموظفين الجدد فكرة واضحة عما يمكن توقعه في يومهم الأول وإعلامهم إذا كان هناك أي قراءة أو تدريب يحتاجون إلى القيام به مسبقًا.

توجيه

أثناء التوجيه، يتعرف الموظفون على تاريخ الشركة ورسالتها وقيمها وثقافتها. إنه مثل مشاهدة فيلم وثائقي (وهو ما يفعلونه في بعض الأحيان) حول ما يجعل الشركة فريدة من نوعها ولماذا يتواجد الجميع هناك. يتاح للوافدين الجدد أيضًا مقابلة زملائهم في بيئة مريحة، عادةً من خلال الأنشطة الترفيهية أو وجبات الفريق، مما يساعدهم على التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل. كما يقومون أيضًا بمراجعة المعلومات العملية مثل كتيبات الموظفين وسياسات الشركة وإعداد أدوات العمل الخاصة بهم. إنها أيضًا فرصة جيدة للموظفين الجدد لطرح الأسئلة والحصول على الاستقرار.

تمرين

في مرحلة التدريب، يتعمق الموظفون الجدد في خصوصيات وعموميات وظائفهم. إنهم لا يتعلمون كيفية القيام بالمهام فحسب، بل يتعلمون أيضًا الأدوات والعمليات والتوقعات التي سيحتاجون إليها للتنقل. إنه مزيج من التدريب العملي واستيعاب المعلومات، مع مزيج من جلسات التدريب الرسمية والتعلم أثناء العمل. إذًا، لماذا يعد التدريب مهمًا جدًا؟ حسنًا، إنه يحدد نغمة كل ما يأتي بعد ذلك. عندما يتم ذلك بشكل جيد، فإنه يجعل الموظفين يشعرون بالثقة والإنتاجية منذ البداية. كلما كان التدريب أكثر تفاعلية وجذابًا، كلما كان أكثر نجاحًا، مما يمنح أعضاء فريقك الجدد المعرفة والمهارات التي يحتاجونها لتحقيق النجاح.

أسباب تمديد برنامج تأهيل الموظفين

تجربة تأهيل محسنة

قد يكون البدء بوظيفة جديدة أمراً مرهقاً للغاية، خاصة عندما تحصل على الكثير من المعلومات دفعة واحدة. يمكن أن يكون هناك الكثير للتعامل معه، أليس كذلك؟ إن التروي أثناء عملية الإعداد يساعد الموظفين الجدد في الحصول على فهم أفضل لكل شيء، وبالتالي تعزيز تجربتهم. يمكنهم أن يأخذوا وقتهم لفهم قيم الشركة وثقافتها وما هو متوقع منهم دون الشعور بالإرهاق. وهذا يمنحهم أيضًا المزيد من الفرص لطرح الأسئلة والحصول على الوضوح وبناء ثقتهم ببطء. بالإضافة إلى ذلك، فهو يسمح لهم بالارتباط مع زملائهم في العمل، وهو أمر مهم للغاية للعمل الجماعي والروح المعنوية.

الاحتفاظ بالموظفين بشكل أفضل

يمكن أن يؤدي توسيع برنامج تأهيل الموظفين إلى إحداث فرق كبير في الحفاظ على الموظفين. عندما يكون لدى موظفيك المزيد من الوقت للتعرف على الشركة، فإنهم يشعرون بتوتر أقل وأكثر راحة. وهذا يربطهم بالثقافة، مما يسمح لهم بالتكيف بشكل أسرع. تساعد عملية الإعداد الأطول الموظفين على فهم أدوارهم وقيم الشركة بشكل أفضل وبناء علاقات أقوى مع أقرانهم وإدارتهم. إن دمجهم بهذه الطريقة يجعلهم أكثر عرضة للبقاء لأنهم يشعرون بالتقدير، مما يؤدي في النهاية إلى قوة عاملة أكثر سعادة.

بيئة التعلم المستمر

إن عدم التسرع في عملية الإعداد الخاصة بك يمكن أن يخلق أسسًا قوية لبيئة التعلم المستمر. وبصرف النظر عن مساعدة الموظفين الجدد على تسهيل أداء أدوارهم، فإنه يسمح لهم أيضًا ببناء مهاراتهم ومعارفهم تدريجيًا. وهذا يضيف شيئًا إضافيًا إلى ثقافة شركتك: التعلم. بمجرد أن يدركوا أنك تعطي الأولوية لذلك، سيبدأ الموظفون الجدد في النمو والتحسن. بالإضافة إلى ذلك، سيكون لديك مساحة لمزيد من الدورات التدريبية المتعمقة التي تأخذ موظفيك إلى مستوى أعمق في أدوارهم ومسؤولياتهم وتشجعهم على التركيز على نموهم.

نجاح الشركة

كل ما سبق لا يمكن أن يؤدي إلا إلى شيء واحد: نجاح الشركة. عندما يكون الموظفون مستعدين جيدًا للشروع في رحلتهم الجديدة في شركتك ويشعرون أنهم أعضاء مهمون في فريقك، فمن المرجح أن يساهموا بمهاراتهم وخبراتهم بأفضل ما في وسعهم. ومع مرور الوقت، يؤدي ذلك إلى تكوين قوة عاملة عالية الإنتاجية وراضية عن وظائفها وأقل احتمالاً للبحث عن فرصة في مكان آخر. التدريب المكثف يقلل من الأخطاء أيضًا. تتميز المشاريع ونتائج العمل الشاملة بجودة أعلى، مما يجعل عملائك سعداء ونجاحك آمنًا.

7 عوامل رئيسية تؤثر على مدة الإعداد

1. وصف الدور

إن ما يفعله شخص ما في دوره يلعب دورًا كبيرًا في تحديد مقدار الوقت الذي يحتاجه للتأقلم مع وظيفة جديدة. إذا كان منصبهم محددًا جيدًا، مثل محلل البيانات، فإنهم يعرفون بالفعل ما يجب عليهم فعله وقد يحتاجون فقط إلى بضعة أسابيع للوصول إلى السرعة. من ناحية أخرى، إذا كان شخص ما مدير مشروع، فهو يحتاج إلى مزيد من الوقت لفهم العمليات والأنظمة المختلفة.

2. التعقيد التنظيمي

يمكن أن يؤثر مستوى تعقيد الشركة على المدة التي يستغرقها الإعداد. في شركة أصغر، قد يتعين على شخص واحد أن يقوم بأدوار متعددة ويتولى الكثير من المهام. لذلك، يجب عليهم إكمال عملية الإعداد بسرعة من أجل البدء في أقرب وقت ممكن، مما يجعل العملية قصيرة. ومع ذلك، فإن الشركات الكبرى لديها أدوار متخصصة، والعديد من الأقسام، والعمليات المختلفة، مما يتطلب برنامج تأهيل أطول لضمان استعداد الجميع بشكل كامل.

3. منصات الإعداد

تعمل منصات الإعداد الحديثة على تسهيل العملية كثيرًا، لأنها تتيح لك أتمتة معظم المهام. عادةً ما يستلزم برنامج الإعداد دورات تدريبية تفاعلية، وميزات إدارة المستندات، ومكتبات الموارد، وأدوات أخرى تسمح لكل من متخصصي الموارد البشرية والموظفين الجدد بتتبع كل شيء. بالإضافة إلى ذلك، مع القدرة على تخصيص برنامج الإعداد، فإنك تختصر الوقت الذي يحتاجه الموظفون الجدد للتسجيل.

4. عن بعد مقابل. التوظيف في الموقع

من المنطقي أن يتمتع الموظفون الجدد بتجربة تأهيل مختلفة تمامًا اعتمادًا على المكان الذي يعملون فيه. بالنسبة للعاملين عن بعد، على سبيل المثال، يتضمن الإعداد للتأهيل البرامج والأدوات الرقمية والاجتماعات الافتراضية. وفي حين أن هذا فعال، فقد يكون من الصعب عليهم بناء اتصالات وتجربة ثقافة الشركة بشكل مباشر. لذا، إذا كنت تقوم بالتوظيف عن بعد، فتأكد من العثور على التوازن المثالي.

5. التكنولوجيا والبنية التحتية

إذا كانت شركتك تستخدم أحدث التقنيات ولديها بالفعل البنية التحتية اللازمة للأدوات والبرامج الرقمية الفاخرة للمساعدة في عملية الإعداد، فهذا أمر سلس بالنسبة لك. يمكنك أتمتة معظم عملية الإعداد، بدءًا من الأعمال الورقية وحتى التدريب، وتسريع كل شيء. ومع ذلك، إذا لم تكن شركتك على اطلاع دائم بالتكنولوجيا، فقد تستغرق عملية الإعداد وقتًا أطول قليلاً. في هذه الحالة، يمكنك استشارة الخبراء الذين يمكنهم مساعدتك في مواجهة التحديات التقنية وإيجاد طريقة سلسة لمساعدة الموظفين الجدد على التأقلم.

6. التوجيه الذي يركز على التدريب

تعتمد مدة الإعداد على مقدار التدريب الذي يحتاجه الموظفون الجدد أيضًا. على سبيل المثال، إذا كان دورهم معقدًا، فمن المنطقي أن تستغرق العملية وقتًا أطول لأنهم يشعرون بالارتياح في تعلم المهارات المتخصصة. على أية حال، تذكر أن تمنح الموظفين الكثير من الوقت للعثور على إيقاعهم في مهامهم ومسؤولياتهم. أنت لا تريدهم أن يتعجلوا في الإعداد ويرتكبوا أخطاء قد تكون مكلفة. ركز على توجيههم من خلال التدريب المخصص لدورهم ومساعدتهم على الاستعداد قدر الإمكان.

7. مشاركة الموظف

إذا كنت تريد أن يكون تأهيلك سريعًا وفعالًا، فقم بإثارة اهتمامات الموظفين الجدد. يميل الموظفون المشاركون إلى فهم المعلومات على الفور والشعور بالارتياح في أدوارهم الجديدة بشكل أسرع. فكر في الأمر: إذا شعر موظفوك الجدد بالترحيب والدعم منذ اللحظة التي تطأ فيها أقدامهم الشركة، فسيشعرون بحماس أكبر للتعلم. ولكن إذا شعروا بالارتباك والملل، فسوف يفقدون الاهتمام بسرعة، وستستغرق العملية وقتًا أطول.

خاتمة

على الرغم من أن الخبراء يقولون إن فترة الإعداد يجب أن تستمر من ثلاثة إلى ستة أشهر، إلا أنه لا توجد إجابة موحدة. تختلف كل شركة وكل موظف عن الآخر، وحتى نفس الدور قد لا يتضمن مسؤوليات مماثلة في كل مؤسسة. لذا، أفضل ما يمكنك فعله هو تخصيص عملية تأهيل الموظفين وفقًا لاحتياجات الشركة والموظفين الجدد وتجربة طرق مختلفة. وبعد ذلك، يعود الأمر إليك لتحديد مدة البرنامج بناءً على العوامل المذكورة أعلاه.