كيفية إنشاء استراتيجية فعالة لفصل الموظفين عن العمل

ما هو Offboarding وكيفية إنشاء استراتيجية فعالة لـ Offboarding للموظفين؟

أثناء عملية الإعداد، يتأقلم الموظفون مع مكان عملهم الجديد ويوضحون لهم كيف ينبغي عليهم أداء مهامهم. تستثمر معظم الشركات الكثير من البحث والوقت في بناء إجراءات تأهيل قوية يمكن أن تستمر من شهرين إلى عام. ومع ذلك، فإنهم لا يستثمرون دائمًا في عملية الخروج من العمل بشكل مناسب، حيث يسمحون للعاملين لديهم بالخروج من فرقهم دون إجراء محادثة وإبلاغ زملائهم في الوقت المحدد. هناك عدة خطوات لعملية خروج الموظف من العمل، بدءًا من ملء جميع الأوراق اللازمة وتنفيذ جميع الإجراءات القانونية وحتى إجراء مقابلة الخروج. تابع القراءة لتكتشف أهمية إلغاء تعيين الموظفين وكيف يمكنك صياغة استراتيجية فعالة لإلغاء تعيين الموظفين لمؤسستك.

لماذا يعد فصل الموظف عن العمل أمرًا مهمًا؟

إنه يترك انطباعًا نهائيًا إيجابيًا

تظهر الأبحاث أن 86% من المتقدمين للوظائف يقرؤون مراجعات الشركة قبل تقديم طلباتهم. وهذا يعني أنه يجب على الشركات أن تولي اهتمامًا إضافيًا لصورة علامتها التجارية وما يشعر به الموظفون السابقون تجاههم. بغض النظر عن الأسباب الكامنة وراء مغادرة موظفك، يمكن أن تكون هذه فرصة جيدة لإجراء مناقشة صادقة ومفيدة للطرفين. فمن ناحية، تترك المؤسسات انطباعًا أخيرًا أفضل من خلال إظهار للموظفين الحاليين أنهم يهتمون بمستقبلهم، ومن المحتمل أن يحصلوا على بعض التقييمات الإيجابية عبر الإنترنت في هذه العملية. من ناحية أخرى، يضمن الموظف اتصالًا طويل الأمد قد ينتهي به الأمر إلى عودة مستقبلية، ربما بعد اكتساب المزيد من الخبرة والمعرفة.

يمكن للشركات أن تتحسن بناءً على ردود الفعل

من المرجح أن يشارك العمال المغادرون ردود فعل سلبية أثناء رحيلهم عن العمل، مما يضعف معنويات الموظفين ويخلق بيئة عمل معادية. حول هذا السلوك إلى فرصة للتحسين من خلال إعداد جلسة ملاحظات مع موظفك، يمكنهم خلالها التعبير عن شكاواهم أو مخاوفهم أو اقتراحاتهم في بيئة آمنة وخالية من الأحكام. تأكد من تدوين ملاحظاتهم ومقارنتها ببيانات مقابلة الخروج للموظفين السابقين الآخرين. إذا بدا أن نفس التعليقات تظهر كثيرًا، فهذه هي علامتك لإلقاء نظرة طويلة ودقيقة على ثقافة شركتك واتخاذ التدابير اللازمة لتحسينها. على سبيل المثال، إذا كان التنوع يمثل مشكلة كبيرة، فإن الاستثمار في التدريب على التوعية بالتكنولوجيا والابتكار (DE&I) سيؤدي إلى تحسين الاحتفاظ بأفضل المواهب.

يوفر الحماية ضد المخاطر الأمنية

عندما يتم تعيين شخص جديد، تقدم له المؤسسات عادةً أصولًا معينة، مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة، وتمنحه إمكانية الوصول إلى أنظمة الشركة والمعلومات الحساسة. أثناء عملية إلغاء التشغيل، من الضروري أن يقوم المديرون باستعادة هذه المعدات وإلغاء أذونات الشركة، بما في ذلك الوصول إلى أي أنظمة إلكترونية وقواعد بيانات ومنصات عبر الإنترنت. إذا فشلت في إكمال هذه الخطوة، فإنك تخاطر بتسجيل دخول الموظفين السابقين إلى حساباتهم والوصول إلى البيانات الحساسة. يمكن أن يشكل هذا تهديدًا خطيرًا لأمن شركتك نظرًا لأن الموظفين الساخطين قد ينشرون معلومات حساسة ويتسببون في فقدان الشركات ثقة عملائها وأصحاب المصلحة.

كيف يمكن للمنظمات أن تضع استراتيجية لإبعاد الموظفين عن العمل؟

التواصل بشأن المغادرة

عندما يغادر الموظف، طوعًا أم لا، عادةً ما يكون لديك وقت محدود للتخطيط لمغادرته. لذلك، من المهم معرفة التاريخ الدقيق لآخر يوم لهم لجدولة أي أنشطة خارجية وإكمالها. وسيشمل ذلك التواصل مع قسم الموارد البشرية لمنحهم الوقت لإعداد الأوراق اللازمة والمدفوعات المعلقة، بالإضافة إلى التخطيط لاستبدال موظفك، من بين أمور أخرى. قد تحتاج إلى بدء عملية التوظيف للتوظيف خارجيًا أو إجراء تغييرات داخلية لشغل المنصب. على أية حال، يعد التخطيط المسبق والتواصل ضروريين خلال هذه المرحلة لمنع ضياع الوقت. لا تنس الإعلان عن خروج أي شخص لبقية شركتك لتعزيز الشفافية ومنح الجميع الوقت للتكيف مع التغييرات في المهام وعبء العمل.

ضمان نقل المعرفة

يشير رحيل الموظف إلى فقدان مجموعة من المهارات والمعارف الفريدة. الحل للانتقال الأكثر سلاسة هو تسهيل نقل المعرفة من خلال مطالبة الفرد المغادر بوثيقة تسليم مفصلة تشرح كيفية قيامه بعمله اليومي. يتضمن ذلك مهامهم اليومية، وكيفية تحديد أولويات مسؤولياتهم، ومع من يتواصلون، ومن يقدمون تقاريرهم داخل المنظمة وخارجها. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليهم نقل أي ملفات ومستندات مهمة وسرد جميع الأدوات والبرامج التي يستخدمونها في عملهم. إذا لزم الأمر، قد يتعين عليهم تدريب شخص آخر، حتى لو لم يكن البديل الدائم، على كيفية استخدامها بفعالية. سيساعد ذلك القيادة خلال الفترة الانتقالية ويسهل الأمور على الموظف التالي الذي يتولى هذا المنصب.

نقل المسؤوليات

قد يستغرق تعيين بديل بعض الوقت، ولهذا السبب يجب أن تبدأ عملية التوظيف على الفور. وفي هذه الأثناء، ينبغي نقل المسؤوليات والمهام إلى زميل في العمل يكون على دراية بهذا النوع من العمل بالفعل. وهذا يضمن الحفاظ على الإنتاجية ورضا العملاء. خاصة إذا كان الموظف المغادر على اتصال وثيق بالعميل، فمن الضروري إبلاغه بأن ارتباطه بالشركة قد انتهى وتعريفه بالبديل. ومن خلال وضع هذه الأمور في الاعتبار، ستتمكن بسرعة من العثور على الشخص المناسب لسد الفجوة في شركتك وتدريب الموظف الجديد بكفاءة.

استرداد أصول الشركة

تظهر الأبحاث أن 1 من كل 4 موظفين يحتفظون بإمكانية الوصول إلى وظائفهم السابقة. يمكن أن يشكل مثل هذا الحدث انتهاكًا كبيرًا للخصوصية، ولهذا السبب تحتاج الشركات إلى استرداد جميع أصول الشركة من العمال المغادرين. أثناء خروج الموظف من العمل، يجب عليهم الاطلاع على قائمة الأشياء التي قدمتها الشركة للفرد. يمكن أن تكون أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف وبطاقات الائتمان والمفاتيح وشارات الهوية. بالإضافة إلى ذلك، يجب إخطار قسم تكنولوجيا المعلومات وإلغاء الوصول إلى جميع البيئات عبر الإنترنت، مثل نظام إدارة المحتوى (CMS) ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة. يمكن للمديرين تقديم فترة سماح لأولئك الذين يغادرون حتى يتمكنوا من إزالة أي ملفات وبيانات شخصية قبل إلغاء وصولهم.

إجراء الدفعات النهائية

الموارد البشرية مسؤولة عن التعامل مع جميع المسائل القانونية أثناء خروج الموظف من العمل. على سبيل المثال، يجب عليهم المضي قدمًا في دفع آخر أجر لشخص ما وأي مكافآت إضافية، إن وجدت، قبل إزالتها من كشوف مرتبات الشركة. في بعض الحالات، يُطلب من المهنيين التوقيع على مستندات معينة، مثل خطاب الاستقالة أو اتفاقية السرية، قبل المغادرة. قد يطلب البعض أيضًا من صاحب العمل أن يقدم لهم خطاب توصية أو مستندات ضريبية. يجب على المنظمة المسؤولة التأكد من اتخاذ جميع الخطوات القانونية للامتثال للقانون وإرضاء العامل المغادر. وأخيرًا، لا تنسَ تحديث الهيكل التنظيمي وإزالة اسم الموظف القديم واستبداله باسم جديد.

عقد مقابلة الخروج

قد تكون هذه هي الخطوة الأكثر أهمية أثناء الخروج من الطائرة. يجتمع مدير الموارد البشرية عادةً مع الموظف المغادر ويطلب منه رأيه الصادق فيما يتعلق بأسلوب إدارة الشركة وأي مشكلات قد يواجهها. ربما كان لديهم صراعات مع زملائهم في العمل، أو أنهم بالكاد حصلوا على الموارد التي يحتاجونها للقيام بعملهم بشكل صحيح. يمكن أن تكون ردود الفعل إيجابية وسلبية على حد سواء، ويجب على المديرين أن يتقبلوها. يجب عليهم الاستماع إلى الناس عن كثب وإظهار اهتمامهم بآرائهم. إذا لم يشعر شخص ما بالارتياح لإجراء مقابلة فردية، فيمكن للقادة إعداد استبيان مفصل لهم لملئه.

خاتمة

لا يمكن لأي من الخطوات المذكورة أعلاه أن تكون ناجحة إذا لم يكن لدى المديرين وقادة الفريق التعاطف واللطف تجاه الموظف المغادر. ربما اختار هؤلاء الأخيرون ترك المنظمة، لكن يجب على الشخصيات القيادية إظهار الامتنان تجاه الوقت الذي يقضونه معهم وتجاه إنجازاتهم. سيضمن ذلك أن تترك شركتك انطباعًا أخيرًا إيجابيًا من شأنه أن يعزز صورتها وربما يترك الباب مفتوحًا للعودة المستقبلية. اتبع الخطوات التي شاركناها في هذه المقالة لتطوير استراتيجية فعالة لإخراج الموظفين من الخدمة وضمان انتقال سلس لمؤسستك.