تسهيل عملية تأهيل الموظفين من خلال بوابات الإعداد

ما هي بوابات Onboarding؟

قد يكون بدء وظيفة جديدة أمرًا مرهقًا مع جميع سياسات الشركة، ومقابلة أشخاص جدد، والتدريب. لكن لا تقلق؛ تعمل بوابة الإعداد على تسهيل الأمر من خلال وضع كل ما يحتاجه موظفوك الجدد في مكان واحد. فما هو بالضبط؟ فكر في بوابات الإعداد كدليل رقمي يساعد الموظفين الجدد على الاستقرار بسلاسة في أدوارهم وفي الشركة. بدلاً من إغراقهم في رسائل البريد الإلكتروني والأوراق، توفر البوابة تجربة سهلة الاستخدام مع وحدات حول تاريخ الشركة وقيمها ومهمتها، ومقاطع فيديو لأعضاء الفريق، ومهام تفاعلية لمعرفة كل شيء عن الأدوات والبرامج التي سيستخدمونها بانتظام . دعونا نلقي نظرة فاحصة على بوابات الإعداد وكيف تختلف عن برنامج الإعداد القديم الجيد لديك.

بوابة الصعود مقابل. برامج الإعداد

قد تتساءل: إذا كانت بوابة الإعداد تسهل على الموظفين الجدد الحصول على وظائفهم، فهل ما زلت بحاجة إلى برنامج الإعداد؟ بوابات الإعداد هي في الأساس منصات عبر الإنترنت حيث يمكن للموظفين الجدد الوصول إلى جميع المعلومات والموارد والنماذج المهمة التي يحتاجون إليها. إنه بمثابة متجر شامل لسياسات الشركة والمواد التدريبية. من ناحية أخرى، يعد برنامج الإعداد أكثر تقدمًا. يتطلب التثبيت، على الرغم من أنه يمكن أن يتضمن بوابة أيضًا. بشكل عام، يقوم بأتمتة الكثير من عملية الإعداد. قد يتضمن ذلك إرسال رسائل بريد إلكتروني ترحيبية ومراقبة تقدم التدريب وحتى التعامل مع الأعمال الورقية. لذلك فإن الجواب هو نعم؛ أنت بالتأكيد بحاجة إلى بوابات الإعداد وبرامج الإعداد للعملية المؤتمتة بالكامل للترحيب بالأعضاء الجدد في عائلة شركتك.

الميزات الرئيسية لبوابات الإعداد

خرائط الطريق المخصصة للتأهيل

عند الانضمام إلى وظيفة جديدة، من الصعب جدًا العثور على الكثير من الأوراق والمستندات في يومك الأول. تقدم بوابات الإعداد خرائط طريق مخصصة لكل موظف، مع الأخذ في الاعتبار دوره وخلفيته وحتى تفضيلاته التعليمية. على سبيل المثال، عندما ينضم مطور جديد إلى فريقك، فإن إعداده يتضمن مقابلة أقرانه، والتعرف على معايير البرمجة الخاصة بالشركة، وإلقاء نظرة على المشاريع الفنية، وما إلى ذلك. الآن، إذا جاء أحد أعضاء المبيعات في يومه الأول، فإن سيبدو الإعداد مختلفًا. يتيح هذا التخصيص للموظفين الشعور براحة أكبر مع بدايتهم الجديدة ويمنحهم الكثير من الثقة للنجاح من اليوم الأول.

الأعمال الورقية الرقمية وإدارة الوثائق

تعد رقمنة الأعمال الورقية أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها للموظفين الجدد. لديهم بالفعل الكثير من الأشياء للقيام بها وتذكرها، ولا ينبغي أن تؤدي طباعة الأوراق أو إكمالها إلى زيادة العبء عليهم. ومن خلال البوابة، يمكنهم ملء المستندات اللازمة والتوقيع عليها وإرسالها إلى الموارد البشرية دون وجود أي نسخ مادية أو أكوام من الورق. وهذا لا يسهل العملية فحسب، بل يسمح أيضًا لموظفي الموارد البشرية بتتبع من قام بالتوقيع. بالإضافة إلى ذلك، فهو مريح للغاية، حيث يمكن للموظفين القيام بذلك من أي مكان طالما لديهم اتصال بالإنترنت. تساعد هذه الميزة الجميع على إدارة المستندات والعثور عليها بسهولة بدلاً من الاضطرار إلى البحث عنها عبر أكوام من الورق والمجلدات.

وحدات التدريب التفاعلية

تأخذ وحدات التدريب التفاعلية التدريب الإعدادي إلى المستوى التالي من خلال تقديم طريقة جذابة وفعالة للتعرف على خصوصيات وعموميات الوظيفة. لا أحد يحب الجلوس في دروس نصية مملة أو محاضرات طويلة. باستخدام هذه الوحدات، سيتمكن الموظفون الجدد من تجربة دورهم بشكل مباشر من خلال عمليات المحاكاة ومحتوى الواقع المعزز والواقع الافتراضي وسيناريوهات الحياة الواقعية. وهذا يسليهم ويريحهم من قلق الأسبوع الأول في وظيفة جديدة بينما يساعدهم أيضًا على الاحتفاظ بما يتعلمونه. وكما ذكر أعلاه، يمكن تصميم هذه الوحدات وفقًا لقاعدة المعرفة لكل موظف، وتفضيلات التعلم، وبالطبع المنصب والمسؤوليات.

التكامل السلس مع أنظمة الموارد البشرية

يمكن لمعظم بوابات الإعداد الاتصال بأنظمة الموارد البشرية الخاصة بشركتك مباشرةً. وهذا يغير قواعد اللعبة، حيث يتم تسجيل كل جزء من المعلومات حول كل موظف تلقائيًا. يجد متخصصو الموارد البشرية أنه من الأسهل تتبع المستندات، ولا يتعين على الموظفين إعادة ملء النماذج. هناك الكثير من الشفافية أيضًا. يمكن للموظفين رؤية معلوماتهم الشخصية وتحديثها في أي وقت، كما يمكنهم الوصول إلى مزاياهم وكشوف المرتبات وأيام الإجازة المتبقية على الفور. ويؤدي هذا إلى تقليل العمل اليدوي لفريق الموارد البشرية في شركتك، وبالتالي توفير الموارد.

الميزات الاجتماعية والتعاونية

يمكن لبوابات الإعداد أيضًا أن تتولى أحد أهم جوانب الانضمام إلى فريق جديد: التنشئة الاجتماعية. بفضل الميزات الاجتماعية مثل أدلة الموظفين والدردشة، يمكن للموظفين الجدد مقابلة أقرانهم بسرعة وبدء المحادثات عند وصولهم. لتعزيز العلاقات بين أعضاء الفريق، يمكنك الاستفادة من الميزات التعاونية. سيجد الموظفون أنه يمكنهم مشاركة المستندات عبر البوابة الإلكترونية، وتعيين المهام للآخرين، وإدارة مشاريعهم، وتبادل الأفكار. وهذا يعزز العمل الجماعي والإنتاجية ويقرب الجميع ويعزز ثقافة الشركة.

فوائد بوابات Onboarding

تحسين كفاءة

بدءًا من إدارة الأعمال الورقية حتى قبل أن يبدأ الوافدون الجدد يومهم الأول وحتى تخصيص عملية الإعداد، تضمن هذه البوابات أن كل شيء يسير بسلاسة في كل خطوة على الطريق. إن تتبع كل شيء في جميع الأوقات يجعل عملية الإعداد أكثر دقة وفعالية وضمن جدول زمني معقول بحيث يمكن للموظفين أن يكونوا منتجين ومزدهرين من اليوم الأول.

تعزيز تجربة الموظف

بالنسبة للموظفين الجدد، فإن العثور على بوابة تأهيل سهلة الاستخدام عند الوصول يقطع شوطًا طويلًا نحو جعلهم يشعرون بالترحيب والدعم. تشبه البوابات وجود صديق موثوق به إلى جانبهم، حيث تعرض لهم كل ما يحتاجون إلى معرفته حول أدوارهم، بدءًا من الأعمال الورقية وحتى المزايا، كل ذلك في مكان واحد. ولذلك، يشعر الموظفون براحة أكبر عندما يعلمون أن كل شيء قد تم حله ويمكنهم التركيز على المهام الأكثر أهمية.

تقليل العبء الإداري

من خلال أتمتة عملية الإعداد، تساعد هذه البوابات في تخفيف العبء عن فرق الموارد البشرية. فبدلاً من إضاعة الوقت في إدخال البيانات وخلط الأوراق، يمكنهم الآن التركيز على بناء ثقافة الشركة، وتوظيف أفضل المواهب، وتخطيط أنشطة الفريق، وما إلى ذلك. ومع تقليل العمل اليدوي، تقل مساحة الأخطاء، بحيث يظل كل شيء دقيقًا وحديثًا.

الامتثال وإدارة المخاطر

عندما تقوم شركتك بتعيين الكثير من الأشخاص في وقت واحد، فمن الشائع أن يتم التغاضي عن أشياء مثل الأعمال الورقية والتحقق من الخلفية والتدريب. يمكن أن يسبب هذا مشكلات تتعلق بالامتثال ومخاطر محتملة. ولكن، باستخدام البوابة، يمكنك التأكد من أن كل شيء يتم عن طريق الكتاب. فهو يساعدك على تبسيط العملية، وجمع المستندات وتأكيدها، وتتبع تدريب الموظفين، وجمع كل المعلومات اللازمة قبل بدء العمل.

قابلية التوسع والمرونة

بغض النظر عما إذا كنت تقوم بإضافة عدد قليل فقط من أعضاء الفريق الجدد أو مجموعة كاملة، يمكن للبوابة التعامل مع هذا الأمر بسهولة عن طريق التكيف مع الحجم. بعد كل شيء، يتمتع الموظفون بالسيطرة الكاملة على عملية الإعداد. والجزء الأفضل؟ ويمكنهم الاطلاع على قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل والتدريب بالسرعة التي تناسبهم ومن أي مكان دون الإخلال بجداولهم الزمنية. إنه أمر رائع بشكل خاص للفرق البعيدة حيث يمكن للجميع الوصول إلى المواد بغض النظر عن مكان تواجدهم.

ما الذي تبحث عنه في بوابة الإعداد

واجهة سهلة الاستخدام

عندما تفكر في التطبيقات التي تستخدمها أكثر من غيرها، ستجد أنها جميعها تحتوي على بعض الميزات المشتركة: فهي سهلة الاستخدام، وتبدو جذابة، وبديهية. هذا هو بالضبط ما تريده في بوابة الإعداد. بدءًا من مشاهدة مقاطع الفيديو التدريبية وحتى العثور على النماذج والمستندات، يجب أن يكون من السهل القيام بكل ما تحتاجه أثناء عملية الإعداد.

تعليمات واضحة

لا أحد يريد أن يشعر بالارتباك، خاصة خلال أيامه الأولى في وظيفة جديدة. يجب أن تحتوي بوابة الإعداد الجيدة على تعليمات سهلة الاتباع لكل مهمة، مثل إعداد بريدك الإلكتروني أو الاشتراك للحصول على المزايا. والأهم من ذلك، أنه يجب أن يكون من السهل على الجميع التنقل فيه والعثور على المساعدة والدعم بسهولة، حتى لو لم يكونوا ماهرين في التكنولوجيا.

التخصيص

لا توجد عملية تأهيل قياسية تناسب كل شركة. ولهذا السبب يجب عليك العثور على منصة يمكن تخصيصها لتتناسب مع الاحتياجات والثقافة الخاصة بمؤسستك. سواء كنت شركة ناشئة صغيرة أو شركة كبيرة، يجب أن يعكس إعدادك ذلك ويقدم للوافدين الجدد المواد التي تعدهم لدورهم في نوع معين من الشركات.

إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول

في هذه الأيام، لا يبقى الموظفون دائمًا عالقين في مكاتبهم. لذلك، يجب أن تعمل بوابة الإعداد الخاصة بك بشكل جيد على الأجهزة المحمولة. سيمنح هذا موظفيك الجدد الفرصة لإكمال المهام والاطلاع على المعلومات المهمة، حتى لو كانوا يتنقلون أو في المنزل أو يعملون من المقهى المفضل لديهم.

خاتمة

تتيح لك تجربة إستراتيجيات الإعداد الجديدة أن تكون أكثر كفاءة ووضوحًا مع القادمين الجدد وتزودهم بعملية تأهيل جذابة. تعد بوابات الإعداد هي الحل الأمثل لك، حيث تمنح كل موظف تجربة فريدة بناءً على دوره واحتياجاته وتجعله يشعر بالتقدير منذ البداية. والأفضل من ذلك، أنه لا يزال من الممكن الاستفادة من هذه البوابات بعد الانضمام، لتكون بمثابة مراكز للتعلم المستمر ولمواكبة أخبار الشركة وممارساتها وسياساتها.