لماذا يعتبر العرض التقديمي Onboarding أمرًا ضروريًا
قد يكون بدء وظيفة جديدة أمراً مرهقاً ومربكاً، ولكن لحسن الحظ، فإن العروض التقديمية الخاصة بالتأهيل موجودة لمساعدتك. تعتبر هذه الجلسات مهمة لجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب، وعلى علم، وعلى استعداد لأدوارهم الجديدة. العرض التقديمي الخاص بالتأهيل هو اجتماع منظم يقدم الموظفين الجدد للشركة وثقافتها وسياساتها ومسؤولياتهم الوظيفية المحددة. إنها طريقة لإظهار تقدير الموظفين الجدد ولوضع توقعات واضحة لهم.
من خلال تحديد مهمة الشركة وقيمها وأهدافها، تمنح العروض التقديمية للموظفين الجدد إحساسًا بالهدف وتساعدهم على فهم كيف يساهم دورهم في نجاح الشركة، والذي بدوره يمكن أن يؤدي إلى زيادة التحفيز والإنتاجية. اقرأ عن أهمية الإعداد لشركتك وما يتكون منه العرض التقديمي الجيد للتأهيل.
أهمية الإعداد
ضبط النغمة
عندما يتم الإعداد بشكل صحيح، يمكن أن يخلق انطباعًا أوليًا رائعًا، لأنه يحدد نغمة ما سيختبره الموظفون الجدد خلال فترة وجودهم في شركتك. إذا شعروا بالدعم والمعلومات منذ البداية، فمن المرجح أن يشاركوا ويحفزوا لتقديم أفضل ما لديهم.
التكامل والاتصال
يساعد الإعداد الموظفين الجدد على الاندماج بسلاسة في ثقافة الشركة ومهامهم منذ اليوم الأول، مما يجعلهم يشعرون أنهم ينتمون إليها دائمًا. يعد هذا المستوى من الاتصال مهمًا لأنه يسمح لهم بتكوين علاقات هادفة مع أقرانهم وتجربة العمل الجماعي والمساهمة بشكل أكبر.
الاحتفاظ والمشاركة
إن منح الوافدين الجدد جميع الأدوات والموارد اللازمة التي يحتاجونها منذ البداية يؤهلهم للنجاح على الفور، ويشجعهم على البقاء في شركتك على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك، فإنهم يصبحون أكثر تفاعلاً، مما يزيد من الإنتاجية والالتزام بعملهم. تذكر أن معدل الدوران المرتفع أمر مكلف، لذا فإن الاستثمار في برنامج تأهيل منظم وقوي يعد خطوة ذكية ستفيدك بعدة طرق.
مكونات العرض التقديمي Onboarding
1. رسالة الترحيب
تدور رسالة الترحيب الرائعة حول تحفيز الموظفين الجدد للانضمام إلى الفريق. إنها المرة الأولى التي يسمعون فيها صوتك، لذلك تريد أن تكون متفائلًا ومثيرًا. ابدأ بشيء مثل، “مرحبًا بك على متن السفينة! نحن متحمسون جدًا لوجودك هنا ولا يمكننا الانتظار لرؤية ما يمكننا تحقيقه معًا.” أضف لمسة شخصية أيضًا. على سبيل المثال، اذكر أنهم سيلتقون بأعضاء فريقهم هذا الأسبوع أو يتدربون على مفاهيم محددة.
2. نظرة عامة على الشركة
خلال هذا الجزء، يمكنك البدء بتاريخ الشركة. تحدث إلى موظفيك الجدد حول كيف بدأ كل شيء، ومن أسسه ومتى، وأي معالم مهمة أخرى. بعد ذلك، قم بشرح مهمة ورؤية الشركة. هذه هي المبادئ التي ستوجههم حتى يتمكنوا من مواءمة عملهم مع أهداف الشركة.
3. مقدمة للفرق والأقسام
ستؤدي المقدمة إلى الفرق والأقسام المختلفة في العرض التقديمي الإعدادي إلى تسهيل الأمور على الموظفين الجدد، حيث سيعرفون من يفعل ماذا وأين يذهب لأشياء معينة. ابدأ بتحديد الأقسام الرئيسية، وقدم ملخصًا موجزًا لكل قسم عن دوره في الشركة. ثم قم بتقديم جميع أعضاء الفريق واشرح طريقة تعاون الفرق. سيعطي هذا للقادمين الجدد فكرة عن سير العمل وكيف سيتفاعلون مع كل فريق.
4. الدور والتوقعات
ابدأ بتقسيم الأدوار الوظيفية للموظفين الجدد بالتفصيل. اشرح المهام اليومية التي سيتعاملون معها وكيف تساهم في تحقيق الأهداف العامة للشركة. سيساعدهم هذا على فهم أهمية منصبهم ويمكن أن يعزز إحساسهم بالهدف منذ البداية. بعد ذلك، حدد التوقعات الرئيسية. بدءًا من معايير الأداء والمواعيد النهائية وحتى السلوك في مكان العمل، تأكد من أنهم يعرفون كل ما يُتوقع منهم القيام به أثناء العمل هناك.
5. ثقافة الشركة وقيمها
من المهم حقًا أن يعرف الأعضاء الجدد ما تمثله مؤسستك. لهذا السبب يجب أن تتحدث معهم عن ثقافة مكان عملك. وصف البيئة، وكيفية تعاون الفرق، وما هي الأعراف والسلوكيات الاجتماعية التي يتم تشجيعها. لا تنس أن تذكر نهج الشركة في تحقيق التوازن بين العمل والحياة، وفرص التطوير المهني، وأي أنظمة دعم مطبقة للموظفين.
6. الفوائد والامتيازات
الفوائد والامتيازات هي الطريقة التي تُظهر بها الشركة لموظفيها أنهم يدعمونهم. تأكد من أنهم يعرفون كل شيء عن خطط الصحة وطب الأسنان، وتغطية الرؤية، وربما حتى بعض البرامج الصحية. بقدر ما يتعلق الأمر بالامتيازات، يمكنك الإبداع. عضويات صالة الألعاب الرياضية، وساعات العمل المرنة، وخيارات العمل عن بعد، والخصومات على المنتجات والخدمات – الأمر كله يتعلق بإظهار أن شركتك لا تقتصر على العمل فحسب، بل تهدف إلى تحسين حياتهم أيضًا.
7. السياسات والإجراءات
هنا تريد تغطية ما يجب وما لا يجب فعله في شركتك. يجب أن تذكر سياسات الشركة مثل قواعد اللباس وساعات العمل، وبالطبع سياسات الموارد البشرية، مثل كيفية طلب إجازة. لا تنسَ إجراءات السلامة، مثل مخارج الحريق أو أي بروتوكولات طوارئ أخرى. وأخيرًا، أخبرهم بالتدابير الأمنية، مثل كيفية التعامل مع المعلومات الحساسة، وسياسات أمان تكنولوجيا المعلومات، وأي إرشادات حول حماية البيانات.
8. التدريب والتطوير
عند الترحيب بالموظفين الجدد، تريد أن تعرض لهم جميع خيارات التدريب المختلفة المتوفرة لديهم. يمكن أن يشمل ذلك أشياء مثل التدريب أثناء العمل أو ورش العمل أو الدورات التدريبية عبر الإنترنت. فقط تأكد من أنهم يعرفون الموارد التي يمكنهم استخدامها لتحسين مهاراتهم واكتساب المزيد من المعرفة. بعد ذلك، أدخل في التفاصيل. تحدث عما يمكن أن يتطلعوا إليه في التدريب، مثل المدة التي سيستغرقها، وما سيتعلمونه، وأي تقييمات قد يحتاجون إلى إجرائها.
9. جلسات الأسئلة والأجوبة
بعد أن قدمت لهم جميع المعلومات المذكورة أعلاه حول الشركة، والقواعد، والمزايا، وما إلى ذلك، فهي فرصة موظفيك الجدد لاستيعاب كل ذلك وطرح الأسئلة. تعتبر جلسات الأسئلة والأجوبة مهمة لأنها تسمح للقادمين الجدد بتوضيح أي شيء لم يفهموه أو يفهموه تمامًا أثناء العرض التقديمي. تأكد من تهيئة بيئة يشعرون فيها بالراحة عند طرح أي شيء دون تردد، وشجعهم على طرح الأسئلة باستخدام نبرة إيجابية.
الأسئلة الشائعة
لماذا تستخدم قالب العرض التقديمي الإعدادي؟
إن استخدام قالب العرض التقديمي لتأهيل الموظفين الجدد يمكن أن يؤدي إلى تبسيط العملية حقًا. فهو يضمن حصول الجميع على نفس المعلومات المهمة ويقلل من فرص فقدان أي شيء مهم. وهذا أمر أساسي لفهم سياسات الشركة وثقافتها وتوقعاتها الوظيفية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر الوقت من خلال عدم الاضطرار إلى إنشاء عرض تقديمي جديد في كل مرة ينضم فيها شخص ما – ما عليك سوى تحديث القالب بأحدث المعلومات. يتيح ذلك لفرق الموارد البشرية التركيز بشكل أكبر على التفاعلات الشخصية وتقليل التركيز على المهام المتكررة. تساعد القوالب أيضًا في إبقاء العرض التقديمي مثيرًا للاهتمام من خلال الشرائح وعناصر الوسائط المتعددة المصممة جيدًا مثل مقاطع الفيديو والرسوم المتحركة. وهذا يجعل عملية الإعداد أكثر جاذبية وأسهل على الموظفين الجدد متابعتها.
كيف أقوم بإعداد عرض تقديمي فعال للموظفين الجدد؟
لتقديم عرض تقديمي جيد لموظفيك، فقط اجعله بسيطًا وجذابًا. احرص على عدم منحهم الكثير من المعلومات، واستخدم مزيجًا من عناصر الوسائط المتعددة لجعل الأمور مثيرة للاهتمام وتفاعلية. قم دائمًا بتضمين بعض المعلومات العملية أيضًا، مثل ما سيفعلونه، ومع من سيعملون، والقواعد والإجراءات الأساسية. ولا تنس إخبارهم بالموارد التي يمكنهم استخدامها وأي مواد أو أدوات تدريبية يمكنهم استخدامها في الشركة. أخيرًا، تأكد من أن لهجتك ودية وودودة. دعهم يعرفون أنه يمكنهم طرح أي أسئلة يريدونها ومنحهم الكثير من الفرص للتعليق. وأخيرًا وليس آخرًا، تذكر التواصل مع الموظفين الجدد بعد ذلك للإجابة على الأسئلة المتبقية والتأكد من شعورهم بالدعم.
لماذا تعتبر نقطة الاتصال الأولية في الإعداد مهمة جدًا؟
نقطة الاتصال الأولية هي التفاعل الأول بين أعضائك الجدد مع الشركة، وهو ما يشكل شعورهم تجاه التجربة برمتها. عند القيام بذلك بشكل صحيح، يمكن أن تساعد نقطة الاتصال هذه في تهدئة أعصابهم في اليوم الأول وإثارة حماستهم بشأن وضعهم الجديد. كما أنه يساعد الموظفين الجدد على فهم الدور وكيفية ملاءمتهم للشركة. إذا بدأت الأمور بشكل جيد، فمن المرجح أن يكون الموظفون الجدد أكثر مشاركة وتفانيًا على الفور. من ناحية أخرى، يمكن أن تسبب البداية الصعبة ارتباكًا وعدم اهتمام وربما مغادرة المزيد من الأشخاص. لذا، فإن الأمر يستحق بذل الوقت والجهد لجعل هذا الاتصال الأولي مهمًا من أجل الحصول على قوة عاملة متحمسة ومخلصة.
ما هي الطرق التي يعزز بها العرض التقديمي المخصص لتجربة الإعداد؟
يمكن أن يؤدي الحصول على عرض تقديمي مخصص للتأهيل إلى تعزيز عملية الإعداد من خلال جعل الموظفين الجدد يشعرون بالتقدير كجزء من الفريق على الفور. فقط تخيل أنك تبدأ وظيفة جديدة وتحصل على عرض تقديمي يدور حولك بالكامل – اسمك وخلفيتك وتفاصيل دورك. إنها طريقة الشركة لتظهر لك أنهم يرونك وأنهم سعداء بوجودك هناك. هذه اللمسة الشخصية يمكن أن تجعل الموظفين الجدد يشعرون بمزيد من الترحيب وأقل كمجرد وجه آخر في الحشد. كما يمكن أن يساعد في معالجة الاحتياجات والأسئلة المحددة لكل موظف جديد. على سبيل المثال، إذا كان شخص ما ينضم إلى فريق التسويق، فيمكن أن يغطي العرض التقديمي المشاريع الحالية والأعضاء المهمين والأدوات الخاصة بهذا القسم. يمكن لهذه المعلومات المخصصة أن تساعد الأعضاء الجدد على التعلم بشكل أسرع والشعور براحة أكبر في مناصبهم.
خاتمة
يعد الاستثمار في العرض التقديمي بمثابة تغيير جذري في قواعد اللعبة بالنسبة للشركات. فهو لا يساعد موظفيك الجدد على الشعور بالترحيب منذ البداية فحسب، بل سيجعل الأمور أكثر سلاسة وكفاءة، مما يوفر وقت قسم الموارد البشرية لديك. ما يمكن أن يساعدك هو برنامج الإعداد. فهو يعتني بالأشياء المملة تلقائيًا، بحيث يمكن للموظفين الجدد التركيز على التعرف على فريقهم والدور الوظيفي، ويمكن لمحترفي الموارد البشرية التركيز على مهام أخرى. بهذه الطريقة، سيشعر الموظفون الجدد بأنهم أكثر ارتباطًا وتحفيزًا، وهو أمر رائع لجميع المشاركين. في النهاية، تؤدي عملية الإعداد المنظمة باستخدام الأدوات المناسبة إلى موظفين أكثر سعادة وإنتاجية ويستمرون في العمل لفترة أطول. إنه مربح للجانبين للشركة والفريق.
