فهم تكلفة تأهيل موظف جديد

لماذا يُعد الإعداد مهمًا جدًا للموظفين الجدد؟

يعد دوران الموظفين أمرًا شائعًا، حيث قد يبحث الأشخاص عن فرص أفضل إذا كان وضعهم الحالي أقل من مرضٍ. وما يزيد الأمور تعقيداً هو أن تكلفة تعيين موظف جديد تكون أعمق مما يتخيله معظم القادة. ولهذا السبب من الضروري صياغة عملية تأهيل جذابة ومفصلة حتى يحصل الموظفون الجدد على فهم واضح لدورهم الوظيفي ومسؤولياتهم أثناء التعرف على ثقافة الشركة. وبهذه الطريقة، لن ينغمسوا في مكان عملهم الجديد فحسب، بل سيحصلون أيضًا على جميع الأدوات التي يحتاجونها للنجاح في مناصبهم. يؤدي الإعداد المناسب إلى تقليل نسبة الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 82% وزيادة الإنتاجية بنسبة 70%. عندما يشعر أعضاء الفريق بالترحيب في فريقهم الجديد، ويتلقون التوجيه الذي يحتاجون إليه، ويتم تزويدهم بالتعليقات باستمرار، يمكنهم تحسين أدائهم وملاءمة دورهم الجديد المعين.

كيف تحسب تكاليف الإعداد؟

قد تكون تكلفة تعيين موظف جديد مرتفعة بالنسبة للعديد من الشركات، لذا يجب أن تكون مستعدًا إذا كان عليك المرور بهذه المرحلة. يمكنك البدء بتقسيم حساباتك إلى ثلاث مراحل: الإعداد المسبق والتأهيل والشهر الأول. بعد ذلك، عليك أن تتوقع عدد الساعات والمبلغ المالي الذي يتعين عليك إنفاقه لكل مرحلة. على سبيل المثال، يتطلب الإعداد المسبق إعداد حسابات المستأجر الجديد وتزويده بالمعدات اللازمة، بما في ذلك الهواتف وأجهزة الكمبيوتر. يتعين على الإدارة أيضًا إعداد الأوراق القانونية للموظفين للتوقيع عليها في الوقت المحدد. أثناء عملية الإعداد، يجب على المديرين تدريب الموظفين الجدد وأن يكونوا على اتصال وثيق في كل خطوة على الطريق. لذلك، قد يضطرون إلى العمل لساعات أطول لتناسب هذه المسؤوليات الإضافية في جداولهم. خلال الشهر الأول من العمل، يجب على أعضاء الفريق التعمق في فرص التعلم والتطوير من خلال المشاركة في الدورات التدريبية عبر الإنترنت. كما يتعين على المديرين تقديم تعليقات في الوقت المناسب، في حين قد ترسل القيادة مكافآت لتهنئة العمل الجيد.

النفقات المعتادة لتأهيل موظف جديد

وفقًا لأحد التقارير، يبلغ متوسط ​​تكلفة التوظيف ما يقرب من 4700 دولار، بينما تقضي الشركات حوالي 42 أسبوعًا في العثور على أفضل مرشح. ومع ذلك، فإن تكلفة تعيين موظف جديد وتكلفة التوظيف هما شيئان منفصلان. يشمل التوظيف الأموال التي يتم إنفاقها على الإعلان عن قائمة الوظائف الخاصة بك، والساعات الضائعة في إجراء المقابلات، والتأثير على معنويات المتخصصين في الموارد البشرية. من ناحية أخرى، يستلزم الإعداد تدريب الموظف الجديد، وتزويده بالمعدات التقنية التي يحتاجها، ودفع تكاليف نقله، إن أمكن. تشير التقديرات إلى أن الساعات التي يقضيها أعضاء فريق الموارد البشرية في كل عملية توظيف تصل إلى أكثر من 1000 دولار لكل موظف. يمكن أن يستغرق استكمال الأوراق الخاصة بالتأهيل ما يصل إلى 10 ساعات عمل، بينما قد يحتاج الموظفون من 8 إلى 26 أسبوعًا حتى يصلوا إلى إنتاجيتهم الكاملة. ضع في اعتبارك أن التكلفة تختلف اعتمادًا على مستوى المنصب، في حين أن التكاليف البسيطة، مثل الروح المعنوية والإنتاجية المفقودة، تزيد كلما زاد الوقت المستغرق للعثور على عضو جديد في الفريق.

العوامل المؤثرة على مقدار الأموال التي يتطلبها الإعداد

حجم الشركة وعدد التعيينات الجديدة

تعتمد تكلفة تعيين موظف جديد على حجم شركتك وعدد الأعضاء الجدد الذين تضيفهم إلى الفريق. كلما كبرت المنظمة وزاد عدد الموظفين الجدد الذين تقوم بتعيينهم كل عام، زادت الساعات التي يقضيها المديرون ومتخصصو الموارد البشرية في التدريب. يجب على الأعضاء الجدد التعرف على الأقسام المختلفة حتى يتمكنوا من التعرف على أدوارهم. وأيضًا، كلما قل عدد الأشخاص الذين تقوم بتعيينهم وإلحاقهم كل عام، قل عدد الساعات التي تقضيها في تدريبهم. لهذا السبب، من المهم جدًا إيلاء اهتمام وثيق لتكتيكات الإعداد الخاصة بك وتقليل معدلات الدوران.

الإعداد التنظيمي

إذا كانت معدلات دوران الموظفين مرتفعة للغاية وواصلت البحث عن موظفين جدد، فيجب عليك إلقاء نظرة فاحصة على وظائفك الداخلية ومستوى التنظيم. إذا كنت لا تتبع إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك، فمن المحتمل أن القوى العاملة لديك لا تعرف كيفية أداء مسؤولياتها. أو ربما ليس لديهم حتى فهم واضح لدورهم. لذلك، عليك أن تشرح بالتفصيل ما تتوقعه من كل موظف وكيف ينبغي له متابعة مهامه اليومية.

شخصيًا مقابل. التدريب عن بعد

يمكن أن تختلف تكلفة تأهيل موظف جديد بالنسبة للتدريب الشخصي والتدريب عن بعد. قد يحتاج الموظفون عن بعد إلى المساعدة في إعداد مكتب منزلي، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر ومكبرات الصوت والكراسي والمكاتب. قد يضطر المديرون إلى قضاء ساعات إضافية في التنقل بين الموظفين الجدد من خلال وظائف الشركة وثقافتها، حيث أن التواصل عبر مكالمات الفيديو قد يكون صعبًا في كثير من الأحيان بسبب سوء الاتصال. ومن ناحية أخرى، قد يشمل التدريب الشخصي نفقات النقل. ليس هذا فحسب، بل إن بيئة العمل الجديدة قد تشتت انتباه الموظفين الجدد عن التركيز على عملهم.

مواقف جديدة مقابل. الاستبدالات

هل تقوم بإنشاء دور جديد في شركتك أو استبدال دور حالي؟ تختلف تكلفة تعيين موظف جديد حسب إجابتك. إن إنشاء منصب جديد يعني أنه يجب عليك صياغة وثائق جديدة، وشراء معدات مكان العمل، وتبسيط العملية. أحد الجوانب الإيجابية هو أنك لا تعاني من انخفاض الإنتاجية لأن الوظيفة لم تكن موجودة من قبل. ومع ذلك، ليس هذا هو الحال مع البدائل، حيث تتوقع أن يقوم الموظف الجديد بسد الفجوة بنجاح. على الجانب الإيجابي، عندما يتعلق الأمر بالبدائل، لا يتعين عليك إنفاق الكثير من المال لشراء المعدات، لأنها موجودة بالفعل. ناهيك عن أن الموظف السابق ربما قام بتوثيق عمله حتى يتمكن بديله من المتابعة من حيث توقف.

وقت التكيف

لقد وجدت موظفك المثالي، وأنت متحمس لرؤيته يبدأ العمل. لكن ما هي المدة التي يحتاجونها حتى يصبحوا منتجين؟ عندما نتحدث عن الموظفين المبتدئين، فقد يحتاجون إلى مزيد من التدريب والتأهيل، لكنهم عادة ما يتقنون الأمور في غضون ثلاثة أشهر. على العكس من ذلك، قد يستغرق المديرون التنفيذيون ونواب الرئيس ما يصل إلى عام حتى يصبحوا منتجين. وذلك لأن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة لهم لمراجعة استراتيجية شركتك وتغييرها وتطبيق التغييرات. قد يكون أداءهم محدودًا في البداية، لكنه يمكن أن يرتفع بحلول نهاية عامهم الأول إذا أثبتت تكتيكاتهم نجاحها.

المعدات وأوراق الاعتماد

هناك كلمة واحدة تحتقرها كل إدارة شركة وهي البيروقراطية. ومع ذلك، يجب على المحامين ومديري الموارد البشرية والإدارة المالية صياغة جميع الوثائق اللازمة، بما في ذلك أوراق الضرائب والمزايا، واتفاقيات التحكيم وعدم الإفصاح، والعقود. بالإضافة إلى ذلك، فإن تكلفة تأهيل موظف جديد تستلزم شراء برامج ودورات تدريبية لهم لإكمالها ولمتخصصي الموارد البشرية لتوثيق العملية بأكملها. وبدون وجود إجراء قياسي وخاضع للرقابة، يمكن أن تخرج تكاليف الإعداد عن نطاق السيطرة بشدة.

خاتمة

إذن، كم من الوقت تستغرق الشركات لرؤية عائد الاستثمار بعد تعيين موظف جديد وتأهيله؟ خلال الشهر الأول، يجب أن تتوقع إنتاجية بنسبة 25%، والتي تزيد إلى 50% في الأسبوع الخامس من الإعداد. في أفضل السيناريوهات، يمكن أن تصل إنتاجية الموظف الجديد إلى 100% بعد الأسبوع الثاني عشر. في نهاية السنة الأولى، يجب أن تتوقع الوصول إلى نقطة التعادل للموظف الجديد، حيث تساهم إنتاجيته في تحقيق دخل قريب من تكلفة تعيينه وتأهيله.