إشراك الموظفين عن بعد: نصائح من حفل الحديث عن آسيا

إشراك التركيز على الموظفين عن بعد

هل تلقيت دعوة لحضور حفل زفاف القرن؟ وأنا كذلك! على الرغم من أن حفل زفاف نجل الملياردير الهندي وأغنى رجل في آسيا، موكيش أمباني، لن يقام حتى يوليو، إلا أنه كان من المستحيل تقريبًا تفويت كل التغطية الإعلامية لاحتفال الزوجين الذي سبق الزفاف لمدة ثلاثة أيام في مارس. من المؤكد أن أنات أمباني وراديكا ميرشانت يعرفان كيفية إقامة الحفلة! وبينما كنت أتصفح تلك الصور التي تعبر عن البذخ المطلق، لم أستطع إلا أن ألاحظ أنه مثلما استحوذ هذا الحدث على انتباهي من مسافة تزيد عن 7500 ميل، يمكننا أن نتعلم شيئًا أو اثنين عن جذب انتباه الموظفين عن بعد.

7 طرق لإشراك موظفيك عن بعد

1. إنشاء قنوات اتصال واضحة

إن كيفية تواصلك مع موظفيك لا تقل أهمية عن ما تقوله. مع سعر مذهل قدره ألفي دولار، كانت دعوات أمباني تهدف إلى ترك انطباع أول لا يُنسى. وصلت بطاقات الدعوة مع ملاحظات شخصية مكتوبة بخط اليد وهدايا فريدة لكل ضيف.

لا تخطئ، فالطريقة التي تتواصل بها مع فريقك البعيد ستترك انطباعًا جيدًا. إذا لم تكن هناك استراتيجية واضحة حول كيفية أو لماذا أو متى يتم التواصل، فإن قنوات الاتصال الخاصة بك لن تؤدي إلا إلى المزيد من الأسئلة والارتباك بدلاً من الحلول والوضوح. من المهم أن يشعر موظفيك وكأنك تتحدث إليهم وليس فقط أمام شاشة مجهولة الهوية. اختر قنوات اتصال ملفتة للانتباه وغير متطفلة وتشعر بأنها هادفة وغنية بالمعلومات وشخصية.

2. حدد أهدافًا وتوقعات واضحة

تلقى ضيوف هذا الحدث الفخم وثيقة من تسع صفحات ولوحات مزاجية يومية توضح بالتفصيل قواعد اللباس لكل احتفال. كان لكل حدث، من “A Walk on the Wildside” إلى “Mela Rouge”، موضوع معين، وتأكد المضيفون من فهم الضيوف للمهمة.

لا أحد يحب أن يشعر أنه ليس لديه أي فكرة عما يتجه إليه أو يشعر بالقلق بشأن محاولة قراءة أفكار رئيسه (وهو أمر أصعب إذا كنت لا ترى وجهه!). إذا كنت تريد أن يقوم موظفوك عن بعد بتسجيل الدخول وهم يشعرون بالثقة والقدرة، فتأكد من أنك أخذت الوقت الكافي لتحديد أهداف وتوقعات واضحة. من المفيد للمديرين والموظفين أن يكون لديهم خريطة طريق محددة للرجوع إليها عند كل مرحلة من مراحل الرحلة.

3. تعزيز ثقافة الفريق الإيجابية

سواء من خلال أنشطة بناء الفريق الافتراضية، أو تعزيز التعاون من خلال المشاريع المشتركة، أو تشجيع التفاعلات الاجتماعية خارج المهام المتعلقة بالعمل، يمكن لهذه الجهود الإضافية أن تخلق شعورًا بالانتماء والصداقة الحميمة بين أعضاء الفريق البعيدين. فعلت عائلة أمباني ذلك بخبرة؛ لقد انتهزوا كل فرصة لتوحيد ضيوفهم البالغ عددهم حوالي 2000، مع التركيز على أهداف الإيثار خارج نطاق سعادتهم الزوجية.

بدأ العروس والعريس احتفالهما قبل الزفاف بخدمة خيرية تسمى آن سيفا، حيث قدموا الطعام الغوجاراتي التقليدي لأكثر من 51000 شخص في القرى المحيطة. كان عرض الطائرات بدون طيار في وقت لاحق من عطلة نهاية الأسبوع بمثابة حدث بارز آخر، حيث تم تكريم فيل يُدعى جوري وكان بمثابة مقدمة لبرنامج فانتارا، الذي ينقذ الحيوانات ويعتني بها. ولعل الأهم من ذلك هو أن العروسين كانا في المركز، يقدمان الطعام ويتشاركان حبهما للحيوانات. من المهم ألا يقوم القادة بتشجيع بناء الفريق والتعاون فحسب، بل أن يقوموا أيضًا بدور نشط في التنفيذ.

4. توفير فرص تنمية المهارات والتدريب

ما بدأ بحفل كوكتيل للضيوف من الدرجة الأولى للتواصل بلغ ذروته مع دروس الرقص الشعبي الغوجاراتي وانتهى بحدث “مسارات الأنياب” حيث يمكن للحاضرين الانغماس في عجائب الطبيعة. يبدو قليلا من العالم الآخر؟ نعم. ومع ذلك، هناك تطبيقات واقعية لمنح موظفيك الذين يعملون عن بعد الوقت والمساحة لتعزيز تطورهم الشخصي والمهني.

على الرغم من الفوائد العديدة للعمل عن بعد، إلا أنه قد يؤدي أحيانًا إلى الشعور بالعزلة أو الانفصال. يعد الاستثمار في تطوير الموظفين عن بعد من خلال تقديم برامج تدريبية طريقة رائعة لإظهار أنك تقدر مساهماتهم، وتعزز ثقتهم وإنتاجيتهم، وتحافظ على مشاركة موظفيك. تعد استضافة ورش عمل افتراضية أو ندوات عبر الإنترنت أمرًا قويًا. ارتقِ بالأمر إلى مستوى أعلى من خلال استطلاع آراء موظفيك البعيدين حول الموضوع التالي الذي يجب أن يكون عليه! بالإضافة إلى ذلك، فإن تقديم برامج الإرشاد حيث يمكن للعاملين عن بعد التواصل مع “الموظفين المتميزين” لديك يمكن أن يكون مفيدًا للغاية لإبقاء فريقك مترابطًا.

5. توفير المرونة في جداول العمل

في بعض الأحيان، لا يعني العمل كالمعتاد تحقيق أقصى قدر من الكفاءة أو المشاركة. عندما يتعلق الأمر بإشراك الموظفين عن بعد، فقد يكون من المفيد إعادة الهيكلة لخلق بيئة تعطي الأولوية للمرونة.

عندما وصلت أخبار احتفالات زفاف أمباني إلى الحكومة الهندية، أدركت أن إجبار هذا التدفق الهائل من الزوار الأجانب عبر هيكل المطار الحالي من شأنه أن يكسر النظام. وبدلاً من ذلك، منحوا مؤقتاً وضعاً دولياً لمطار دفاعي سمح لـ 200 طائرة مستأجرة من دبي وباريس وكل مكان بينهما بالطيران مباشرة إلى وجهتهم وتجنب ساعات من الوقت الضائع البائس في التعامل مع الرحلات الجوية المتأخرة أو الخطوط الجمركية الطويلة.

بدلاً من التعمق في الطريقة التي كانت تتم بها الأمور دائمًا، فكر في تغيير المنظور حول شكل التفاني وأخلاقيات العمل في هذه القوى العاملة الجديدة. ما الذي يأمل الموظفون في الحصول عليه من تجربة العمل عن بعد، وكيف يمكنك التأكد من أن أهدافهم تتوافق مع النتيجة النهائية للشركة؟

6. الاعتراف بإنجازات الفريق والاحتفال بها لرفع الروح المعنوية

لا يوجد شيء يضاهي الشكر على مجيئك إلى الهند مثل الأداء الافتتاحي للمغنية ريهانا الحائزة على جائزة جرامي. وعلى الرغم من أنني لا أعتقد أن ملكة الـ R&B ستخرج من اعتزالها الحفل لأي شخص، إلا أن هناك أشياء بسيطة وذات تأثير كبير يمكنك القيام بها لتعزيز معنويات فريقك البعيد:

• برامج التعرف الافتراضي
  تنفيذ برامج التعرف الافتراضي حيث يمكن لأعضاء الفريق ترشيح بعضهم البعض لإنجازاتهم. يمكن أن يتم ذلك من خلال قناة Slack مخصصة، أو منصة التعرف، أو أثناء اجتماعات الفريق.
• ملاحظات شكر شخصية
  أرسل ملاحظات شكر أو بطاقات إلكترونية مخصصة للموظفين البعيدين للاعتراف بعملهم الجاد وإنجازاتهم. يمكن لهذه اللمسة الشخصية أن تقطع شوطا طويلا في جعل الموظفين يشعرون بالتقدير.
• احتفالات الفريق الافتراضية
  قم بتنظيم احتفالات الفريق الافتراضية للاحتفال بالمعالم أو الإنجازات. يمكن أن تكون هذه ساعة سعيدة افتراضية، أو ليلة ترفيهية جماعية، أو حفل توزيع جوائز افتراضي. شجع أعضاء الفريق على مشاركة نجاحاتهم والثناء على بعضهم البعض علنًا.
• الهدايا والمكافآت
  أرسل هدايا أو مكافآت صغيرة للموظفين البعيدين كعربون تقدير لجهودهم. يمكن أن يكون ذلك على شكل بطاقات هدايا، أو هدايا من الشركة، أو حتى توصيل مفاجئ إلى عتبة بابهم. من منا لا يحب البريد؟

7. تعزيز التوازن بين العمل والحياة

تعرف عائلة أمباني أن حضور حفل زفاف مثل حفلهم يتطلب سفرًا مرهقًا وتخطيطًا مكثفًا والتزامًا كبيرًا بالوقت. إذا أرادوا أن يستمتع ضيوفهم، ويغادرون وهم يشعرون بالنشاط، ويتطلعون إلى العودة لحضور الحفل في شهر يوليو، كان عليهم توفير أماكن الإقامة التي تجعل هذا التوازن ممكنًا. لن تتفاجأ عندما تسمع أنهم نجحوا في ذلك الآن. من الطهاة ذوي المستوى العالمي لإعداد وجبات الطعام في جميع الأوقات، وخدمات خزانة الملابس في الموقع، وترتيبات النقل الفاخرة، وخيام كبار الشخصيات مع كل وسائل الراحة تحت الشمس، شعر الضيوف بالرعاية الجيدة وأتيحت لهم الكثير من الفرص لإعادة شحن طاقتهم والعودة إلى المكان. الاحتفالات والمشاركة الكاملة.

من المحتمل، إذا كنت تتعامل مع فريق بعيد، أن يكون التوازن بين العمل والحياة هو أولويتهم القصوى. إذا كنت تريد منهم أن ينخرطوا بشكل كامل في العمل، فإنهم يحتاجون إلى إذن للمشاركة الكاملة أثناء استراحتهم أو الاستمتاع بحياتهم الشخصية أيضًا. أسوأ شيء يمكنك القيام به هو ترك الموظفين يخمنون ما هي حدودهم المفترضة. ابدأ بالتأكد من أن هذه المعلمات الثلاثة واضحة تمامًا:

• ساعات العمل
  ما هو أكثر ما تحتاجه من موظفيك البعيدين؟ هل تحتاجهم إلى تحديد ساعات العمل والالتزام بها، أم تحتاجهم لإنهاء العمل كلما أمكن ذلك؟
• فرامل
  فترات الراحة ضرورية، والمدير الجيد عن بعد سيضمن أن موظفيه يأخذون وقتًا للابتعاد عن محطات عملهم لإعادة شحن طاقتهم وإعادة ضبط تركيزهم وإبداعهم. لكن إذا كنت قلقًا بشأن إضاعة الوقت أو إساءة استخدام الحدود، فكن محددًا. قل أشياء مثل: “أنا أشجع الجميع على أخذ 3 فترات راحة لمدة 15 دقيقة يوميًا. تأكد من تحديث حالة Slack الخاصة بك حتى نعرف أننا لا نزعجك!”
• موارد
  تقديم موارد مثل دعم الصحة العقلية وبرامج العافية وترتيبات العمل المرنة لمساعدة الموظفين على إدارة عملهم وحياتهم الشخصية بشكل فعال. فالاستثمار في رفاهيتهم يمكن أن يخلق قوى عاملة عن بعد أكثر سعادة وإنتاجية.

ملحوظة المحرر: قم بمراجعة الدليل الخاص بنا للعثور على أفضل برامج مشاركة الموظفين في صناعة التعليم الإلكتروني واختيارها ومقارنتها.