مشاركة الموظفين عن بعد: استراتيجيات لتعظيمها

كيف تؤثر المسافة الاجتماعية على مشاركة الموظف عن بعد

عندما يعمل الموظفون في نفس المكان، فإنهم يشكلون علاقات شخصية، ويتعرفون على أسلوب الاتصال المفضل لبعضهم البعض ويبنون ديناميكيات الفريق الصحية. ومع ذلك، عندما تتم إضافة المسافة المادية إلى المعادلة، تتشكل حواجز التواصل، وتتأثر مشاركة الموظفين عن بعد. يُعرف أيضًا باسم المسافة النفسية، حيث أن عدم مشاركة نفس مساحة العمل يمكن أن يجعل العمل الجماعي أكثر صعوبة وقد يؤثر على التواصل الفعال. ونتيجة لذلك، يمكن أن يشعر المحترفون بالانفصال والوحدة، لأنهم لا يحصلون على أي رضا من الترابط الجماعي. لا تعني هذه العيوب أنه يجب التخلص من العمل عن بعد أو العمل المختلط، ولكن يجب على المؤسسات إيجاد حلول فعالة. وبما أن المرونة أصبحت شائعة للغاية، فيجب معالجة فك الارتباط والانفصال بين الأقران على الفور.

تحديات العمل عن بعد

1. الانحرافات

قد لا يضطر الموظفون إلى التعامل مع زملائهم الذين يمرون بمكاتبهم لإجراء محادثة غير رسمية، لكن يتعين عليهم مواجهة عوامل تشتيت أخرى في المنزل. قد يحتاج أحد أفراد الأسرة أو الحيوان الأليف إلى الوقت والاهتمام، وبالتالي يدفعه إلى مقاطعة عمله. أو قد يصل مندوب التوصيل ومعه طرد، مما يؤدي إلى تدخلات إضافية. بالإضافة إلى ذلك، يجد الكثير من الناس صعوبة في عدم القيام بالأعمال المنزلية أثناء العمل. من منا لم يقم بتحميل غسالته أو طهي وجبة سريعة خلال ساعات عمله؟

2. الشعور بالوحدة

إن الشعور بالوحدة والتعاسة أخطر بكثير من تدخين 15 سيجارة يوميًا، ومن يعانون منه يزيد لديهم خطر الإصابة بأمراض القلب بنسبة 29% وخطر الإصابة بالسكتة الدماغية بنسبة 32%. يمكن أن تتأثر مشاركة الموظفين عن بعد بشدة عندما لا يتمكن الأشخاص من إجراء مناقشة غير رسمية مع زملائهم أو لا يمكنهم مقابلتهم بعد العمل لتناول وجبة. في الحالات التي يختار فيها الأشخاص العمل عن بعد بينما يعمل باقي أعضاء الفريق في المكتب، فإن خوفهم من تفويت الفرصة (FOMO) يرتفع بشكل كبير. يشعرون وكأنهم يقفون خارج دائرة مكان عملهم.

3. ضعف التوازن بين العمل والحياة

يجد بعض الأشخاص صعوبة في فصل الكهرباء عند انتهاء ساعات عملهم نظرًا لعدم وجود مسافة مادية بينهم وبين مكاتبهم. ليس عليهم الاستيقاظ ومغادرة المكتب والعودة إلى المنزل. إنهم يستمرون في العمل لفترة أطول بكثير مما ينبغي، وحتى عندما يتوقفون عن العمل، لا تستطيع أدمغتهم التوقف عن التفكير في الأمور المتعلقة بالعمل. وقد ينسون أيضًا أخذ فترات راحة متكررة ومواصلة الرد على الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني حتى في وقت متأخر من الليل. وبالتالي، قد يعانون من الإرهاق ولا يتمكنون من الاستمتاع بالحياة خارج العمل.

4. صعوبات التواصل

تتأثر مشاركة الموظفين عن بعد أيضًا بضعف التواصل بين الزملاء. عندما تكون رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الشخصية هي الطرق الأكثر استخدامًا، يحدث سوء الفهم بسهولة. تعد المناقشات وجهًا لوجه أكثر فاعلية وتساعد الإشارات المرئية الجميع على توصيل الرسالة الصحيحة. كما أن المناطق الزمنية المختلفة قد تؤدي إلى حدوث تأخيرات وتؤثر على المشروع التعاوني بشكل سلبي. قد يتم استبعاد العمال المختلطين من المناقشات المكتبية المهمة ويشعرون بأن زملائهم يتخذون القرارات دون مدخلاتهم. وبالمثل، قد لا يثق المديرون في قدرة الموظفين على أن يكونوا منتجين من المنزل ويراقبونهم بلا هوادة، مما يعطل تدفقهم.

5. العادات الصحية السيئة

قد يحدث شيئان سلبيان فيما يتعلق بالطعام إذا كنت تعمل من المنزل. إما أنك قد لا تكون قادرًا على الابتعاد عن مطبخك والذهاب إليه طوال الوقت لالتقاط الوجبات الخفيفة، أو ربما تجهد نفسك في العمل، وتنسى أخذ فترات راحة للوجبات الخفيفة، ولا تأكل بشكل صحيح. في كلتا الحالتين، صحتك الجسدية تعاني، خاصة إذا كنت لا تخصص أيضًا وقتًا لممارسة الرياضة. قد يؤثر قلة الحركة البدنية على صحتك العقلية أيضًا، حيث لا تتخلص من التوتر وتترك كل التوتر يتراكم.

تقنيات لزيادة مشاركة الموظفين عن بعد

1. إعطاء الأولوية للصحة العقلية والبدنية

لزيادة مستويات مشاركة الموظفين عن بعد، يجب على المؤسسات أن تظهر اهتمامًا نشطًا بصحة الأشخاص. أعضاء الفريق المزدهر منتجون ولا يشعرون بالحاجة إلى التغيب بشكل متكرر. لذلك، يجب على الشركات التأكد من حصول الجميع على فترات راحة ضرورية طوال اليوم، وقطع الاتصال عند الضرورة، وعدم الإفراط في العمل، والحفاظ على حدودهم. علاوة على ذلك، يمكن لأصحاب العمل تقديم فرص التطوير والنمو حتى لا يشعر أحد بالركود. لتشجيع النشاط البدني، قد تقترح الشركات تحديات لمدة 30 يومًا وتدفع الجميع للمشاركة والفوز بجائزة بعد الانتهاء. وأخيرًا، إذا كانت ميزانيتها تسمح بذلك، فقد تقدم المنظمة فوائد صحية، بما في ذلك العلاج.

2. ترتيب اجتماعات قصيرة ومتكررة

لا يقتصر التواصل على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل، حيث يجب إجراء مكالمات الفيديو أسبوعيًا لمساعدة أعضاء الفريق على التواصل. يجب أن يشعر الجميع بالراحة في مشاركة أفكارهم والتعاون بشكل فعال. يجب على المديرين مناقشة الأهداف السنوية لكل شخص وتقديم الملاحظات بشفافية. تعتبر الاجتماعات الفردية رائعة لهذا الغرض، حيث أن الرسائل المكتوبة لا توفر الوضوح الكافي. ومع ذلك، لا ينبغي أن تكون الاجتماعات طويلة جدًا، مع الحفاظ على متوسط ​​​​مدة يتراوح بين 30 إلى 40 دقيقة. كما يمكن للمديرين ترتيب تجمعات عفوية حتى لو كانت لمدة خمس دقائق. إنها فكرة رائعة أيضًا أن تجمع الفريق بأكمله للقيام بنشاط غير عملي والتواصل من خلال ممارسة الألعاب الافتراضية.

3. تجنب الإدارة التفصيلية

قد تبدو الإدارة التفصيلية لأعضاء فريقك هي الطريقة الوحيدة للمديرين للإشراف على المشاريع والتأكد من قيام الجميع بالعمل. ومع ذلك، قد يشعر المهنيون بأن مديريهم لا يثقون بهم أو يشكون في قدراتهم ونزاهتهم. وقد يشعرون أيضًا بالضغط لإنهاء مهامهم بشكل أسرع مما تمت مناقشته في الأصل. لتجنب فقدان مشاركة الموظفين عن بعد، يجب على القادة أن يشرحوا بوضوح التوقعات والهدف النهائي. يمكنهم عقد اجتماعات أسبوعية لمناقشة أي أسئلة وصراعات. لذلك، يشعر الجميع بالحرية والثقة في أداء عملهم دون انقطاع.

4. تشجيع المشاركة

قد يكون تكرار أجواء المكتب في الأماكن البعيدة أمرًا مستحيلًا، ولكن يمكنك محاولة زيادة المشاركة من خلال طلب آراء الجميع والتأكد من شعورهم بالاستماع إليهم. يجب على المديرين أن يجعلوا أنفسهم متاحين لجميع أعضاء الفريق. ربما يحتاج شخص ما إلى التحدث عن شيء ما في اجتماع فردي لبضع دقائق. عندما يشعرون بالتقدير، فمن المرجح أن يتحدث الموظفون أثناء الاجتماعات على مستوى الفريق أو الشركة لأنهم يشعرون بأهميتهم وأن آرائهم مهمة. يمكن أن يساعد إعداد أنشطة ما بعد العمل أيضًا الموظفين على الارتباط وبالتالي الشعور بثقة أكبر عند التحدث أمام الآخرين.

5. أظهر تقديرك

لا ينبغي أن يتم عرض التقدير والتقدير مرة واحدة فقط في السنة على شكل زيادة. لا تكون الحوافز المالية كافية دائمًا للحفاظ على مشاركة الموظفين عن بعد وتحفيزهم. تقديم تعليقات منتظمة وتهنئة شخص ما على عمله الجيد. إن “العمل الرائع” البسيط أو “الشكر” يقطع شوطًا طويلًا في جعل الموظفين يشعرون بالتقدير والتقدير. يمكنك أيضًا إرسال هدايا أو رسائل شخصية في أعياد الميلاد واحتفالات الذكرى السنوية للعمل. لن تكون فكرة سيئة أن تقوم بتوزيع سلع الشركة أو بطاقات الهدايا. يمكن تقديم التقدير خلال الاجتماعات الفردية واجتماعات الفريق، مما يشجع الأعضاء الآخرين على الاعتراف بإنجازات شخص ما.

6. قياس المشاركة بانتظام

بغض النظر عن مدى فعالية تدابير المشاركة، يجب على المنظمات أن تطلب من الموظفين إبداء آرائهم. ومن خلال استخدام صافي نقاط الترويج لأصحاب العمل (NPS)، والاستبيانات، وجلسات التعليقات، ومقاييس الأداء، يمكنهم الحصول على رؤى لا تقدر بثمن. ويمكنهم ملاحظة المجالات التي تفتقر إلى مشاركة الموظفين عن بعد والتي تتطلب الاهتمام، والأماكن التي تعمل فيها إجراءاتهم بشكل جيد. في بعض الأحيان، يتم تحفيز المهنيين المختلفين وإشراكهم بأشياء مختلفة، بناءً على المراحل التي يمرون بها في حياتهم المهنية.

إحصائيات مفيدة حول مشاركة الموظفين عن بعد

• ذكر 90% من المشاركين أنهم منتجون في العمل من المنزل كما لو كانوا في المكتب.
• أجاب 55% منهم بأنهم يعملون لساعات أطول عن بعد.
• يشعر 72% من الموظفين بالتقدير أثناء العمل من المنزل.
• 57% من القوى العاملة العالمية تفضل العمل من المنزل بدلاً من العودة إلى المكتب الفعلي.
• 87% من الأشخاص مهتمون بالعمل في نوبات مدتها 10 ساعات لمدة 4 أيام فقط في الأسبوع.
• عندما يُطلب منهم العمل بمفردهم، يقول المشاركون إنهم منتجون بنسبة 75% من وقت العمل من المنزل، مقارنة بـ 62% عند العمل من المكتب.
• 69% من العاملين عن بعد سعداء جدًا برفاهتهم بشكل عام.
• يبدو أن التعاون مفضل أثناء العمل في المكتب (90%) بدلاً من العمل عن بعد (63%).
• في المتوسط، يخسر الأشخاص 43 دقيقة يوميًا بسبب عوامل التشتيت في المنزل و78 دقيقة في المكتب.

خاتمة

من السهل جدًا أن تتلاشى مشاركة الموظفين عن بعد إذا لم تحاول الشركات بشكل فعال تحفيز الجميع وإظهار تقديرهم. لا توجد طريقة أفضل لمعرفة المشكلات التي يواجهها المهنيون من خلال سؤالهم عن المشكلات التي تؤثر على عملهم اليومي. يساعد الحفاظ على قنوات اتصال مفتوحة القيادة في التعرف على ما يحفز كل عضو في الفريق ويوفر لهم فرص التطوير الشخصية. وبالتالي، لا يشعر أحد بالتخلف عن الركب سواء كان يعمل من المنزل أو المكتب.