ما هو رسم خرائط العمليات وكيف يمكنك القيام بذلك؟

لماذا يعد رسم خرائط العمليات مفيدًا؟

تعيين العمليات هو العملية التي يعرض فيها المخطط الانسيابي بالتفصيل كيفية تقسيم المشروع إلى مهام فرعية وكيف ينبغي تسهيل كل مهمة. إنها أداة تنظيم متميزة تتجنب التواصل اللفظي، الذي غالبًا ما يساء فهمه، ويتم التعرف عليه بوضوح من قبل جميع أعضاء الفريق. من خلال تصور كل عملية، يمكن للفرق تخطيط مشاريعهم بشكل فعال، وتوصيل أهدافهم بشكل مفهوم، وتسريع تصميم المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يحدد المحترفون الأخطاء والصعوبات المحتملة في وقت مبكر ويقررون بسرعة البدائل والإصلاحات الملائمة للميزانية. تستخدم جميع العمليات المعينة رموزًا محددة تشير إلى اتصالات وتسلسل المهام الفرعية وتساعد الأفراد في الحصول على صورة واضحة للنتيجة. ولذلك، يمكن للجميع تقديم أفضل ما لديهم من قدرات وتحقيق نتائج مرضية.

أنواع خرائط العمليات التي يمكنك إنشاؤها

مخطط

هذه هي الخريطة القياسية التي تصور المشروع من البداية إلى النهاية، بما في ذلك جميع الخطوات والإجراءات الفردية. ويتميز بالرموز والأشكال والألوان للإشارة إلى الخطوات المختلفة. من السهل تخيل التدفق الانسيابي للمشروع، وكل عضو في الفريق يفهم دوره. هذه الميزة مفيدة للجميع، بما في ذلك المطورين الذين يقومون بإنشاء ميزات جديدة وأصحاب المنتجات الذين يتعاملون مع التراكم.

مخطط سيبوك

يشير الاختصار إلى الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء ويلخص التدفق الأساسي للعملية من البداية إلى النهاية. إنه يركز بشكل أكبر على البنية ويمكن إنشاؤه كمرافق لخرائط العمليات الأخرى. مع أخذ المكونات الخمسة الرئيسية لأي وظيفة عمل في الاعتبار، فإن المحترفين لا يفقدون التركيز أبدًا. يعد SIPOC مفيدًا بشكل خاص أثناء العمليات المعقدة، مثل التصنيع والإنتاج، حيث يجب اتباع العمليات بدقة لتجنب الأخطاء المكلفة.

خريطة سويملان

تتضمن عملية رسم الخرائط هذه تصميم ممرات السباحة، حيث يمثل كل منها موظفين مختلفين. في العمليات المعقدة التي تشارك فيها أقسام متعددة، فإنه يوفر الوضوح بشأن المسؤول عن مهام محددة. يتم تعزيز المساءلة ويمكن للمهنيين التواصل مباشرة إذا دعت الحاجة. لذلك، يتم تحديد كل حارة بواسطة القواعد التي يجب على الأفراد المعنيين اتباعها. قد يستخدم قسم الموارد البشرية هذه الخريطة لتنظيم عملية تأهيل شخص ما وتوزيع المسؤوليات.

مخطط BPMN

تعتبر الرسوم البيانية لنموذج العمليات التجارية والترميز (BPMN) أكثر تفصيلاً من المخططات الانسيابية التقليدية. وهي تشمل الأحداث والأنشطة والبوابات. يتم استخدام رموز مختلفة لربط كل عنصر بالآخر، مما يؤدي إلى إنشاء تدفق وارتباطات واضحة. تنظم ممرات السباحة والتحف كل نشاط في إجراءات أصغر. ومع ذلك، لا يمكن ربط التدفق التسلسلي بأكثر من وظيفة واحدة بشكل مباشر. قد تتضمن هذه المخططات عوائق محتملة حتى تكون الشركات مستعدة لحلها.

خريطة تدفق القيمة

تُعرف خرائط العمليات هذه أيضًا باسم مخططات تدفق المواد والمعلومات (MIFC)، ولا تدون فقط الخطوات الفردية أثناء العملية ولكن أيضًا مدة كل خطوة. كما يقومون أيضًا بحساب الموارد والمخزون المطلوب وعدد الموظفين الذين يجب مشاركتهم. لذا، فهم يدركون الأنشطة ذات القيمة وغير ذات القيمة، مما يقلل من الموارد والمهام المهدرة. لذلك، يمكن للمحترفين التركيز بشكل أقل على الإجراءات التي تهدر الوقت وأكثر على المشاريع الأخرى.

خريطة عالية المستوى

تُعرف أيضًا باسم الخرائط من أعلى إلى أسفل وخرائط سلسلة القيمة، وهي تقدم شرحًا سريعًا للخطوات الرئيسية دون الخوض في الكثير من التفاصيل. يتم تضمين الخطوات الأساسية فقط دون ذكر كل مهمة فرعية ومدتها والمهنيين المعينين. إنها أداة رائعة لمديري المشاريع لمناقشة خطط العمل مع القادة أو المتعاونين الخارجيين الذين لا يحتاجون إلى تفاصيل تشغيلية. التواصل أمر بالغ الأهمية لنسخ الرسالة بشكل صحيح.

5 خطوات لإنشاء خريطة عملية فعالة

1. حدد العملية الخاصة بك

قد تكون هناك عملية يجب تحسينها أو لم يتم توثيقها في شركتك. قرر أي واحد يستحق أن يتم تعيينه ولماذا. ما هي المشاكل التي لاحظتها، وكيف تخطط لحلها؟ قرر ما إذا كان هذا يشمل قسمًا واحدًا أم الشركة بأكملها ثم اختر خريطة العملية المفضلة لديك. قم بتكليف كل موظف بالمهام واستخدم الخريطة لتوصيل طرق التشغيل الخاصة بك إلى قاعدة عملائك. لا تنس تحديد الأهداف، سواء كان ذلك تحسين التواصل أو تقليل التأخير في المشاريع.

2. قم ببناء فريق رسم الخرائط الخاص بك

كلما زاد عدد أصحاب المصلحة الذين تدعوهم إلى فريقك، أصبحت خريطتك أكثر شمولاً. قم بإشراك المتخصصين ذوي الخبرة في الخطوات المختلفة للعملية واطلب منهم مشاركة أفكارهم. تساعدك رؤاهم على فهم الأدوار والأنشطة والمدخلات والمخرجات الرئيسية لعمليتك. على طول الطريق، اطلب من الموظفين الذين يعملون في المشروع مشاركة آرائهم بشأن عملهم. قم بمراجعة المستندات مثل إجراءات التشغيل ومقاييس الأداء الرئيسية لتحسين الإنتاجية وتقليل الوقت الضائع.

3. نظم خطواتك

ابدأ بتحديد نقطتي البداية والنهاية وجميع الشروط المسبقة والمشغلات والشروط اللاحقة. قم بتقسيم عمليتك إلى مهام وإجراءات فرعية أصغر. توقع الموارد البشرية والمادية ورأس المال الذي ستحتاج إليه. كن محددًا بشأن مدة كل مهمة، والمشكلات التي قد تنشأ، والتوقعات. يجب عليك إنشاء مسار اتصال واضح بين كل مهمة فرعية وتعيين الأدوار للموظفين بناءً على مهاراتهم. في حالة عمليات التسليم، احتفظ بسجل الاتصالات لضمان التدفق السلس.

4. اختيار خريطة العملية الخاصة بك

بناءً على الخطوات السابقة، ستعرف الخريطة أو الرسم التخطيطي الذي يناسب احتياجات عمليتك ويخدم هدفك النهائي. إذا كنت بحاجة إلى خريطة مفصلة للغاية، فيمكنك اختيار مخطط انسيابي تقليدي، أو خريطة تدفق القيمة، أو مخطط BPMN. من ناحية أخرى، إذا كنت تحتاج فقط إلى وثائق تشغيلية عامة، فيمكنك اختيار خريطة عالية المستوى. وبطبيعة الحال، يمكنك إنشاء أكثر من خريطة واحدة. ومع ذلك، قد ترغب في الالتزام بتنسيق واحد وعدم المبالغة في تعقيد الأمور.

5. شارك مع فريقك وقم بإجراء التحسينات

بعد تصميم خريطة العملية الخاصة بك، قم بمشاركتها مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق من جميع الأقسام المعنية. اسمح لهم بمراجعته وتقديم تعليقات بشأن وظائفه ووضوحه. وقد يلاحظون بعض الخطوات المفقودة أو الأخطاء الفعلية. تأكد من أن المحتوى واضح ولا يخلق أي غموض. بناءً على تعليقات موظفيك، قم بإجراء التغييرات والتحسينات اللازمة لتناسب احتياجات العملية الخاصة بك. عندما تشعر أنها جاهزة، يمكنك مشاركتها مع الجميع في شركتك.

رموز يجب أن تعرفها

اعتمادًا على الخطوات والقرارات والمدخلات والمخرجات المختلفة المذكورة في خريطة العملية، يتم دمج رموز مختلفة من لغة النمذجة الموحدة (UML):

• أشكال بيضاوية تشير إلى نقاط البداية والنهاية المختلفة للعملية. يتم العثور عليها دائمًا في أعلى وأسفل كل خريطة.
• المستطيلات قم بالإشارة إلى المهام والمهام الفرعية التي هي في طور إكمالها.
• مستطيلات ذات خط علوي مائل تمثل المدخلات والإجراءات التي يتم تنفيذها يدويا.
• مستطيلات ذات خطوط عمودية مزدوجة إظهار العمليات والمهام التكميلية التي لم يتم شرحها في تلك الخريطة.
• سهام جوفاء تشير إلى المهام أو العناصر التي تم نقلها من وجهة إلى أخرى، مع وصف العنصر وأصله.
• سهام سميكة تشير إلى مسار الإجراءات وتدفق العملية.
• الماس تشير إلى الحاجة إلى الإجابة على الأسئلة، غالبًا بنعم أو لا.
• رموز على شكل D عادة ما تكون أطول من الحرف D وتكشف عن التأخير على طول العملية.
• متوازيات الأضلاع الرجوع إلى البيانات المدرجة في المدخلات أو المخرجات.
• دوائر سميكة إظهار الحاجة إلى الفحص أو المراجعة أو الاختبار.

خاتمة

تعد صياغة خرائط العمليات أمرًا تستخدمه معظم المؤسسات لدفع التحسين داخل فرقها. قد تحدث أخطاء مثل المبالغة في تعقيد العمليات، وجعلها بسيطة للغاية، وتجاهل مدخلات أصحاب المصلحة. ومع ذلك، يجب عليك اختيار نهج واضح ومفصل دون جعل الأمر معقدًا للغاية بحيث لا يتمكن المحترفون من فهمه. اجعل من أولوياتك تلقي التعليقات والمدخلات من زملائك وحاول دمج نقاطهم. يساعدك التعاون والاستماع النشط على التغلب على الصعوبات المشتركة وتحقيق النجاح.