مؤتمرات الفيديو في مكان العمل وأداء الموظفين

مؤتمرات الفيديو موجودة لتبقى

في الماضي، عندما كان يتعين على الزملاء الذين لم يكونوا في نفس الموقع التواصل، كانوا عادةً يتصلون هاتفيًا أو يرسلون رسائل بريد إلكتروني. الآن، جعلت أدوات مؤتمرات الفيديو الأمور أكثر قابلية للإدارة وتسمح لزملاء العمل بالتواصل بكفاءة مع سد الفجوة الجغرافية. كما يمكن للمؤسسات أيضًا توظيف أفضل المواهب من أي مكان في العالم دون الاضطرار إلى التعامل مع التخفيضات في الاتصالات أو الإنتاجية. عادةً ما يكون العمل عن بعد مصحوبًا بمجتمعات عبر الإنترنت حيث يمكن للموظفين التفاعل مع بعضهم البعض وبناء علاقات مهنية وشخصية أقوى. لذلك، يمكن لنموذج العمل عن بعد أن يزدهر ويكون ناجحًا مثل وظيفة المكتب التقليدية. وطالما تشهد الشركات زيادة في أدائها، فإن أدوات الاتصال عبر الإنترنت ستكون الدعامة الأساسية في إعدادات الشركة.

فوائد مؤتمرات الفيديو في مكان العمل

المرونة والمشاركة العالية

في البيئات المكتبية التقليدية، غالبًا ما يقضي الموظفون قدرًا كبيرًا من الوقت في الوصول إلى العمل ومغادرته ويجب عليهم اتباع جدول زمني محدد. ومع ذلك، مع الوظائف عن بعد، يتمتع أعضاء الفريق بالاستقلالية في تحديد جداولهم المفضلة وتحقيق التوازن بين مسؤولياتهم المهنية والشخصية. ونتيجة لذلك، تشهد المنظمات عادةً معدلات مشاركة ورضا أعلى. يشعر الموظفون أيضًا بالتمكين عندما يعلمون أنهم يتحكمون في جدولهم اليومي ويمكنهم التواصل مع زملائهم متى احتاجوا إلى ذلك بمجرد الضغط على بعض المفاتيح.

تحسين العافية والصحة العقلية

قد يجادل البعض بأنه لا شيء يمكن أن يحل محل التفاعلات وجهاً لوجه. في حين أن هذا قد يكون صحيحًا في بعض الحالات، إلا أن مطالبة الموظفين بالذهاب إلى اجتماعات المكتب عدة مرات في الأسبوع يمكن أن يسبب لهم ضغطًا إضافيًا. إن استخدام مؤتمرات الفيديو لاجتماعات الفريق يمنح الموظفين الفرصة للنوم أكثر وتناول وجبة إفطار متوازنة قبل العمل. ونتيجة لذلك، يشعر الموظفون براحة أكبر أثناء الاجتماعات الافتراضية، وتتحسن صحتهم العقلية بشكل عام. كما لا داعي للقلق بشأن رحلة الصباح، والتي يمكن أن تكون كابوسية في العديد من المدن والبلدان. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للعاملين عن بعد أخذ فترات راحة صغيرة كلما شعروا بالحاجة إلى ذلك.

زيادة التعاون والعمل الجماعي

في حين أن العمل من المنزل قد يبعدنا عن عوامل التشتيت في المكتب، إلا أنه يمكن أن يخلق أيضًا مشاعر العزلة والوحدة. تعد مؤتمرات الفيديو أداة قوية تجمع الأشخاص معًا، بغض النظر عن موقعهم. فهو يسمح لهم بحل المسائل المتعلقة بالعمل في دقائق وتنظيم أحداث بناء الفريق التي تعزز العلاقات الأقوى. المفتاح هو إنشاء إرشادات اتصال تشجع الموظفين على التعاون دون التسبب في الإرهاق. على سبيل المثال، تحديد ساعات عمل محددة يمكن لأعضاء الفريق من خلالها مراسلة بعضهم البعض أو جدولة الاجتماعات.

الشمولية وإمكانية الوصول

في الوظائف المكتبية التقليدية، قد يواجه الأشخاص ذوو الإعاقة مشاكل في إمكانية الوصول. يمكن للاتصالات أن تحل هذه المشكلات لأنها لا تتطلب الحضور الفعلي للموظفين، ويمكن للجميع المشاركة في الاجتماعات من موقعهم المفضل. يمكن للأفراد الذين يعانون من صعوبات في التواصل الاستمتاع بميزات مثل الترجمة الفورية وترجمة لغة الإشارة. يمكن للمؤسسات أيضًا توفير برامج قراءة الشاشة أو برامج التعرف على الصوت للموظفين ذوي الإعاقات البصرية.

الآثار السلبية لعقد مؤتمرات الفيديو

لا تخلو مؤتمرات الفيديو من عيوب محتملة، ويجب أن يكون الموظفون والشركات على دراية بها. بالنسبة للمبتدئين، فإن النظر إلى الشاشة لساعات عديدة يوميًا يمكن أن يسبب إجهاد العين والتعب ومشاكل صحية أخرى. كما أن الجلوس على كرسي لمدة ثماني ساعات على الأقل يوميًا قد يؤدي إلى تفاقم وضعية الجسم ويسبب عدم الراحة العضلية الهيكلية. ولذلك، قد تتأثر الصحة البدنية للموظفين سلباً. وبصرف النظر عن التأثيرات الفسيولوجية، يمكن لمكالمات الفيديو أيضًا أن تؤدي إلى سوء فهم بسبب الاختلافات الثقافية واختلاف أساليب الاتصال. على سبيل المثال، قد يستخدم شخص ما لفتة تعتبر إهانة في ثقافة زميله. بالإضافة إلى ذلك، يجب على المنظمين الانتباه إلى المناطق الزمنية للمشاركين والتأكد من أن الجميع مرتاحون للوقت المحدد. وأخيرًا، قد تكون اللغة في بعض الأحيان عائقًا نظرًا لأنه ليس لدى الجميع نفس مستوى الطلاقة.

حلول للمشاكل المحتملة

لتقليل إجهاد العين، يجب أن يكون المحترفون على بعد 18 بوصة على الأقل من شاشاتهم، وإذا لزم الأمر، يمكنهم زيادة حجم الخط. وقد يأخذون أيضًا فترات راحة متكررة ويطبقون قاعدة 20-20-20: مقابل كل 20 دقيقة يقضونها في النظر إلى الشاشة، يجب عليهم النظر إلى شيء يبعد 20 قدمًا لمدة 20 ثانية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين البدء في ارتداء النظارات المصممة خصيصًا لحجب الضوء الأزرق، والذي قد يسبب الصداع واضطراب النوم. إذا كانت الوضعية السيئة مشكلة مهمة، فإن بيئة العمل السيئة، مثل الكراسي غير المريحة وعدم وجود مساند للساقين، قد تساهم في المشكلة. وأخيرًا، يجب على المؤسسات أن تأخذ بعين الاعتبار التدريب على التنوع والإنصاف والشمول (DEI) لضمان فهم الموظفين للمعايير الثقافية وممارسة التعاطف عند التفاعل مع زملاء العمل.

خاتمة

لا شك أن العمل عن بعد هو مستقبل وظائف الشركات، وتعد مؤتمرات الفيديو أداة قوية. يمكن أن يزيد من الكفاءة والإنتاجية ومستويات السعادة الشاملة. ومع ذلك، يجب على الشركات أن تكون على دراية بالعقبات التي قد يواجهها موظفوها. يجب عليهم أن يقدموا لأعضاء الفريق الدعم الذي يحتاجونه للتغلب على الصعوبات وتعزيز ديناميكيات الفريق بنجاح. قد يتطلب ترتيب الاجتماعات عبر الإنترنت الكثير من التنظيم، ولكن في النهاية، يمكن أن يكون له العديد من التأثيرات الإيجابية على معنويات الموظفين.