كيفية تحقيق مشاركة الموظف أثناء الإعداد

كيفية تحقيق مشاركة الموظف أثناء الإعداد

Onboarding هي العملية التي يتم من خلالها تعريف الموظفين ببيئة عملهم الجديدة. خلال هذه الفترة الزمنية، من المتوقع أن يتعلم الموظفون الجدد المهارات الحاسمة وأن يتعرفوا على دورهم وزملائهم في العمل وثقافة الشركة. تبدو وكأنها عملية مهمة للغاية، أليس كذلك؟ وهذا هو السبب في أن تحقيق المشاركة أثناء الإعداد أمر في غاية الأهمية. في الواقع، إذا فشلت في تعزيز المشاركة خلال هذه الفترة الحاسمة، فمن المرجح أن تقوم إضافتك الجديدة بالخروج سريعًا. في هذه المقالة، نستكشف دور وتأثير الإعداد على مشاركة الموظفين، بالإضافة إلى 5 نصائح لتعزيز مشاركة الموظفين أثناء الإعداد.

فهم الإعداد: أكثر من مجرد توجيه

في كثير من الأحيان، نسمع أن المصطلحين “onboarding” و”orientation” يُستخدمان بالتبادل في إعدادات الأعمال. ومع ذلك، فالحقيقة هي أن التوجيه ليس سوى جزء صغير مما نسميه “تأهيل الموظفين”. دعونا نرى ما هي كل واحدة من هذه العمليات التي لها نفس القدر من الأهمية ولكنها مختلفة.

يشير التوجيه إلى عملية قصيرة المدى تمتد عادةً خلال الأيام القليلة الأولى من التوظيف. هدفها الأساسي هو تعريف الموظفين بالمعلومات الأساسية حول مكان عملهم الجديد، مثل تاريخ الشركة وثقافتها ورسالتها. ويمكن أن يشمل أيضًا جولة – افتراضية أو في الموقع – لمرافق الشركة. خلال هذا الوقت، يركز الموظفون على إكمال الأعمال الورقية المهمة، والتعرف على فوائدهم، واستكشاف سياسات الشركة، والحصول على نظرة عامة على مسؤولياتهم وتوقعاتهم.

من ناحية أخرى، يعد الإعداد أطول وشاملًا، ويستمر لمدة تصل إلى عدة أشهر أو سنة. في حين أن التوجيه يهدف إلى إظهار الموظفين كيف تبدو شركتهم الجديدة، فإن الإعداد مصمم لدمج الموظفين ودمجهم بشكل كامل في أدوارهم وبيئة عملهم. ومن خلال عمليات مثل التدريب والتوجيه والمراقبة وما إلى ذلك، يساعد الإعداد الموظفين الجدد على الانتقال إلى دورهم الجديد، مما يعزز المشاركة والاحتفاظ بهم على المدى الطويل.

دور وتأثير الإعداد على مشاركة الموظفين

تحمل عملية الإعداد وزنًا خاصًا عندما يتعلق الأمر بمشاركة الموظفين. باعتبارها المقدمة الأولى لمكان العمل الجديد، فإنها تخلق الانطباع الأول وتحدد نغمة التجارب المستقبلية للموظف مع الشركة. كما أنه يوضح المسؤوليات والتوقعات التي تأتي مع دورهم، ويمنحهم التوجيه والغرض من اليوم الأول. بالإضافة إلى ذلك، من خلال الإعداد، يحصل الموظفون على التدريب والموارد اللازمة التي تسمح لهم بالبدء في العمل على الفور. أخيرًا، تعمل الأنشطة المختلفة التي تشكل عملية الإعداد، مثل التوجيه ومقدمة الفريق والأنشطة الاجتماعية الأخرى، على كسر الجليد بين الموظفين الجدد وزملائهم حتى يتمكنوا من البدء في بناء العلاقات والشعور بأنهم جزء من الفريق.

بشكل عام، يعد الإعداد خطوة حيوية في عملية التوظيف ولا يمكن إغفالها. ومن خلال تعريف الموظفين بقيم ورسالة مؤسستهم، وتوضيح مسؤولياتهم، ومساعدتهم على أن يصبحوا جزءًا من فريقهم الجديد، فإنك تضمن مستويات مرتفعة من الرضا وزيادة احتمالات التعاون الطويل. ناهيك عن أنك تساعدهم على تحقيق النتائج في وقت مبكر والمساهمة في إنتاجية مؤسستك ونجاحها. وأخيرًا، يعزز الاستثمار في عملية الإعداد ثقافة إيجابية وداعمة في مكان العمل، مما يجعل مؤسستك صاحب عمل مرغوبًا يمكنه بسهولة الاحتفاظ بالموظفين المهرة وجذبهم.

عناصر عملية تأهيل جذابة

في عالم الأعمال، تم ربط عملية الإعداد مع المبادئ الأربعة للتأهيل التي وضعتها خبيرة الموارد البشرية الرائدة تاليا باور، والتي تمثل الامتثال، والتوضيح، والثقافة، والاتصال. دعونا نلقي نظرة سريعة على كل عنصر من عناصر هذا الإطار:

• امتثال – هذا هو المستوى الأول والأكثر أساسية من الإعداد. ويتضمن ذلك ملء الأوراق اللازمة، وتعلم قواعد وسياسات الشركة، والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
• إيضاح – يضمن هذا المستوى أن الموظفين واضحون بشأن ما يستلزمه الوصف الوظيفي الخاص بهم. ويتعرفون على مهامهم ومسؤولياتهم، وتوقعات الأداء، وكيف يساهم دورهم في تحقيق الأهداف التنظيمية.
• ثقافة – هذه الخطوة مهمة بشكل خاص، لأنها تعرض الموظف الجديد لثقافة الشركة وقيمها ورسالتها. بالإضافة إلى ذلك، يتعرفون على تاريخها وتقاليدها وقواعدها غير المكتوبة ومعاييرها السلوكية العامة.
• اتصال – وأخيرًا، لدينا أعلى مستوى من تأهيل الموظفين حيث يقوم الموظف بتعزيز العلاقات داخل بيئة عمله الجديدة. يتضمن ذلك التعرف على فريقهم ومديريهم وموظفيهم من الأقسام الأخرى من خلال أنشطة بناء الفريق أو المناسبات الاجتماعية أو برامج التوجيه.

إن وضع هذه العناصر في الاعتبار يساعد القادة على إنشاء ثقافة تأهيل تتمتع بالبنية اللازمة لتحقيق النتائج المرجوة. وما هي تلك؟ إن الموظفين الناجحين الذين يستمرون على المدى الطويل يندمجون بسرعة في ثقافة الشركة ويساهمون بشكل فعال في كفاءة وإنتاجية المنظمة.

5 نصائح لتعزيز مشاركة الموظفين أثناء الإعداد

الآن بعد أن ناقشنا أساسيات تأهيل الموظفين، دعونا نرى كيف يمكنك الحفاظ على مستويات عالية من المشاركة خلال هذه العملية. فيما يلي بعض النصائح للاحتفاظ بالموظفين الجدد من خلال عملية تأهيل فعالة وجذابة.

1. ابدأ العملية في أقرب وقت ممكن

من الأخطاء الشائعة بين المتخصصين أو القادة في مجال الموارد البشرية الاعتقاد بأن عملية الإعداد تبدأ في اليوم الأول من العمل. ومع ذلك، هناك العديد من الفرص للتواصل مع الموظفين الجدد بين الوقت الذي يقبلون فيه عرض العمل وتاريخ البدء الفعلي. تعد عملية “التجهيز المسبق”، كما تسمى هذه العملية، فرصة رائعة لإكمال أي أعمال ورقية مهمة وإعداد الموظفين ليومهم الأول. يمكنك مشاركة كتيبات الشركة، أو أخذها في جولة افتراضية للشركة، أو حتى دعوتها إلى حدث الشركة حتى يتمكنوا من البدء في التعرف على فريقهم. بهذه الطريقة، يمكنك ضمان مشاركة أعلى وعملية توظيف أكثر إيجابية بشكل عام.

2. كن شفافًا بشأن قيم شركتك

هناك طريقة أخرى لتعزيز مشاركة الموظفين أثناء عملية الإعداد وهي أن تكون واضحًا بشأن قيم الشركة ومبادئها. إن دخول مكان عمل جديد يتسم بالصدق والشفافية فيما يتعلق بممارساته يرسي الثقة ويجعل الموظفين يشعرون بالأمان في قرارهم باستثمار وقتهم وجهدهم في الشركة. علاوة على ذلك، فإن معرفة قيم الشركة والبقاء على اتصال بها يساهم في دمج الموظفين الجدد في الثقافة التنظيمية. فهو يسمح للموظفين الجدد بفهم السلوكيات المتوقعة ومعايير الاتصال غير المعلنة، مما يجعل التعاون مع زملائهم أسهل. وأخيرًا، تلهم الشفافية الموظفين لاحتضان قيم الشركة والتمسك بها، مما يعزز التزامهم تجاه الشركة ويضمن الاحتفاظ بهم لفترة أطول.

3. ضع توقعات واضحة

قد يكون بدء وظيفة جديدة أمرًا صعبًا ومرهقًا للعديد من الموظفين. لا ترغب في تفاقم هذا الوضع من خلال ترك موظفيك الجدد بلا اتجاه. حتى لو قمت بشرح الدور الوظيفي أثناء عملية التوظيف، تأكد من تقديم توضيحات مفصلة للمهام والمسؤوليات المحددة التي من المتوقع أن يكملوها. بالإضافة إلى ذلك، قم بوصف كيف يتناسب دورهم مع ثقافة الشركة ووضع أهداف مبكرة للبدء بهم. وهذا من شأنه أن يعزز حافزهم ويمنحهم الثقة لتحمل المسؤولية وملكية عملهم. قريبًا، سيتم توافقهم مع رؤية الشركة وسيكونون جاهزين لمطابقة مستويات الإنتاجية والكفاءة لزملائهم في الفريق.

4. إعطاء الأولوية لتعزيز العلاقات

عند إطلاق عملية الإعداد، من المهم إعطاء الأولوية لبناء العلاقات – العلاقات مع الزملاء وأعضاء الفريق والرؤساء، والعملاء، إن أمكن. يدخل الموظفون الجدد إلى بيئة يعرف فيها الجميع بالفعل ويتعاونون مع بعضهم البعض، وإذا كنت لا تريدهم أن يشعروا بالإهمال، فأنت بحاجة إلى ضمان تكاملهم الفوري. ومن خلال القيام بذلك، فإنك تساعدهم على الشعور بأنهم جزء من المجتمع وتعزز معنوياتهم ومشاركتهم. والأهم من ذلك، أنك تمنحهم إمكانية الوصول إلى نظام الدعم الذي يزودهم بالأدوات والموارد اللازمة لفهم دورهم والبدء في النمو داخله. وأخيرًا، يؤدي إنشاء قنوات اتصال مفتوحة إلى تسهيل تبادل الملاحظات، مما يؤدي إلى تأهيل أكثر فعالية للموظفين الحاليين والمستقبليين.

5. تذكر أن عملية الإعداد لن تنتهي أبدًا

لا يجب أن تنظر إلى عملية الإعداد كعملية ذات نقطة نهاية واضحة. على الرغم من أن بعض الخطوات قد يلزم إكمالها خلال فترة 30 أو 60 يومًا، إلا أن جوهر عملية الإعداد هو أنها تستمر بعد تلك النقطة. على سبيل المثال، يجب عليك الحفاظ على مستوى ثابت من التواصل والدعم طوال تعاونك مع موظفيك، وكذلك الاستمرار في الاحتفال بنجاحاتهم وإنجازاتهم. لا يساهم الإعداد المستمر في مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم فحسب، بل يساعد الموظفين أيضًا على التقدم بشكل مطرد في مهاراتهم ومسيراتهم المهنية، مما يمكّنهم من الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة.

خاتمة

في نهاية المطاف، لا يمكن التقليل من أهمية الإعداد الفعال لمشاركة الموظفين. من خلال التركيز على إنشاء تجربة تأهيل شاملة وإيجابية وجذابة، فإنك تمهد الطريق لقوة عاملة مزدهرة ستظل مخلصة وتساعدك على تحقيق أهدافك التنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، سيساعدك الاستثمار في الإعداد على تعزيز بيئة عمل داعمة تدعم تطوير الموظفين وتضعك كصاحب عمل مرغوب فيه في الصناعة. اتبع النصائح التي شاركناها في هذه المقالة وتأكد من حصول موظفيك على أفضل انطباع أول عند الانضمام إلى فريقك.