الأهداف الرئيسية للتأهيل مقابل. تمرين
تهدف أي عملية تأهيل ناجحة إلى خلق انطباع أول رائع لدى الموظفين الجدد حتى تتمكن من الاحتفاظ بأفضل المواهب على المدى الطويل. أحد الأهداف الرئيسية لهذا الإجراء هو تحفيز الموظفين من خلال جعل المهام اليومية بسيطة وتشجيعهم ببطء على تحقيق أفضل ما لديهم. الهدف ليس الضغط على أي شخص لبدء الأداء بشكل مناسب ولكن توفير الموارد اللازمة لهم حتى يتمكنوا من الأداء الجيد. تعد بيئة العمل الصحية وتماسك الفريق مكونين يساعدان أي شخص على الشعور بالارتباط بفريقه. تريد توفير المرونة بقدر ما تستطيع لجعل الموظفين يشعرون بالاسترخاء. ومن ناحية أخرى، يعد التدريب نهجًا أكثر عملية يوضح للأشخاص ما يتعين عليهم فعله بالضبط للنجاح في منصبهم الجديد. ومع ذلك، فإن الإعداد مقابل التدريب ليس حربًا يتعين عليك فيها الاختيار بين أحد الجانبين، ولكنه توازن يجب عليك الحفاظ عليه.
المراحل الخمس للتأهيل
1. الصعود المسبق
لا تنتظر حتى اليوم الأول لشخص ما لمناقشة أساسيات شركتك. مباشرة بعد قيامك بالتوظيف، أرسل لهم حزمة ترحيب تتضمن سياسات الشركة، والمزايا، وقواعد اللباس، ونظرة عامة على الشركة، ودليل الموظف، والموارد المفيدة. بهذه الطريقة، يمكن للموظفين معرفة المزيد عن المنظمة وموقعهم والتأقلم مع ثقافة الشركة. وفي الوقت نفسه، فإنك توفر قنوات الاتصال وتضع الأساس للمناقشات المستقبلية.
2. التوجه
الجزء الأكثر أهمية في هذه المرحلة هو تقديم الموظفين الجدد لزملائهم المباشرين. تجنب ترتيب الاجتماعات مع الشركة بأكملها، حيث قد يشعر أعضاء الفريق الجدد بالارتباك. تحدث أكثر عن ثقافة الشركة وقيمها وأظهر لهم أماكن وجود وسائل الراحة المختلفة، بما في ذلك أماكن وقوف السيارات وغرف الاستراحة وغرف المؤتمرات. قد يكون من الجيد أيضًا مناقشة الأسئلة المتعلقة بالفوائد الصحية.
3. التدريب
لا يعني ذلك أنه يتعين عليك الاختيار بين الإعداد والتدريب. غالبًا ما يكون التدريب جزءًا من الإعداد. خلال هذه المرحلة، يتعلم الموظفون كيفية القيام بمسؤولياتهم اليومية. عادةً ما يكون مديروهم التنفيذيون مسؤولين عن هذه المهمة، ولكن في العديد من المناسبات، قد يتدخل قسم الموارد البشرية والتعلم والتطوير. في الشركات الكبرى، غالبًا ما يتم استخدام التظليل الوظيفي حتى يتمكن الموظفون الجدد من مراقبة كيفية أداء زملائهم للمهام المتعلقة بالعمل. بالإضافة إلى ذلك، قد يتم تزويد الموظفين بندوات عبر الإنترنت ومحاضرات فيديو وتسجيلات صوتية للحصول على فكرة عملية عن وظيفتهم الجديدة.
4. الانتقال
والآن حان الوقت لمنح الموظفين المزيد من المسؤوليات والحرية في أداء مهامهم. يمكن أن تستمر الفترة الانتقالية ما بين ثلاثة وستة أشهر، ويبدأ الموظفون الجدد في استيعاب الأمور. لا يزال المشرفون والمديرون بحاجة إلى التواصل بشكل متكرر مع الموظفين الجدد للإجابة على الأسئلة وضمان سير وظائف الشركة بسلاسة. لا تضغط على الموظفين ليصبحوا مستقلين تمامًا. وبدلاً من ذلك، تحلى بالصبر وشجع العلاقات الشخصية مع زملائهم.
5. برامج التطوير المستمرة
بعد أن أثبت الموظف الجديد أنه قادر على العمل بشكل مستقل والأداء بكفاءة، فقد حان الوقت لتحديد الأهداف المهنية المستقبلية على المستوى الشخصي والمؤسسي. يمكن للمديرين توجيههم من خلال تصميم مخططات التقدم الوظيفي وتقديم مجموعة متنوعة من خيارات التعلم والتطوير لهم. ما هي الدورات التدريبية التي تريد منهم أن يأخذوها حتى يتمكنوا من التفوق في مناصبهم؟ وما هي طموحاتهم المهنية التي يمكن أن ترفع مستوى عملك؟
تأهيل مقابل. التدريب: من المسؤول؟
اعتمادًا على حجم الشركة، يتم التعامل مع عملية الإعداد والتدريب إما بواسطة قسم واحد أو عدة متخصصين. مديرو الموارد البشرية والإدارة هم الإدارات الرئيسية التي تتعامل مع الموظفين الجدد، وتقوم بإعداد جميع الأوراق اللازمة، وصياغة إجراءات الترحيب الشاملة. يقوم متخصصو الموارد البشرية بتنظيم التوجيه والإشراف على العملية برمتها لضمان الامتثال والاكتمال. ومع ذلك، في الشركات الكبرى، يتولى قسم التعلم والتطوير مشاريع الإعداد، مع ظهور مسؤولي التوظيف بشكل متكرر لضمان شعور الموظفين بالارتباط مع الفريق. عندما يتعلق الأمر بالتدريب، فإن المديرين التنفيذيين والمشرفين هم الذين يرتبون الاجتماعات ليوضحوا للموظفين الجدد كيفية أداء واجباتهم. يشرفون على أدائهم ويقدمون ردود الفعل في الوقت المناسب. لا يزال مديرو الموارد البشرية على اطلاع دائم فيما يتعلق بالعملية، في حين يمكن الاستعانة بخبراء الموضوع (SMEs) لتقديم اقتراحات البرامج التدريبية.
تأهيل مقابل. التدريب: كيفية الجمع بينهما بشكل فعال
استثمر في التعلم المستمر
التعلم والتدريب لا ينتهيان أبدًا، حتى عندما يتقن الموظفون مسؤولياتهم اليومية ويمكنهم العمل بشكل مستقل. يجب عليك تعزيز ثقافة تشجع التقدم والتطور من خلال تعيين أعضاء الفريق في الدورات التعليمية والندوات وورش العمل ودعوتهم لحضور مؤتمرات الصناعة. عندما يتم تنمية هذه العادات منذ البداية، يصبح الموظفون أكثر حرصًا على مواصلة استكشاف فرص التعلم المتاحة لهم.
ترتيب عمليات تسجيل الوصول المتكررة
تعتبر جلسات التغذية الراجعة والاجتماعات الأسبوعية أمرًا محوريًا للموظفين للتكيف مع مناصبهم الجديدة وفهم الاتجاه الصحيح. يمكنك أتمتة عملية تقديم الملاحظات الخاصة بك من خلال برنامج الإعداد الخاص بك عن طريق إرسال الاستطلاعات والاستبيانات إلى أعضاء الفريق. لذلك، عندما يكون لديهم اجتماع فردي مع مديرهم، فإن الأخير يعرف بالفعل الأسئلة التي يحتاجون إلى الإجابة عليها وما هي التحديات التي يجب معالجتها.
صياغة قائمة مرجعية
لدى معظم المهنيين قائمة مهام يومية، تتضمن جميع المهام التي يجب عليهم الاهتمام بها. إن الإعداد والتدريب عبارة عن إجراءات تتضمن العديد من العناصر والتفاصيل المختلفة. لهذا السبب يجب عليك إنشاء قائمة مرجعية تتضمن جميع الخطوات اللازمة. شارك الوثيقة مع المجند واشرح العملية بالتفصيل. بمجرد الوصول إلى أحد المعالم الرئيسية، يمكنك شطبها من قائمتك.
تحديد الهيكل الخاص بك
يقوم هيكل الإعداد بتوسيع قائمة المراجعة عندما يبدأ الموظفون في فهم وظائفهم وكيف ينبغي عليهم القيام بها. يمكنك إبلاغهم بالتحديات المختلفة التي قد يواجهونها حتى يكونوا مستعدين للحوادث والتأخير. يشجع المديرون فرص التعلم ويقدمون التوجيه عند الضرورة. ولذلك، فإن الإضافات الجديدة تشعر بالدعم، وترتفع مشاركتها بشكل كبير.
إشراك الفريق بأكمله
يعد التعريف جزءًا من عملية الإعداد، حيث يجب على الموظفين الجدد التعرف على أعضاء فريقهم والتواصل معهم لبدء الازدهار في مناصبهم الجديدة. يمكنك ترتيب اجتماعات متكررة للفريق حيث يمكنك مناقشة الأمور المتعلقة بالعمل والشخصية. ويجب أن يكون المديرون حاضرين خلال هذه الاجتماعات لضمان سلاسة المحادثات أيضًا. يتمتع كل محترف بمنظوره الفريد، ويمكنه مشاركة معرفته مع الموظف الجديد لإثراء تجربته.
خاتمة
من الضروري إنشاء انقسام بين الإعداد والتدريب، على الرغم من أن الأخير هو في الواقع جزء من الإعداد. وذلك لأن العديد من الشركات تتجه مباشرةً إلى التدريب وتتخطّى جميع الخطوات الحاسمة التي يستلزمها الإعداد. يجب ألا يشعر الموظفون وكأنهم أجهزة الشركات التي يُتوقع منها أن تقدم أعلى مستوى من قدراتها طوال الوقت دون الشعور بالتحفيز أو الارتباط بفريقها. بغض النظر عن مدى روعة جلسات التدريب الخاصة بك، سيفتقر المحترفون إلى المشاركة والاستثمار العاطفي إذا كانت تجربتهم الإعدادية سيئة التصميم.
