تأهيل الموظفين الرقميين: الدليل الكامل

ما هو برنامج تأهيل الموظفين الرقمي؟

في عصر تكنولوجي متطور للغاية حيث تنتشر الأدوات الرقمية على نطاق واسع، لا يمكن للشركات تجنب دمجها في استراتيجيات الإعداد الخاصة بها. سواء كان موظفوك يعملون عن بعد أو في المكتب، يمكن لبرنامج الإعداد تبسيط الإجراء بأكمله لهم ولمحترفي الموارد البشرية. لا يزال يتعين على الموظفين الجدد التوقيع على المستندات القانونية، وتحميل التفاصيل الشخصية، وإكمال تدريبهم. والفرق الوحيد هو أن الأدوات الرقمية تعالج هذه المعلومات بدلاً من توزيع الإدارة للأوراق وتقديم المديرين جولة في المكتب. أول شيء تطلبه الشركات أثناء تأهيل الموظفين الرقميين هو التحقق من الهوية، مثل المعرفات وأرقام الضمان الاجتماعي وعناوين البريد الإلكتروني الشخصية. يرسل مسؤولو الإدارة جميع الأوراق اللازمة التي تحتاج إلى التوقيع، ويمكن للموظفين الجدد إكمالها باستخدام التوقيع الرقمي. بمجرد الانتهاء من البيروقراطية، يمكن لأعضاء الفريق بدء تدريبهم من خلال مكالمات الفيديو مع المديرين، والبرامج التعليمية، والدورات عبر الإنترنت.

تأهيل الموظفين الرقميين مقابل تأهيل الموظفين الرقميين تأهيل الموظفين التقليدي

أثناء عمليات الإعداد التقليدية، تقوم الشركات بطباعة مئات الصفحات من الأوراق، مما يزيد بشكل كبير من نفقاتها واحتمالات ضياع شيء ما أو وضعه في غير مكانه. يتم إجراء التدريب من قبل معلم لا يسمح للموظفين بمتابعة المواد الضرورية بالسرعة التي تناسبهم ولكن بالسرعة التي يحددها المنهج الدراسي. بالإضافة إلى ذلك، فإن المادة عادةً ما تكون عبارة عن مستندات كثيفة النصوص لا تعزز المشاركة وبدلاً من ذلك تصرف انتباه الأشخاص بعيدًا.

من ناحية أخرى، يستخدم الإعداد الرقمي منصات وبرامج عبر الإنترنت لمعالجة جميع البيانات والوثائق، مما يوفر تدابير أمنية قوية. يتم تقديم المواد التدريبية في أشكال وسائط مختلفة، بما في ذلك الفيديو والبودكاست والألعاب، مما يزيد من مشاركة الموظفين ويسمح للموظفين الجدد بخوضها بالسرعة التي تناسبهم. وأخيرًا، أحد الاختلافات الرئيسية بين الإعداد التقليدي والرقمي هو أن الأخير يقدم المساعدة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من خلال الأنظمة الآلية وروبوتات الدردشة. على العكس من ذلك، تتطلب الأساليب التقليدية من المدير أو المشرف الإجابة على الأسئلة عندما تكون متاحة.

4 فوائد الإعداد الرقمي

1. زيادة الكفاءة

بفضل العدد الكبير من البرامج المتاحة، يمكن لمديري الموارد البشرية الآن تخزين جميع الأوراق اللازمة في نظام مركزي ولا يضطرون إلى المرور عبر مجموعات من المستندات لتحديد ما يحتاجون إليه. كما يمكن للموظفين الجدد إرسال المستندات والعقود رقميًا بدلاً من الاضطرار إلى طباعتها وإرسالها عبر البريد. ليس هذا فحسب، بل يمكنهم بدء عملية الإعداد فورًا بعد تعيينهم طالما أن قسم تكنولوجيا المعلومات قد أنشأ حسابات الموظفين ووفر لهم إمكانية الوصول. لذلك، لا يتعين على أعضاء الفريق الانتظار حتى يتمكن المدير من مقابلتهم شخصيًا لإرشادهم خلال المواد التدريبية.

2. تحسين الاحتفاظ

يمكن أن يكون معدل دوران الموظفين مكلفًا للغاية، ولهذا السبب يجب عليك الاستثمار في إنشاء تجربة ترحيبية جذابة ومرنة. يسمح الإعداد الرقمي للموظفين الجدد بمواصلة تدريبهم بالسرعة التي تناسبهم. علاوة على ذلك، فإن المادة عادة ما تكون تفاعلية، مما يعني أن تفاعل الأشخاص يزداد ويكون انطباعهم الأول عن شركتك إيجابيًا. وهذا أمر ذو قيمة كبيرة، حيث يبدأ الموظفون في الشعور بأنهم جزء من شركتك عاجلاً ويشكلون روابط عاطفية معك ومع مؤسستك. ولذلك، فمن غير المرجح أن يبحثوا عن فرص أخرى في أي وقت قريب.

3. انخفاض التكاليف

وبصرف النظر عن توفير الموارد على مواد الطباعة، فإن تأهيل الموظفين الرقمي يلغي الحاجة إلى معلمين في المكتب. يمكن للمديرين والمشرفين التركيز على مهامهم أثناء الاجتماع مع الموظفين الجدد لفترة وجيزة عبر مكالمة فيديو لشرح الوظائف الأساسية والإجابة على أسئلتهم. يمكن للموظفين الوصول رقميًا إلى معظم المعلومات التي يحتاجون إليها ولا يحتاجون إلى إشراف مستمر.

4. دعم 24/7

في عملية الإعداد التقليدية، يحتاج الموظفون إلى رفع تذاكر الدعم كلما كانت لديهم أسئلة بخصوص تدريبهم أو مهام العمل. ومع ذلك، يوفر برنامج الإعداد الرقمي دعمًا مستمرًا دون التواجد الفعلي لزميل. تدمج العديد من الشركات أدوات الذكاء الاصطناعي، مثل روبوتات الدردشة، للإجابة على الأسئلة الشائعة ومساعدة أعضاء الفريق على التنقل في بيئات الشركة.

تحديات تأهيل الموظفين الرقميين

مثل أي نشاط يعتمد على التكنولوجيا عن بعد، يمكن أن يجعل الإعداد الرقمي الموظفين يشعرون بالعزلة وليسوا جزءًا من فريق متماسك. يمكن معالجة هذه المشكلة من خلال البقاء على اتصال وثيق مع الموظفين الجدد والاستماع إلى مخاوفهم وملاحظاتهم. ولكن قد لا يكون هذا هو التحدي الوحيد. يمكن أن تكون بعض عمليات الإعداد مملة وتفشل في إشراك أعضاء الفريق في المواد التدريبية. لهذا السبب يجب عليك دمج الاختبارات ومقاطع الفيديو والألعاب لإثارة اهتمام الجميع وتفانيهم. أحد المخاطر الإضافية التي تواجهها عند تأهيل موظفين جدد هو إغراقهم بكمية كبيرة من المواد التعليمية. ولمواجهة مثل هذا التأثير، يجب عليك توفير تدريب صغير الحجم والسماح للجميع بإكمال كل خطوة بالسرعة التي تناسبهم.

نصائح لخلق تجارب فعالة

يبدأ الإعداد مباشرة بعد المقابلة

تعد عملية الإعداد المسبق خطوة تتخطاها العديد من الشركات في حين أنها في الواقع واحدة من أهم الخطوات. بعد قيامك بتعيين موظف جديد، يجب عليك إرسال حزمة ترحيب لموظفك، بما في ذلك مزايا شركتك وخصائصها الثقافية. دعهم يعرفون كيف يبدو تدريبهم وقم بتطوير جميع الوحدات. اطلب من قسم تكنولوجيا المعلومات لديك إنشاء جميع حسابات الشركة الضرورية ومنح حق الوصول إلى النظام الأساسي. إذا قمت بتوفير المعدات، فتأكد من استلامها قبل تاريخ البدء. قم أيضًا بإعداد مكالمات الفيديو حتى يعرف الموظفون الجدد من سيجتمعون معهم. وأخيرًا، قم بإبلاغ بقية أعضاء الفريق بخصوص العضو الجديد.

التواصل بشكل فعال ومستمر

تخيل مدى شعور الموظف الجديد بالحرج والتوتر في يومه الأول في العمل. إنهم لا يعرفون أحداً أو كيف يتدفق العمل في شركتك. لذا، اطلب من المديرين والمشرفين لديك التواصل بانتظام وتقديم تعليقات مفصلة فيما يتعلق بمهام الموظف وأهدافه. التحدث عن الأمور الشخصية أيضًا يمكن أن يساعد في كسر الجمود وتعزيز بيئة ترحيبية. اجعل نفسك متاحًا في حالة وجود أسئلة لديهم واطلب من زملائك الترحيب الحار بالأعضاء الجدد لجعلهم يشعرون وكأنهم في منزلهم.

مشاركة الأهداف مع الموظفين

يجب أن يكون لدى الموظفين السعداء والمزدهرين خطة واضحة ومجموعة من الأهداف لتحقيقها. يمكنك تنفيذ خطة 30-60-90 في إعداد الموظفين الرقمي الخاص بك وتسليط الضوء على الأهداف التي يجب على الموظفين الوصول إليها خلال الأشهر الثلاثة الأولى. يجب أن تكون هذه الأهداف ذكية، أي محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية ومحددة زمنياً. لا تثقل كاهلهم بالكثير من المسؤوليات والمهام، لأنك تخاطر بالإرهاق. يمكنك إنشاء بيئة رقمية مشتركة حيث يمكن لكل من المتدربين والمديرين الإشراف على التقدم ومشاركة التعليقات.

تعيين معلمه

يمكن أن يكون نظام المرشد أو الأصدقاء استثنائيًا في مساعدة الموظفين الجدد على التعرف على دورهم الجديد وبناء علاقات ودية مع زملائهم. إن وجود زملاء عمل أكثر خبرة يظهرون لهم خصوصيات وعموميات مكان عملهم يساعدهم على الشعور بالراحة ويصبحون منتجين بسرعة. اسمح للأصدقاء ببناء علاقة ثقة بشكل ثابت من خلال مكالمات أو اجتماعات تسجيل الوصول المتكررة وجلسات التعليقات وتذكيرات التدريب. لا تضغط على المرشدين للالتزام بإطار زمني صارم، حيث يتعين عليهم إنجاز مهامهم المتعلقة بالعمل أيضًا.

قياس مؤشرات الأداء الرئيسية وتحديد الجداول الزمنية

يستلزم تأهيل الموظفين الرقميين قياس نجاح الموظفين الجدد ومعدلات إكمال التدريب. يجب على المديرين تحديد جدول زمني لجميع الخطوات اللازمة. بهذه الطريقة، يمكن للجميع التحقق من تقدم الموظف الجديد والاحتفال بالإنجازات المهمة. يجب تحديد المتطلبات والأهداف بوضوح منذ البداية حتى يعرف أعضاء الفريق ما هو متوقع منهم. يجب على المشرفين إعداد اجتماعات بانتظام لمناقشة الخطوات التالية وتقديم التعليقات والإجابة على الأسئلة. إذا لم يحقق الموظفون أهدافهم، فيجب عليك وضع خطة لمساعدتهم على التغلب على هذه الصعوبات.

كيفية العثور على أفضل أداة Onboarding

إذًا، كيف يمكنك تحديد برنامج الإعداد المثالي لموظفيك؟ هناك بعض الخصائص الأساسية التي يجب أن تبحث عنها، بما في ذلك الإعداد المسبق الموجه، والمخطط التفصيلي المنظم، وميزات الأتمتة، وإمكانية تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، ومنصات الاتصال. يجب أن يكون لدى الموظفين الجدد لديك قاعدة بيانات يمكنهم من خلالها تحديد وحدات التدريب الخاصة بهم، ووثائق الموارد البشرية، ونظرة عامة على سير العمل. وأيضًا، يجب أن يكون من السهل عليهم طلب إجازة والاتصال بكل شخص في الشركة بسهولة. تتيح مثل هذه المنصات للقادة التحقق من تقدم كل موظف وتتبع إنجازات الجميع وأعياد ميلادهم، مما يساعدك على عدم نسيان الاحتفال بالتواريخ المهمة.

خاتمة

لقد ارتفع العمل عن بعد بشكل كبير بعد الوباء، وتحتاج الشركات إلى موظفين للتكيف ويصبحوا منتجين بسرعة. لذلك، يعد الإعداد الرقمي الحل الأمثل لتدريب الأشخاص بشكل فعال ودمجهم في ثقافة شركتك. حتى لو كنت تقوم بتعيين أكثر من عشرة متخصصين في نفس الوقت، يمكن للأدوات المتاحة عبر الإنترنت أن تساعدهم في تنظيم سير عملهم وتتبع تقدمهم. ومع ذلك، لا يزال يتعين عليك مطالبة المديرين والمشرفين بالبقاء على اتصال مع الموظفين الجدد أثناء تنقلهم في بيئة مكان عملهم الجديد.