الشفافية في مكان العمل: المزايا والعيوب

ماذا يعني أن تكون شفافًا في مكان العمل؟

مع تحول أصحاب العمل إلى ترتيبات عمل مرنة، لا يمكن للموظفين التواجد دائمًا في المكتب والتعرف على ما يجري. وجدت الأبحاث أن 80% من العمال يرغبون في الحصول على فهم أفضل لكيفية اتخاذ القرارات، بينما يحتاج 87% منهم إلى الشفافية في أماكن عملهم. في مثل هذه البيئات، يكون القادة على تواصل متكرر ومفتوح مع موظفيهم فيما يتعلق بأهداف الشركة، والمشكلات، والإيرادات، وردود الفعل، والقرارات. في المقابل، تشجع القوى العاملة الأشخاص على التعبير عن آرائهم وأفكارهم وتقديم ملاحظاتهم فيما يتعلق بأي موقف. بالإضافة إلى ذلك، كل موظف على علم بالأجر الذي يتلقاه كل فرد في الشركة، لذلك يتم ضمان المساواة. في حين أن هذا النهج قد يبدو مشابهًا للشركات الناشئة، إلا أنه يمكن أيضًا اعتماده من قبل الشركات الكبرى التي ترغب في أن تكون أكثر انفتاحًا مع موظفيها وإشراكهم في المسائل الإدارية.

مزايا الشفافية في مكان العمل

يبني الثقة ويحسن التواصل

التواصل المفتوح والصادق يبني الثقة ليس فقط بين أصحاب العمل والموظفين ولكن أيضًا بين القوى العاملة. عندما يكون الناس على دراية بالممارسات التجارية وكيفية اتخاذ القرارات، فإنهم يشعرون أن شركاتهم صادقة. ولذلك، يزداد ولائهم، وتقل فرصهم في ترك مكان عملهم. بالإضافة إلى ذلك، من خلال الصدق، تعمل المؤسسات على تخفيف المخاوف وتبديد الشائعات التي يمكن أن تكون مدمرة لديناميكيات الفريق. ونتيجة لذلك، يدرك أعضاء الفريق الأهداف المشتركة ويتجهون نحو تحقيقها. يشعر الجميع بالثقة في أنفسهم وفي تقديم الملاحظات وتلقيها. بالإضافة إلى ذلك، لا يخاف الموظفون من الاتصال بصاحب العمل للحديث عن الأفكار أو المخاوف. وذلك لأنهم يعرفون أنه سيتم الاستماع إليهم باحترام، ولن يكون هناك أي رد فعل عنيف.

يزيد من السيطرة ويعزز اتخاذ القرار

الموظفون الذين لديهم معلومات داخلية تتعلق بشركتهم لديهم فهم أفضل لأهدافهم الشخصية والمشتركة. إنهم يدركون تمامًا دورهم وما هو متوقع منهم للوصول إلى أهداف الشركة. ولذلك، فإنهم يشعرون بالسيطرة على حياتهم المهنية ومهامهم اليومية حيث يدركون الطريقة التي يساهم بها عملهم في تحقيق الأهداف النهائية لمؤسستهم. وبالتالي، يمكنهم اتخاذ قراراتهم الخاصة بشكل أكثر كفاءة دون خوف من أي أخطاء محتملة. وحتى في حالة وجود عقبات وأخطاء، فإنهم يشعرون بالراحة في التواصل مع زملائهم أو مديريهم وطلب المساعدة منهم وردود الفعل.

يحسن الإنتاجية والمشاركة

عندما يكون المدير أو القائد منفتحًا بشأن ثقافة الشركة وأولوياتها ونضالاتها، فمن المرجح أن تزداد مشاركة الموظفين. وأيضًا، عندما يكون الأشخاص على دراية باستراتيجية الشركة وجدول أعمالهم اليومي، يمكنهم إعداد أنفسهم بشكل مناسب. إن عدم معرفة ما تسعى شركتهم لتحقيقه وكيف يتناسبون مع الإطار يمكن أن يخلق ضغطًا مفرطًا ويعيق ديناميكيات الفريق. ومن ناحية أخرى، عندما يشارك القادة المعلومات مع الجميع، فإنهم يجعلونهم يشعرون وكأنهم جزء لا يتجزأ من الشركة. في هذه الحالة، يشعر الزملاء بالراحة عند طلب المساعدة من بعضهم البعض والتعاون لتحقيق الأهداف المشتركة أيضًا. يزداد رضاهم العام عندما يلاحظون مدى تقدير واحترام مساهماتهم.

يزيد الأرباح

تسير الربحية جنبًا إلى جنب مع المشاركة، حيث أنه كلما زاد تفاعل الموظفين، زادت صعوبة عملهم لتحقيق أهداف الشركة. المنظمات التي تتمتع بمستويات عالية من الشفافية تسجل هوامش ربح أعلى من المتوسط. وذلك لأن هذه الشركات توفر جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها القوى العاملة لديها لخدمة عملائها بكفاءة وبناء الثقة والولاء معهم. عندما يكون لدى الجميع فهم واضح لأهداف الشركة، فسوف يسعون جاهدين للتفكير في أفكار وحلول مبتكرة. وبالتالي، فإن زيادة الأرباح والأداء توفر للناس المزيد من الفرص لتطوير مهارات جديدة ومواصلة النمو.

مساوئ الشفافية في مكان العمل

الزائد مع المعلومات

ليس كل موظف مجهزًا بالقدرة على تصفية المعلومات وتحديد أولويات مهام معينة على المهام الأخرى. لذا، فإن تلقي مجموعة من المعلومات يمكن أن يؤثر على تركيزهم. وقد لا يكونون قادرين على التركيز بشكل واضح على مهمة واحدة في كل مرة، والتفكير في جميع المهام الأخرى التي يتعين عليهم القيام بها للوصول إلى الهدف النهائي. وهذا صحيح بشكل خاص عندما لا يحدد القادة الأولويات ولكنهم يتركون الأمر بالكامل للموظفين لاتخاذ القرارات. عند الشعور بالإرهاق، قد يصاب الموظفون بالارتباك. ونتيجة لذلك، قد يتم التغاضي عن أجزاء مهمة من المعلومات والمهام أو إساءة الحكم عليها باعتبارها ثانوية أو أقل أهمية.

يفتقر إلى الخصوصية

عندما يعرف كل شخص في المكتب ما يفعله كل شخص، فقد يتم انتهاك الخصوصية الفردية. أيضًا، قد يشعر الموظفون أنهم يخضعون للمراقبة والحكم في كل دقيقة من اليوم. ولذلك قد تتحطم ثقتهم بأنفسهم ويخنق إبداعهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن مراقبة تقدم الزملاء يمكن أن يخلق ضغطًا على الموظفين ويجعلهم يبدأون في مقارنة أنفسهم، مما يؤدي إلى انخفاض احترام الذات. وقد يؤدي ذلك أيضًا إلى زيادة المنافسة بين أعضاء الفريق، الذين، بدلًا من التعاون، يبدأون في رؤية بعضهم البعض كعقبات يجب عليهم تجاوزها. وأخيرًا، تكون السرية أيضًا في خطر عند تطبيق الشفافية في مكان العمل. قد يواجه القادة والمديرون صعوبة في الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة، مما يتسبب في تسرب بيانات العميل.

يخلق التحديات التشغيلية

لتعزيز الشفافية في مكان العمل، تحتاج المؤسسات إلى منح حق الوصول المتساوي إلى بيانات الشركة لجميع الموظفين. بالنسبة للمبتدئين، يمكن أن تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً وقد تتطلب الكثير من الموارد والبنية التحتية لإكمالها. ومع ذلك، لا ينبغي أن يكون هذا هو الاهتمام الرئيسي للمنظمة لأنه كلما زاد عدد الأشخاص الذين يصلون إلى المعلومات الخاصة، زاد خطر التسريبات. قد تسمح نقاط الضعف الداخلية للمنافسين بإدخال الملفات السرية للشركة وسرقة البيانات. وبالتالي، قد يستخدمون المعلومات المسروقة للتفوق على منافسيهم. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم إبلاغ العملاء بمثل هذه التسريبات، فقد يفقدون ثقتهم وولائهم.

كيفية العثور على التوازن الصحيح

إذا كانت المنظمات تؤمن حقًا بفوائد الشفافية، فيجب عليها تنفيذها باستخدام الأساليب والأدوات الصحيحة. أولاً، عليهم أن يوازنوا بين المسؤولية والشفافية. ولتحقيق ذلك، يجب على القادة تشجيع التواصل المفتوح وطلب تعليقات موظفيهم. ويجب عليهم أيضًا قبول المسؤولية عن أخطائهم وشرح الأسباب وراء قراراتهم. إن القيادة بالقدوة ستساعد الموظفين على التصرف بشكل مماثل والانفتاح على تلقي التعليقات. ومع ذلك، يمكن للمؤسسات أن تختار الشفافية بشكل انتقائي وعدم الكشف عن كل جزء من المعلومات لموظفيها. ونتيجة لذلك، يشعر الموظفون بالثقة، ولا يخشى العملاء احتمال تسرب المعلومات السرية.

خاتمة

ورغم أن الشفافية في مكان العمل قد تكون مفيدة، فلا ينبغي لنا أن نتعامل معها باعتبارها علاجاً واحداً يناسب الجميع. كل منظمة فريدة من نوعها في كيفية إدارة موظفيها وشؤونها الداخلية، وقد لا يكون هذا النهج مفيدًا. ولهذا السبب، يجب على المنظمات التي ترغب في اعتماد التواصل المفتوح والصدق أن تزن بعناية ودقة الإيجابيات والسلبيات. ويجب عليهم أن يضعوا في اعتبارهم أن الشفافية هي طريق ذو اتجاهين، ويجب أن يكونوا مخلصين كما يتوقعون من القوى العاملة لديهم.