ما هو الإعداد؟
لا أحد يحب أن يشعر بالضياع عند بدء وظيفة جديدة، لكن معظم الناس يشعرون بمستوى معين من التوتر في يومهم الأول وحتى خلال الأسابيع القليلة الأولى. أفضل شيء يمكنك القيام به للترحيب بالوافدين الجدد إلى شركتك هو إعداد برنامج تأهيل. من خلال ذلك، أنت لا تساعدهم فقط في الأعمال الورقية (والتي يمكن أن تكون كثيرة)، ولكنك تظهر لهم أيضًا ما تمثله الشركة، وما هو دورهم، ومدى حماسك لانضمامهم إلى الشركة. تعد الدورات التدريبية، والتعريف بأعضاء الفريق، والعروض التقديمية حول السياسات والإجراءات، كلها خطوات ضرورية أثناء عملية الإعداد لمساعدة الموظفين الجدد على التأقلم. دعونا نرى لماذا تعتبر هذه الفكرة جيدة دائمًا وما هي المراحل الأربع للتأهيل.
لماذا تحتاج إلى عملية Onboarding؟
عندما تقوم بإحضار موظفين جدد إلى فريق العمل، فإن هدفك الرئيسي هو أن تظهر لهم أنهم موضع تقدير منذ البداية. ومن خلال منحهم عملية تأهيل قوية وترحيبًا حارًا، سيشعرون وكأنهم جزء من الفريق وأن الشركة تستثمر في نجاحهم. وهذا يمكن أن يعزز ثقتهم وتحفيزهم حقًا، مما يجعلهم أكثر حماسًا وفعالية منذ البداية.
الوضوح مهم بنفس القدر. يحتاج الموظفون الجدد فقط إلى معرفة ما يفترض بهم فعله وما هي طبيعة الشركة. إذا لم يفعلوا ذلك، فقد يصابون بالارتباك، أو يخطئون، أو يلتقطون بعض العادات السيئة التي يصعب التخلص منها، مثل أداء المهام بشكل غير صحيح. إن منحهم فكرة واضحة عن مسؤولياتهم وأهداف الشركة يساعدهم على البقاء على المسار الصحيح.
ودعونا لا ننسى الكفاءة. فقط تخيل مقدار الوقت والجهد الذي يتم إهداره عندما يتعين على الموظفين الجدد اكتشاف الأمور بأنفسهم. يمكن للمقدمة الجيدة أن تساعدهم حقًا على تسريع وتيرة عملهم وتسهيل عملهم. بالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر على الجميع من الاضطرار إلى الإجابة على الأسئلة باستمرار أو إصلاح الأخطاء.
المراحل الأربع لتأهيل الموظفين
1. الصعود المسبق
الإعداد المسبق هو المرحلة الأولى من عملية الإعداد. يبدأ بمجرد قبول المرشح لعرض عملك وينتهي في أول يوم له في العمل. أول شيء يجب الانتباه إليه هنا هو التواصل. على سبيل المثال، يمكنك إرسال رسالة ترحيب صادقة عبر البريد الإلكتروني، وتحيتهم والتعبير عن مدى تطلعك إلى انضمامهم إلى فريق العمل، بالإضافة إلى تقديم نظرة داخلية لهم حول ما يمكن توقعه وغيرها من المعلومات المهمة. بعد ذلك، اعتني بالأمور اللوجستية. تأكد من إكمال جميع الأوراق اللازمة قبل البدء، بما في ذلك النماذج الضريبية أو العقود أو أي مستندات أخرى ذات صلة. يمكن أن يساعدك برنامج الإعداد في ذلك، من خلال أتمتة عملية جمع الأوراق ومراجعتها. وأخيرًا، حافظ على الإثارة حية من خلال التواصل معهم بانتظام قبل تاريخ البدء وجعلهم يتطلعون إليه.
2. تأهيل الموظفين الجدد والترحيب بهم
منذ اللحظة التي تطأ فيها قدم الموظف الجديد المكتب، يجب أن تجعله يشعر وكأنه عضو مهم في عائلة شركتك. خلال مرحلة الإعداد، عليك التركيز على الترحيب بهم رسميًا في الفريق، مهما كان ما يستلزمه ذلك. الجانب الأكثر أهمية هو تزويدهم بجميع المعدات والأدوات والبرامج التي يحتاجونها لأدوارهم. امنحهم أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم، وأنشئ بريدًا إلكترونيًا للعمل، وامنحهم إمكانية الوصول إلى منصات الشركة، وساعدهم على التنقل عبر البرامج إذا لم يكونوا على دراية بها. يعمل نظام الأصدقاء بشكل رائع خلال هذه المرحلة. قم بإقران موظفيك الجدد مع الموظفين المتمرسين، وساعدهم على التأقلم وتكوين علاقات قوية مع أقرانهم. يمكن لصديق الإعداد أن يوضح لهم خصوصيات وعموميات منصبهم، ويشارك النصائح، ويقدمهم إلى بقية أعضاء الفريق بشكل عضوي.
3. التدريب
أثناء التدريب، سيتعلم موظفوك الجدد كل ما يتعلق بالشركة. يجب أن تتعمق الدورات التدريبية في بيئة العمل، مما يتيح للقادمين الجدد الفرصة للتعرف على ماهية الشركة وكيف ستبدو أيام عملهم. تذكر أن الأمر لا يتعلق فقط بحفظ قواعد الشركة وسياساتها؛ أنت تدربهم لأنك تريد أن تمنحهم كل الأدوات التي يحتاجونها للنجاح في أدوارهم. ولكن كيف يمكنك أن تفعل ذلك بشكل جيد؟ أولا، لديك خطة قوية. قبل أن يبدأ الموظفون الجدد، يجب عليك إنشاء برنامج تدريبي بناءً على أدوارهم ومسؤولياتهم. ثم اختر طريقة التقديم – هل هي ورش عمل أم جلسات شخصية أم برامج إرشادية أم دورات عبر الإنترنت؟ اجعل التدريب جذابًا قدر الإمكان، لأن الموظفين يبدأون في التعلم بشكل أفضل بمجرد أن يشعروا بالراحة في استخدام مهاراتهم.
4. الانتقال إلى الدور الجديد
لا يتوقف الإعداد عندما يبدأ الموظفون الجدد في اكتشاف كل شيء. ويستمر معهم في تحمل المزيد من المسؤوليات والملكية. خلال هذه المرحلة، يركز الموظفون الجدد على الاندماج في الفريق وأن يصبحوا جزءًا مهمًا منه. لكنهم بحاجة أيضًا إلى التميز. يجب عليهم اغتنام كل فرصة تتاح لهم لعرض مهاراتهم ومعرفتهم في مكان عملهم الجديد، وإظهار أنهم مناسبون تمامًا لهذا الدور. لذا، يجب عليك تشجيعهم على المبادرة، والتعبير عن آرائهم، وبالطبع مواصلة تعلم مهارات جديدة. التدريب هو عملية مستمرة، وما إذا كانوا يريدون البقاء على اطلاع بأحدث اتجاهات الصناعة أو تعلم كيفية استخدام أحدث البرامج، فيجب عليهم أن يظلوا فضوليين. وأخيرا، التكيف هو المفتاح. يجب أن يكون الموظفون الجدد منفتحين على التجارب الجديدة وأن يتبنوا التحديات.
خاتمة
من المهم أن تضع في اعتبارك أن عملية الإعداد ليست مهمة لمرة واحدة؛ إنها عملية مستمرة. يجب على الشركات دائمًا تحسين إجراءات الإعداد الخاصة بها لتلبية الاحتياجات المتطورة لموظفيها ومنحهم أفضل تجربة ممكنة. من خلال التعرف على هذه المراحل الأربع من عملية الإعداد ووضعها موضع التنفيذ، يمكنك خلق جو يكون فيه الجميع منخرطين ومنتجين ويريدون البقاء.
