الذكاء الاصطناعي في عملية تأهيل الموظفين: دليل كامل

كيف تعمل أتمتة Onboarding؟

عادةً ما يستلزم الترحيب بعضو جديد في الفريق التعاون بين الأقسام المختلفة والكثير من الأعمال الورقية. يمكن للذكاء الاصطناعي الاهتمام بالكثير من الجانب الإداري لتأهيل الموظفين من خلال أتمتة المهام المتكررة وتقليل الأخطاء. يمكن لمحترفي الموارد البشرية تقديم تعليمات مفصلة للخوارزمية بحيث تبلغ الموظفين بكل خطوة من خطوات العملية وتجيب على الأسئلة الشائعة من خلال برامج الدردشة الآلية. كما يمكن لـ GenAI إنشاء وإرسال وإدارة جميع الأوراق اللازمة التي يجب على الأشخاص ملؤها وتحميلها إلى النظام. عند اكتمال كل خطوة، يمكن للذكاء الاصطناعي إرسال رسائل إلى الأفراد بخصوص الفصول التالية من تدريبهم، وتسليط الضوء على مجالات التحسين، وجمع رؤى تحليلية فيما يتعلق بأدائهم. بهذه الطريقة، يتلقى المرشحون التعليقات في الوقت المناسب دون الحاجة إلى الانتظار حتى يقوم المدير بترتيب اجتماع معهم. يتلقى متخصصو الموارد البشرية بيانات الخوارزمية ويحصلون على صورة واضحة لإبداءات الإعجاب وعدم الإعجاب والأهداف ونقاط الضعف للموظفين الجدد حتى يتمكنوا من صياغة مسارات التعلم والتطوير.

فوائد الذكاء الاصطناعي في تأهيل الموظفين

تجارب شديدة التخصيص

يجب ألا يشعر الموظفون الجدد بالترحيب في فريقك فحسب، بل يجب أن يكون لديهم أيضًا فهم واضح لعملية الإعداد. يمكن للذكاء الاصطناعي إرسال رسائل بريد إلكتروني ترحيبية مخصصة مباشرة بعد تعيين شخص ما وإعداد قوائم مرجعية فيما يتعلق بالخطوات اللازمة خلال مراحل التدريب المختلفة. يمكنك أيضًا برمجة الخوارزمية لإرسال طلبات التعليقات والاستبيانات إلى الموظفين بانتظام حتى تعرف ما يشعرون به تجاه الإجراء وما إذا كنت بحاجة إلى تعديل عملية الإعداد الخاصة بك. يمكن للذكاء الاصطناعي للمحادثة أيضًا التفاعل مع أعضاء الفريق في الأمور المتعلقة بالأسئلة الشائعة والخطوات التالية والمشكلات أثناء التدريب. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين الحصول على الموارد والخرائط المهنية المخصصة والموجهين.

مساعدة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من خلال Chatbots

يتلقى معظم الموظفين التدريب والتوجيه من المدير أو المشرف الذي يشرح كل خطوة من الرحلة. ومع ذلك، قد تكون المعلومات ساحقة بالنسبة للكثيرين، وقد تتطلب اجتماعات إضافية. لتجنب زيادة العبء على القوى العاملة لديك، يمكنك اختيار برنامج الدردشة الآلي المتاح للإجابة على الأسئلة وشرح العمليات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. بدءًا من المستندات المتعلقة بالموارد البشرية إلى الموارد الضرورية، يمكن للمحترفين سؤال الروبوت بدلاً من مراسلة المدير.

عمليات توفير الوقت

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يجعل عملية تأهيل الموظفين أسهل بكثير لمحترفي الموارد البشرية والإدارة، لأنه يتعامل مع المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً. على سبيل المثال، يمكنه إنشاء حسابات وملفات تعريف جديدة بمجرد تلقي معلومات الموظف الجديد. كما أنه يجمع سجلات التدريب والنتائج والتعليقات لتزويد الإدارة ببيانات ثاقبة فيما يتعلق بأداء الموظف أثناء تقديم اقتراحاتها الخاصة. ونتيجة لذلك، يمكن للموظفين التركيز بشكل أكبر على المهام التي لا يمكن فيها تنفيذ الأتمتة وتعزيز العلاقات الشخصية والمثمرة مع أعضاء الفريق الجدد.

زيادة المشاركة

تشير البيانات إلى أن حوالي 16% من الاستنزاف في الشركات الكبيرة يظهر خلال الأشهر الستة الأولى. وهذا يعني أن الموظفين الجدد يبدأون في البحث عن فرص جديدة عندما تكون تجربتهم في الإعداد مخيبة للآمال. عندما يتم تنفيذ الذكاء الاصطناعي بعناية في عملية تأهيل الموظفين، يتم تسريع جميع العمليات، وينخفض ​​الوقت اللازم للإنتاجية بشكل كبير. يمكن لأعضاء الفريق الجدد إكمال جميع الخطوات اللازمة بسرعة وكفاءة والبدء في الإنتاج الكامل، والحصول على شعور بالإنجاز. يبدأون على الفور العمل في المشاريع والارتقاء بمسيرتهم المهنية نحو تحقيق أهدافهم الشخصية.

التواصل متعدد اللغات

بفضل العمل عن بعد، لا تقتصر الشركات على توظيف أشخاص من نفس البلد أو يتحدثون لغتهم الوطنية. وهذا يعني أنك غالبًا ما تتعاون مع محترفين يتحدثون لغات مختلفة. يجب عليك إنشاء عملية تأهيل متنوعة وتلبي تفضيلاتهم. يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في تنظيم عملية الإعداد بلغات مختلفة بحيث يكون التواصل سلسًا ولا تضيع رسائلك أثناء الترجمة. وهذا لا يعني أنك ستحتاج إلى تعلم لغات أخرى، ولكنك تجعل عملية التدريب أسهل للموظفين الجدد.

حالات استخدام ملهمة للذكاء الاصطناعي في تأهيل الموظفين

دروس فيديو تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي

قد يكون إنشاء مقاطع فيديو وأدلة ترحيبية للموظفين أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة للعديد من الشركات. ولهذا السبب يمكنك استخدام الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي لإنشاء مقاطع فيديو تحتوي على صور ونصوص تشرح وظائف الشركة الأساسية وتوجهها إلى الخطوات التالية. كل ما عليك فعله هو إضافة النص الذي تريد أن يقوم الذكاء الاصطناعي بنسخه إلى كلام طبيعي. يمكنك أيضًا الاختيار من بين العشرات من الصور الرمزية التي سيشاهدها الموظفون الجدد أثناء الفيديو.

روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي

عادةً ما يكون لدى الموظفين الجدد العديد من الأسئلة المتعلقة بشركتك ومسؤولياتهم ومواردهم. ومع ذلك، لا يتطلب كل استفسار اهتمام المدير. قد تكون بعض الأسئلة بسيطة للغاية لدرجة أن برنامج الدردشة الآلي يمكنه الإجابة عليها بفضل الإعدادات المحددة مسبقًا. يمكن لبعض الأدوات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي تقديم مساعدة سياقية بأكثر من 30 لغة عبر عناصر واجهة مستخدم مصممة خصيصًا أو من خلال تطبيقات الاتصال مثل WhatsApp وFacebook Messenger.

ردود الفعل المستندة إلى البيانات

مع استمرار عملية تأهيل الموظفين، يمكن للذكاء الاصطناعي إرسال استطلاعات واستبيانات آلية للأشخاص للتعبير عن آرائهم ومخاوفهم بشأن العملية برمتها. ويمكنه أيضًا ترتيب اجتماعات بين المديرين والمتدربين حتى يتمكنوا من مناقشة أدائهم والتطرق إلى نقاط ملاحظاتهم. يعد ترتيب الاجتماعات في الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على علاقة وثيقة مع الموظفين والسماح لهم بطرح الأسئلة ومناقشة الصعوبات المحتملة.

استراتيجيات الدفع

تعتبر الوكزات بمثابة دفعات طفيفة في الاتجاه الصحيح، ويمكن لأتمتة مثل هذه الممارسة أن ترفع من مستوى خبرات تأهيل الموظفين. التنبيه هو حل غير تدخلي وفعال من حيث التكلفة لإدارة تدريب الفرد وإعادته إلى المسار الصحيح إذا انحرف عن ذلك. هناك تطبيقات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تنفذ التنبيهات بعناية ومنهجية للحفاظ على مستويات المشاركة العالية وزيادة الإنتاجية. بدلاً من قيام المدير بفحص أداء الفرد يدويًا وتصحيح اتجاهه، يمكن لـ GenAI أن يتحمل هذه المسؤولية.

معدلات الانتهاء من الإعداد

هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل موظفيك يواجهون صعوبة في إكمال المواد التدريبية الخاصة بهم. ربما يكون المحتوى هائلًا، ومع مهامهم ومشاريعهم، فإنهم يجدون صعوبة في إيجاد الوقت لإكماله. تقوم أدوات الذكاء الاصطناعي بتتبع معدلات الإنجاز وإعلامك بالتقدم الذي يحرزه كل موظف جديد. إذا كانت أسعارهم منخفضة، يمكنك ترتيب اجتماع ومناقشة ما يزعجهم. بهذه الطريقة، يمكنك مساعدتهم على استعادة اهتمامهم وإصلاح الأخطاء التي تعيق تقدمهم.

خاتمة

في حين أن تطبيق الذكاء الاصطناعي في تأهيل الموظفين يعد أمرًا واعدًا ويحمل العديد من الفوائد، إلا أنه قد يكون أمرًا صعبًا أيضًا. يمكن أن تسبب الطبيعة غير الشخصية للتفاعل مع الآلة مشاعر الوحدة لدى العديد من المرشحين الذين يحتاجون إلى التواصل البشري. لهذا السبب يجب عليك إنشاء توازن صحي بين الأتمتة والتدخل البشري حتى يشعر الأشخاص بالارتباط بعلامتك التجارية وجزء من فريق متماسك. لا تحاول استبدال موظفي الموارد البشرية لديك بـ GenAI، حيث أن العلاقات الشخصية لا تزال جوهر جميع الوظائف المهنية.