قوالب البريد الإلكتروني لتأهيل الموظفين الجدد لتوفير الوقت
عندما تفكر في رسالة تأهيل بالبريد الإلكتروني، ما الذي يتبادر إلى ذهنك؟ في الأساس، إنها أول رسالة بريد إلكتروني ترسلها الشركة إلى الموظفين الجدد للترحيب بهم وإعدادهم لرحلتهم الجديدة. إنها أيضًا طريقة رائعة لجعلهم يشعرون وكأنهم جزء من الفريق حتى قبل أن يبدأوا العمل. إذا كنت تريد تسهيل الأمور، فيمكنك استخدام قالب البريد الإلكتروني الخاص بتأهيل الموظف الجديد. فكر في الأمر كرسالة مكتوبة مسبقًا يمكنك تخصيصها حسب الحاجة. توفر لك هذه القوالب الوقت وتضمن أن جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها متسقة. كما أنها تسمح لك بإضافة لمسات شخصية مثل اسم المستلم أو دوره، وهو أمر مهم لأنه يحدد نغمة إيجابية للموظفين الجدد. يمكن أن توفر رسائل البريد الإلكتروني أيضًا معلومات مهمة حول اليوم الأول للموظفين الجدد، وما يجب عليهم إحضاره، وحتى بعض الحقائق الممتعة عن الفريق. إنها طريقة رائعة لعرض ثقافة شركتك أيضًا. بالإضافة إلى ذلك، تعد رسائل البريد الإلكتروني هذه عملية، لأنها تزود الوافدين الجدد بجميع المعلومات التي يحتاجونها قبل البدء، مثل تفاصيل تسجيل الدخول وروابط التدريب وحتى قواعد اللباس. دعونا نرى ما يلزم لإنشاء بريد إلكتروني مصمم جيدًا ونعرض لك بعض قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بتأهيل الموظفين الجدد لجعل عملك أسهل بكثير.
ما يجب تضمينه في البريد الإلكتروني الترحيبي الخاص بتأهيل الموظف الجديد
عند إعداد بريد إلكتروني ترحيبي لموظف جديد، من المهم العثور على مزيج جيد من المعلومات وجعله يشعر بالترحيب. ابدأ بتحية ودية، مقدمة عن نفسك ودورك، لإنشاء اتصال شخصي. بعد ذلك، أخبرهم بمدى سعادة الجميع بوجودهم على متن الطائرة، وتأكد من تقديم تفاصيل مهمة حول يومهم الأول. أخبرهم بوقت البدء، أو موقع المكتب، أو كيفية تسجيل الدخول إذا كانوا يعملون عن بعد، بالإضافة إلى ما يمكنهم توقعه، مثل الاجتماعات أو وجبات غداء الفريق أو جلسات التوجيه. لا تنس تضمين معلومات عملية أيضًا، مثل العناصر التي يجب إحضارها وقواعد اللباس وأي أوراق ضرورية. وأخيرًا، قم بتقديم الطمأنينة من خلال السماح لهم بمعرفة من يجب الاتصال به بشأن الأسئلة قبل تاريخ البدء وتسليط الضوء على أن الفريق موجود لدعمهم. اختتم برسالة ودية حول التطلع إلى رؤيتهم قريبًا لترك انطباع إيجابي.
9 أفضل قوالب البريد الإلكتروني لتأهيل الموظفين للحصول على تجربة توظيف سلسة
1. البريد الإلكتروني لتأكيد قبول الوظيفة
بمجرد قبول المرشح لعرض عملك، تأكد من تأكيد قبوله بسرعة. يجب أن يُظهر القالب الرائع التقدير ويتضمن جميع المعلومات الضرورية. شيء من هذا القبيل: “مرحبا [employee’s name]، تهانينا ومرحبا بكم على متن الطائرة! يسعدنا انضمامك إلى شركتنا باعتبارك جديدًا لدينا [job title]. تاريخ البدء الخاص بك هو [date]، وسيتم إرسال تفاصيل الإعداد الخاصة بك قريبًا. لا تتردد في التواصل معنا إذا كانت لديك أي أسئلة قبل ذلك.”
2. البريد الإلكتروني للمعلومات المسبقة
في هذه الرسالة الإلكترونية، تريد تغطية الأساسيات دون إرباك موظفيك. فكر في تضمين تفاصيل مثل تاريخ البدء والوقت والموقع إذا كان ذلك في الموقع. ولا تنس تذكيرهم بالأوراق اللازمة أيضًا. وقدم لهم أيضًا بعض المعلومات المختصرة عن الشركة: تاريخها، ورؤيتها، وقيمها، وما إلى ذلك. وتذكر أن تبقيها ودية وغنية بالمعلومات ومرحبة.
3. البريد الإلكتروني الترحيبي لليوم الأول
للحصول على بريد إلكتروني رائع في اليوم الأول، ابدأ بتحية ودية مثل، “مرحبًا، [employee’s name]، مرحبًا بك في الفريق!” ثم أخبرهم بما يمكن توقعه في اليوم الأول – أشياء مثل أين يذهبون ومن سيقابلون وماذا يحضرون. سيساعد ذلك على تهدئة أي أعصاب قد تكون لديهم. إنها فكرة جيدة أن شارك الحقائق حول ثقافة الشركة لتحفيزهم على الانضمام إلينا وتأكد من تضمين تفاصيل مهمة مثل معلومات ركن السيارة أو تسجيل الدخول.
4. مقدمة إلى البريد الإلكتروني للفريق
يجب أن تحتوي رسالة البريد الإلكتروني المقدمة على ترحيب ودي، وسيرة ذاتية سريعة لأعضاء الفريق، وربما شيئًا ممتعًا لبدء محادثة. على سبيل المثال: “مرحبًا [new employee’s name]، أردت فقط أن أقدمك سريعًا إلى فريقك!” ثم اذكر أسماء أقرانهم وأدوارهم. يجب عليك أيضًا إرسال بريد إلكتروني إلى الفريق لتعريف العضو الجديد. ابدأ بشيء مثل، “مرحبًا بالفريق، لدينا عضو جديد في الفريق ينضم إلينا اليوم.” هناك، اذكر اسمه وحقيقة ممتعة عنه، مثل ما يهتم به أو هوايته. وأخيرًا، شجع الجميع على الترحيب بهم ترحيبًا حارًا ومساعدتهم على الاستقرار.
5. البريد الإلكتروني لمقدمة المرشد/الصديق
إذا كان لديك برنامج إرشادي، فيجب عليك تقديم الموجهين للمتدربين على الفور. في هذه الرسالة الإلكترونية، تأكد من شرح دور المرشد بوضوح، وذكر اسمه واهتماماته وعدد سنوات عمله مع الشركة. أضف أيضًا معلومات الاتصال الخاصة بهم وشجع العضو الجديد على التواصل معهم. بالإضافة إلى ذلك، سيكون من الجيد أن نذكر سبب اختيارك للاقتران بينهما والأشياء المشتركة بينهما. وهذا لا يخلق بيئة أكثر ترحيبًا فحسب، بل يرسي أيضًا الأساس لاتصالات هادفة بين الزملاء.
6. البريد الإلكتروني لإعداد البرامج والأدوات
يعد هذا البريد الإلكتروني أمرًا بالغ الأهمية للموظفين الجدد. الأمر كله يتعلق بالتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجونه للبدء في العمل في اليوم الأول. يجب عليك إدراج البرامج التي يحتاجونها وإعطائهم تعليمات حول كيفية تثبيتها ومشاركة أي معلومات تسجيل دخول أو روابط وصول يحتاجون إليها. تريد التأكد من إعدادهم جميعًا وجاهزيتهم للانطلاق، لذلك يجب أن تكون هذه الرسالة الإلكترونية واضحة ومفصلة لتجنب أي ارتباك أو أخطاء في اليوم الأول.
7. البريد الإلكتروني لإعداد اجتماعات فردية
عادةً ما تعطي هذه النماذج تنبيهًا حول موضوع الاجتماع، مثل التعرف على الفريق، أو مناقشة مسؤوليات الوظيفة، أو التحدث عن التطلعات المهنية. فهو يساعد الموظف الجديد في الحصول على فكرة عما سيأتي والاستعداد للمحادثة مع مديريه. تتضمن رسائل البريد الإلكتروني أيضًا معلومات مهمة مثل موعد ومكان انعقاد الاجتماع أو كيفية الانضمام عبر الإنترنت. إنه يتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة ويبني الثقة منذ البداية.
8. البريد الإلكتروني لتحديد مواعيد الدورات التدريبية للتأهيل
بعد التعبير عن حماسك بشأن انضمام الموظف الجديد إلى فريقك، تابع البريد الإلكتروني من خلال تضمين ملخص سريع لجدول التدريب، بما في ذلك التواريخ والأوقات وما ستغطيه في كل جلسة. سيعطيهم هذا فكرة عما يمكن توقعه وكيفية الاستعداد. تأكد أيضًا من ذكر أي مواد قد يحتاجون إليها، مثل الكتيبات أو الوصول عبر الإنترنت، ومن يمكنهم التواصل معه إذا كانت لديهم أي أسئلة.
9. تسجيل الوصول بالبريد الإلكتروني في نهاية الشهر الأول
الهدف الرئيسي من هذا البريد الإلكتروني هو التأكد من أن الموظف الجديد يشعر بالترحيب والعناية والمساعدة في حل أي مشكلات قد يواجهها عند بدء عمله. ابدأ البريد الإلكتروني من خلال منحهم تحية لبلوغ علامة الشهر الواحد هذه. ثم اسألهم كيف وجدوا الأشياء حتى الآن. يمكنك أيضًا تشجيعهم على مشاركة أي اقتراحات للتحسينات. من خلال القيام بذلك، فإنك تظهر أنك تهتم برأيهم وتمنحهم فرصة لمشاركة أفكارهم.
أسئلة مكررة
هل يمكنني مشاركة نماذج الإعداد والأوراق في رسالة الترحيب الإلكترونية؟
يعد إرسال نماذج الإعداد والأوراق في رسالة الترحيب الإلكترونية فكرة جيدة. فهو يجعل الأمور أسهل للموظفين الجدد ويعدهم لما يمكن توقعه. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يخفف بعض القلق الذي قد يشعرون به من خلال إزالة تلك الأوراق من الطريق. تأكد من إخبارهم بسبب قيامك بتضمين النماذج والتأكيد على أن ذلك سيجعل العملية أكثر سلاسة. وأخيرًا، لا تنس إعطائهم تعليمات حول كيفية ملء النماذج والمكان الذي يجب عليهم إرسالها إليه.
كيف يمكنني مشاركة جدول الإعداد؟
قبل بدء التعيينات الجديدة، تأكد من إرسال الجدول الزمني مسبقًا، قبل حوالي أسبوع من تاريخ البدء. البريد الإلكتروني هو الطريقة النموذجية للقيام بذلك، ولكن يمكنك أيضًا استخدام أداة أو برنامج. عند إنشاء جدول زمني، تأكد من أنه مفصل ولكن ليس مربكًا. قم بتضمين الاجتماعات الرئيسية والدورات التدريبية وأي مقدمات للفريق. تذكر أيضًا مشاركة معلومات الاتصال الخاصة بمديرهم أو موظف الموارد البشرية أو زميل الإعداد حتى يعرفوا من يجب عليهم الاتصال به في حالة وجود أسئلة لديهم.
ما هو برنامج الموارد البشرية الأفضل لتوظيف وتأهيل الموظفين الجدد؟
الجواب هو برنامج تأهيل الموظفين. فهو يبسط العملية برمتها، مما يجعلها سلسة وفعالة لكل من الشركة والموظفين الجدد. في البداية، يقوم بأتمتة المهام المتكررة. فبدلاً من قيام قسم الموارد البشرية بإدخال البيانات يدويًا وتتبع المستندات والأوراق، يتعامل البرنامج مع كل شيء، وبالتالي القضاء على الأخطاء. ثانيًا، يحافظ البرنامج على اتساق كل شيء، مما يضمن حصول كل موظف جديد على نفس جودة تجربة الإعداد. كل هذا يعزز الإنتاجية والمشاركة، حيث يتم إعداد الموظفين الجدد بشكل جيد بما يكفي ليكونوا منتجين منذ اليوم الأول.
خاتمة
تعد قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بتأهيل الموظفين الجدد بمثابة دليلك عند الترحيب بالأعضاء الجدد في عائلة شركتك. إنها الطريقة الوحيدة لضمان تسليم المعلومات بشكل متسق وصحيح لجميع المعنيين، سواء كان ذلك جدولهم الزمني أو تفاصيل تسجيل الدخول. والأهم من ذلك، أنها توفر الوقت لكلا الجانبين – فلا يتعين على الموظفين البحث في أكوام من المستندات والرسائل، ولا يتعين على ممثلي الموارد البشرية إرسال رسائل بريد إلكتروني متكررة يدويًا. لذلك، ابدأ في جعل عملية الإعداد أكثر سلاسة باستخدام النصائح المذكورة أعلاه.
اكتشاف المزيد من مجلة حامل المسك
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.
