عملية تأهيل الموظفين: دليل كامل

ما أهمية عملية تأهيل الموظف المحترم؟

يمكن أن يكون الحصول على وظيفة جديدة رائعة تلبي جميع المتطلبات أمرًا مثيرًا، ولكن هذا الشعور الأولي يمكن أن يتحول بسهولة إلى خيبة أمل إذا كان الإعداد يفتقر إلى المكونات الضرورية. وجدت دراسة استقصائية أن 52% فقط من الموظفين يشعرون بالرضا عن أحدث تجربة تأهيل لهم، ووصفها 32% بأنها “مربكة”. عندما لا يكون الإعداد مرضيًا ويترك للموظفين أسئلة أكثر من الإجابات، فإنه ينفصل عنهم ويفشل في الاحتفاظ بأفضل المواهب على المدى الطويل. لقد ثبت أن أعضاء الفريق المنعزلين كلفوا أصحاب العمل مبلغًا كبيرًا من المال بسبب عدم رغبتهم في الأداء على مستوى عالٍ وافتقارهم إلى الحافز الداخلي. ومن ناحية أخرى، فإن الموظفين الذين لديهم وضوح فيما يتعلق بمسؤولياتهم ويشعرون بأنهم جزء من الفريق هم أقل عرضة للبحث عن فرص أخرى. لذلك، يجب على المديرين والقادة وضع عملية تأهيل مفصلة وجذابة للموظفين لزيادة الإنتاجية والاحتفاظ بهم.

فوائد هذه العملية

يعد الإعداد الفعال أحد الأصول التي لا تقدر بثمن، فهو يخلق روابط غير قابلة للكسر مع الموظفين الجدد، مما يجعلهم يشعرون وكأنهم أجزاء لا يتجزأ من المنظمة منذ البداية. إنهم يشعرون بالثقة والاكتفاء الذاتي في وقت مبكر، وبالتالي يصبحون منتجين بعد فترة قصيرة. إنهم يعرفون من يشرف على عملهم ولا يترددون في الاتصال بهم كلما دعت الحاجة. يمكن لمديري الموارد البشرية التقييم منذ المراحل المبكرة ما إذا كان شخص ما مناسبًا أم لا وملاحظة أي فجوات في المهارات. ويمكنهم بعد ذلك تقديم فرص النمو والتطوير لسد هذه الفجوات بسرعة. ونتيجة لذلك، يشعر الموظفون بالتقدير وأن حياتهم المهنية تتقدم. كما أن عملية تأهيل الموظفين الناجحة توفر للأشخاص الوقت الذي يحتاجونه للتأقلم مع مسؤولياتهم الجديدة. إنهم لا يغرقون منذ اليوم الأول ويختارون الوقت الذي يكونون فيه على استعداد لرفع مستوى الأمور. وأخيرًا، يتم تعزيز العلاقات المهنية الودية، ويشعر أعضاء الفريق بالدعم.

المراحل الخمس والاستعدادات الرئيسية

1. الصعود المسبق

بمجرد توقيع المستأجر الجديد على العرض، تبدأ مرحلة الإعداد المسبق. أولاً، يجب عليك الاهتمام بجميع الأوراق اللازمة، بما في ذلك الضرائب والمستندات الرسمية الأخرى. أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا لإعلامهم كيف سيبدو يومهم الأول في العمل. على سبيل المثال، يجب أن يكون لديهم تعليمات واضحة حول كيفية تنشيط حساب الشركة والمنصات الأخرى التي يستخدمها الجميع يوميًا. ربما يحتاجون إلى الاتصال بأحد أعضاء تكنولوجيا المعلومات لمساعدتهم. تأكد أيضًا من إرسال معداتهم إليهم إذا كانوا يعملون عن بعد. قد ترغب أيضًا في إعداد جدول الأعمال للأيام والأسابيع القليلة الأولى حتى يعرفوا ما يمكن توقعه ولن يشددوا على عملية الإعداد. وأخيرًا، يجب عليك إبلاغ بقية أعضاء الفريق بالعضو الجديد.

2. التوجه في اليوم الأول

في اليوم الأول، يجب أن تسعى جاهدة لجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب. بالنسبة للعاملين عن بعد، قم بترتيب لقاء بينهم وبين مديرهم حتى يتمكنوا من التحدث بالتفصيل فيما يتعلق بجدول الأيام القليلة الأولى. لا تمارس أي ضغط عليهم، وامنحهم وقتًا إضافيًا لإعداد حساباتهم وكلمات المرور المتعددة الخاصة بهم. يمكنك أيضًا ترتيب اجتماع للفريق حتى يتمكنوا من مقابلة زملائهم. بالنسبة لأولئك الذين يعملون في المكتب، يجب عليك مقابلة موظفك الجديد ومنحه جولة قصيرة. قدّمهم لزملائهم في العمل واعرض عليهم رفيقًا تأهيليًا حتى يكون لديهم نظام دعم. لا تتركهم خارج اجتماعات الفريق، حتى لو كنت تناقش أمورًا ليسوا على دراية بها بعد.

3. الأسبوع الأول في العمل

خلال الأسبوع الأول من عملية تأهيل الموظفين، ينبغي للمديرين عقد اجتماعات فردية مع الموظفين الجدد. ويجب عليهم شرح توقعاتهم بوضوح وتزويدهم بالتدريب الأولي. وبعد ذلك، يمكنك أن تطلب منهم إكمال مشاريعهم الأولى. يجب على المديرين التحقق منها بسرعة وتقديم الملاحظات في الوقت المناسب. لا أحد يدخل إلى مكان عمل جديد وهو يعرف ما تحتاج إلى القيام به، لذلك يجب عليك تصحيح الأخطاء وتقديم التوجيه بشكل فعال. يمكنك أيضًا ترتيب اجتماعات مع الأقسام الأخرى حتى يتمكنوا من مقابلة الأعضاء الجدد، حتى لو لم يكونوا بحاجة إلى التعاون معهم بانتظام.

4. أول 90 يومًا

إن وجود مجموعة خطة 30-60-90 يساعد مديريك وموظفيك على تتبع أداء الأخير وإصلاح الحوادث المؤسفة المحتملة. خلال الشهر الأول، يجب على المديرين إجراء اجتماعات فردية منتظمة لمناقشة التعليقات، وتقدم العمل، وما إذا كانت التوقعات قد تم الوفاء بها. قم بتهنئتهم عندما يفعلون شيئًا بشكل صحيح حتى يبدأوا في الشعور بالثقة. بعد 60 يومًا، يمكنك تعيين مهام خاصة بالوظيفة الجديدة حيث أن لديهم فهمًا واضحًا لوظائف الشركة وأهدافها. بعد 90 يومًا من الإعداد، يعني ذلك أن الموظفين منغمسون تمامًا في مسؤولياتهم ويفهمون أهدافهم طويلة المدى.

5. السنة الأولى

في حين أن بعض الأشخاص يعتقدون اعتقادًا راسخًا أن عملية تأهيل الموظفين لا ينبغي أن تنتهي أبدًا، إلا أنه يمكنك اختتامها رسميًا باجتماع فردي. اسأل الموظف كيف كانت هذه السنة الأولى. ناقش أدائهم، وما إذا كانوا قد حققوا أهدافهم، وما هي توقعاتهم المستقبلية. علاوة على ذلك، من المهم أن تطلب تعليقاتهم حتى تتمكن من التحسن. قد تساعدك أفكارهم في إصلاح نقاط الضعف. ضع في اعتبارك أن القوى العاملة لديك مهمة، ويجب أن تقدر رأيهم بقدر ما تريد منهم أن يقدروا رأيك.

نموذج عملية تأهيل الموظف

هناك العديد من القوالب التي يمكنك استخدامها لتنظيم سير عملية تأهيل موظفيك. الخطوة الأولى هي تقسيمها إلى مراحل مختلفة: الإعداد المسبق، اليوم الأول، الأسبوع الأول، 30 يومًا، 60 يومًا، 90 يومًا، والسنة الأولى. يمكنك إنشاء جدول بيانات أو مستند بسيط يسلط الضوء على كل مرحلة بألوان مختلفة. قم بترقيم كل نقطة لضمان الوضوح. إذا كنت تستخدم جدول بيانات تفصيليًا، فيمكنك إضافة كتل لكل نشاط ووضع علامة عليها كمكتملة بمجرد الانتهاء من الخطوة. يمكنك إضافة العقبات التي يواجهها الموظف الجديد أيضًا، والملاحظات الأخرى التي قد تكون لديك. إذا شارك عدة أشخاص في العملية، قم بتدوين من يقوم بتنفيذ كل نشاط.

أسئلة مكررة

ما هي العناصر الخمسة للتأهيل؟

إنها تشير إلى الامتثال والتوضيح والثقة والاتصال والثقافة. إن المنظمات التي تركز على هذه الأمور أثناء عملية تأهيل الموظفين تكون أكثر نجاحًا في ذلك وفي نتائج أعمالها بشكل عام. يجب على الموظفين الامتثال للقواعد والالتزامات القانونية، وتلقي تعليمات واضحة فيما يتعلق بمنصبهم، وبناء الثقة، وإنشاء علاقات شخصية، والانغماس في ثقافة قوية.

ما هي المدة المثالية للعملية؟

قد تستمر عملية الإعداد الرسمية في أي مكان ما بين 30 يومًا أو 90 يومًا أو 180 يومًا إلى عام كامل. ويجب أن تبدأ قبل أن يبدأ الموظفون وظائفهم الجديدة. بدءًا من التوقيع على المستندات المهمة وحتى تلقي معلومات عملية حول يومهم الأول، يجب أن يكون الموظفون الجدد على اطلاع بوظائف الشركة المختلفة.

كيف يمكن أن يكون الإعداد عن بعد ناجحًا؟

أولا وقبل كل شيء، يجب على الشركات توضيح توقعاتها وشرح مسؤوليات الموظفين بالتفصيل. وفي الوقت نفسه، لا ينبغي عليهم ممارسة الضغط ولكن منحهم الوقت الذي يحتاجونه للتنقل في مهامهم الجديدة. يحتاج المديرون إلى البقاء على اتصال منتظم مع أعضاء فريقهم وتقديم المساعدة والتعليقات. ربما يحتاجون إلى سؤالهم عن تفضيلات عملهم والنظر في المناطق الزمنية المختلفة. وأخيرًا، يجب أن تكون اجتماعات الفريق متكررة حتى يمكن تعزيز الشعور بالصداقة الحميمة.

ما هي بعض الأشياء التي لا ينبغي للشركات حذفها؟

إن إنشاء جدول زمني واضح للأسابيع والأشهر القليلة الأولى من عملية تأهيل الموظفين يساعد الجميع على الحفاظ على تركيزهم. يمكن للمديرين التواصل بشكل فعال، ويعرف الموظفون الجدد ما هو متوقع منهم. ويجب أيضًا إعلام أعضاء الفريق الآخرين بزملائهم الجدد ومنصبهم الدقيق في الشركة وكيف يمكنهم المساعدة إذا لزم الأمر. وهذا يخلق نهجا شخصيا وبيئة ترحيبية.

خاتمة

من الأخطاء التي ترتكبها بعض المؤسسات أثناء تأهيل الموظفين هو مشاركة الكثير من المعلومات مع أعضائها الجدد في اليوم الأول، مما يجعلهم يشعرون بالإرهاق. إن تسهيلهم في وظائف الشركة ومشاريعها هو الطريقة المفضلة لمساعدة المهنيين على تنمية ثقتهم وثقتهم. ومع مرور الوقت، سيكونون مستعدين للبدء في التعامل مع المشاريع الأكثر صعوبة والمشاركة في المزيد من جوانب الشركة. على المدى الطويل، سوف يشعرون بالرضا عن مكان عملهم والعلاقات التي بنوها.