التدريب على الامتثال من خلال منصة تعليمية مركزية

كيف أحدثت الأماكن المخصصة للأشخاص تحولًا في التدريب، ووفرت الوقت، وخفضت التكاليف

خلفية

Places for People (PFP) هي شركة لإدارة الممتلكات وتطويرها وتجديدها وترفيهها ومقرها في المملكة المتحدة. بدءًا من المعيشة المدعومة والإسكان بأسعار معقولة إلى مراكز الترفيه ودور المسنين وبيئات المدينة، تتمثل مهمتها في إنشاء مجتمعات سعيدة وشاملة ومستدامة – أماكن تناسب الجميع.

نقلت Places for People جهودها التدريبية الرقمية إلى المستوى التالي، حيث حصلت على مشاركة محسنة في جميع المجالات بدءًا من المتعلمين وحتى المديرين، مما أدى إلى تحول في التركيز والوعي بالامتثال، مع البحث عن فرص جديدة للتحسين المستمر.

تحدي

يعد الأشخاص شريان الحياة لشركة PFP من خلال “وعد الأشخاص أولاً” للتأكد من أن علاقاتها مع الزملاء والعملاء والعملاء تأتي قبل أي شيء آخر، وتقع في قلب الشركة.

في نوفمبر 2020، اتخذت PFP قرارًا بدمج خمس منصات تعليمية مختلفة في نظام موحد واحد يخدم جميع شركاتها العشرين المتخصصة. والأهم من ذلك، أن هذا الترحيل المعقد قد وفر فرصة مثالية لإجراء مراجعة متعمقة للتدريب القديم على الامتثال.

بعد ذلك، في نهاية عام 2021، بعد إعادة الهيكلة التنظيمية، رحبت PFP بالرئيس التنفيذي الجديد الذي أولى أهمية أكبر للامتثال من خلال تعيين رئيس قسم المخاطر لرفع دور الامتثال داخل المنظمة، مما ساهم في إحداث تغيير ثقافي في مواقف التدريب على الامتثال.

من خلال عدسة هذه الثقافة التي تتمحور حول الأشخاص والتي تركز على الامتثال، احتاجت PFP إلى منصة من شأنها:

• تحسين الوصول إلى التعلم عن طريق إزالة الحواجز غير الضرورية.
• توليد اهتمام/منافسة حقيقية من خلال اللعب.
• إنشاء معلومات إدارية أفضل من خلال لوحات المعلومات.

ومن خلال إشراك وإلهام المتعلمين والمديرين على حد سواء، كانت تأمل في تحقيق ما يلي:

• خلق الكفاءات لتوفير الوقت والمال.
• توفير سجلات تدريب متزامنة ودقيقة.
• تحسين معدلات الالتحاق بالتعلم والامتثال ومعدلات النجاح.

حل

بالنسبة لكل مؤسسة، تتنوع احتياجات المعرفة والتطبيق فيما يتعلق بالامتثال، وتختلف وفقًا لنوع الوظيفة ومستويات الأقدمية. عملت PFP مع Learning Pool لمعالجة هذه المشكلة، حيث أنشأت نظامًا من مستويين – منهجًا أساسيًا وعالميًا لجميع المتعلمين وطبقة إضافية من التدريب على الامتثال مصممة خصيصًا لأدوار محددة. والأهم من ذلك، أن هذا يزيل خطر “النقرات” من خلال جعل كل التعلم ذا صلة.

من خلال تنفيذ منصة Learning Pool، تعمل الشراكة على إنشاء رحلة تعليمية وتجربة مُعاد تصورها وأكثر تركيزًا على المستخدم لجميع المتعلمين مع تقديم ميزات جديدة تمامًا:

• 15 دقيقة دورات الامتثال: قامت PFP بمراجعة دورات الامتثال الحالية الخاصة بها لإنشاء 18 دورة جديدة مدة كل منها 15 دقيقة لتقليل وقت جلوس المتعلم.
• الإطلاق بنقرة واحدة: تقليل عدد النقرات المطلوبة لبدء دورة تدريبية من ستة إلى نقرة واحدة فقط، مما يوفر الوقت ويحسن تجربة المتعلم ويزيل حواجز المتعلم.
• تقارير المتصدرين: لغرس بعض المنافسة الصحية.
• دورات التعلم الإلكتروني المخصصة: تم إنتاج المحتوى داخليًا لجعل التعلم أكثر صلة بزملاء PFP.

كان أحد العناصر الأساسية لنجاح منصة التعلم هو إشراك المديرين في جميع أنحاء الشركة للترويج للنظام الجديد والعمل معه. تتضمن ميزات الإدارة الجديدة ما يلي:

• لوحات معلومات التقارير المركزية: عرض مركزي لإعداد التقارير عبر الشركة بأكملها، مما يسمح للمديرين بتبني نهج أكثر توجهاً نحو العمل.
• توحيد البيانات: أدى استيراد البيانات التاريخية من النظام القديم إلى تمكين المتعلمين من عرض عمليات إكمال الامتثال المجمعة (السابقة والحالية) في مكان واحد.
• التعلم الموحد بقيادة المعلم: كان التعلم يُدار سابقًا من قبل فرق منفصلة عبر 20 مؤسسة، وهو الآن في طريقه إلى أن يصبح مركزيًا عبر منصة مجمع التعلم.

وأدت النتيجة المباشرة لتحقيق وفورات الوقت هذه أيضًا إلى تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف بالنسبة لشعبة جمع الأموال من القطاع الخاص.

بناءً على متوسط ​​راتب قدره 27 ألف جنيه إسترليني أو 14 جنيهًا إسترلينيًا في الساعة:

• في السابق، كان تنفيذ هذه الدورات يكلف 164.50 جنيهًا إسترلينيًا لكل متعلم. من خلال تقليل وقت جلوس المتعلم عبر 20 دورة بمقدار 6.5 ساعة، تدفع PFP الآن 73.50 جنيهًا إسترلينيًا فقط لكل متعلم، وهو ما يعادل توفيرًا في التكلفة قدره 91 جنيهًا إسترلينيًا لكل متعلم.
• بالنسبة لمتعلميها البالغ عددهم 11000 لإكمال جميع الدورات العشرين، كان هذا في السابق سيكلف الشركة 1,809,500 جنيه إسترليني، ومع ذلك، تمكنت PFP من تحقيق توفير إجمالي متوقع في التكلفة قدره مليون جنيه إسترليني (1,001,000 جنيه إسترليني) من خلال تبسيط عملية التعلم.

إمكانية وصول أكبر

باعتبارنا منظمة تضع الأشخاص في المقام الأول ملتزمة بمعاملة الجميع بأمانة ولطف وإنصاف، مدفوعة بالاعتقاد بأن “الأماكن تعمل فقط عندما تعمل من أجل الجميع”، فإن إمكانية الوصول هي إحدى أهم أولويات PFP.

دعم القيادة

لتحفيز المتعلمين والمديرين وإلهام الالتزام على مستوى الشركة بالامتثال، كان قبول القيادة وتوجيهها أمرًا ضروريًا. ولحسن الحظ، شارك الرئيس التنفيذي الجديد للمجموعة، جريج ريد، هذه الرؤية، حيث قدم ودمج موقفًا جديدًا للامتثال داخل المنظمة. وقد تم تعزيز أولوية الامتثال في المنظمة بشكل أكبر من خلال إنشاء دور جديد، وهو رئيس قسم المخاطر، الذي يتولى الإشراف المباشر على تقارير التعلم والبيانات.

إحداث التغيير

مع وجود أكثر من 20 من مقدمي الإسكان والمطورين ومديري العقارات ومقدمي الرعاية في عائلة PFP، يستفيد الآن أكثر من 11000 موظف من نهج التعلم الرقمي المركزي الذي تم إصلاحه. إن تكتيكات الاستماع إلى المتعلمين، وجلب عناصر جديدة، وتضخيم دعم القيادة العليا تؤتي ثمارها، حيث حققت PFP زيادة بنسبة 23٪ في استكمال الامتثال، مما رفع معدل امتثال الشركة الإجمالي من 67.01٪ في ديسمبر 2021 إلى 90.85٪ في ديسمبر 2022.

وقد وصف الزملاء تقديم هذه الدورات التدريبية على الامتثال التي تبلغ مدتها 15 دقيقة بأنها “تغير قواعد اللعبة” من حيث خبرتهم في التدريب على الامتثال.

كما أدى دمج الأنظمة المتباينة في نظام واحد إلى تحقيق فوائد غير متوقعة، حيث جلب رؤى وبيانات غير ملحوظة إلى الواجهة ليتم التصرف بناءً عليها، بما في ذلك:

• الوقت المناسب للتعلم: لقد سلط تجميع الأنظمة معًا الضوء على مقدار الوقت اللازم لإكمال الوحدات التي تم تكليف المتعلمين بها. وباستخدام هذه البيانات الأساسية، تمت مراجعة جداول التعلم للسماح باتباع نهج مرحلي أكثر توجيهًا ذاتيًا.
• مراقبة أفضل للمخاطر: سمحت بيانات الامتثال المجمعة للمديرين بمراجعة النتائج على مستوى الشركة، مما مكنهم من استهداف أوجه القصور في الامتثال والتخفيف منها.

من خلال نظام واحد متقارب، وتحسينات رحلة المستخدم، والمشاركة من C-suite، قامت PFP بتوجيه المتعلمين على طريق زيادة المشاركة والالتزام في الامتثال. سوف تستمر الرؤى والبيانات الجديدة من نظام واحد فقط في تسهيل المحادثات حول التغيير والقيام بالأشياء بشكل مختلف، مما يمكّن PFP من تطوير المتعلمين ليتمكنوا من التحكم بشكل أكبر في التخطيط والمشاركة وتقييم تجربة التعلم الخاصة بهم واحتضان رؤيتها حقًا مكان العمل لا مثيل له.

نُشرت في الأصل على موقع Learningpool.com.