تحسين عمليات فحص التعلم الإلكتروني والتحقق من التدريب
عند إنشاء تدريب مخصص عبر الإنترنت للعملاء، كمقدمي خدمات، فإننا نولي اهتمامًا كبيرًا لعملية التحقق في مراحل المشروع المختلفة. يعمل القبول الواعي والمدروس بمثابة حاجز أمان، مما يسمح لكلا الطرفين بتجنب الأخطاء والمواقف الكبرى حيث يتلقى العميل في النهاية منتجًا بعيدًا عن توقعاته. يسمح التحقق والتصحيحات الناتجة بإنشاء تدريب مصمم خصيصًا لتلبية احتياجات وخصائص المتلقي.
إن كيفية تنفيذ هذه الأنشطة أمر في غاية الأهمية. قد يبدو الأمر واضحًا لكلا الطرفين، لكن ليس دائمًا. في كثير من الأحيان، يواجه مقدمو الخدمة سوء فهم فيما يتعلق بضرورة هذه الإجراءات أو حتى نفاد الصبر من جانب العميل. إذن، كيف ينبغي لعملية التحقق أن تكون فعالة ولا تسبب إحباطاً لا لزوم له في الممارسة العملية؟
نظرة عامة خطوة بخطوة على عملية التحقق من التدريب
1. مرحلة المبيعات
بالفعل في مرحلة المبيعات، عند مناقشة المشروع المخطط له والتوقعات مع العميل، يجب على المزود تحديد مستوى المشاركة المتوقعة من العميل والإجراءات التي يجب عليه تنفيذها داخل المشروع. من المفيد التأكد من ذلك، حتى لو كان ذلك فقط لتجنب التعليقات في مرحلة التنفيذ مثل: “هل يجب أن أقرأ النص؟ هل يجب أن أقدم تعليقات؟” من المثير للدهشة أن مثل هذه المواقف ليست استثنائية، وعلى الرغم من حدوثها في كل مرة، إلا أنها لا تزال تدهشك. يعد التدريب على التعلم الإلكتروني أو مشروع التطوير باستخدام الموارد عبر الإنترنت منتجًا مشتركًا، حيث ينبغي لكفاءاتنا المنهجية والفنية، جنبًا إلى جنب مع معرفة العميل بشركته واحتياجاته، أن تخلق كيانًا متكاملاً. لأنه عندها فقط ينتهي المشروع بالنجاح.
2. مرحلة التخطيط
في مراحل التخطيط، من الضروري توقع نقاط التفتيش في الجدول الزمني للمشروع وتخصيص الوقت الكافي للتدقيق وإجراء التصحيحات وقبول كل مرحلة من مراحل المشروع بأكمله (السيناريو، التصور، الدورة المنتجة). اعتمادًا على نوع التدريب ومدى تعقيده، قد تظهر هذه المهام مرتين أو ثلاث مرات أو أكثر أثناء الإنتاج. من المهم أن تحدد مع العميل نطاق الإجراءات المتوقعة: على وجه التحديد ما يجب على العميل فعله، والمهام التي يجب تنفيذها، والوقت اللازم لإنجازها. إذا كان هناك المزيد من الأشخاص من جانب العميل الذين يحتاجون إلى الموافقة، فمن الطبيعي أن تقوم بتمديد الوقت.
وفي الوقت نفسه، يجب على العميل أن يدرك أنه لا ينبغي تغيير المرحلة التي تم قبولها، لأنها تشكل الأساس للمرحلة التالية. بالطبع، التغييرات ممكنة، خاصة عندما تكون هناك أسباب جدية لها، ولكن ينبغي للمرء أن يكون على دراية بزيادة التكاليف والوقت اللازم لإنجاز المشروع.
3. التعرف على صانع القرار
ومن المهم أيضًا تحديد صانع القرار على كلا الجانبين – المزود والعميل. ومن الناحية المثالية، ينبغي أن يكون هذا هو مدير المشروع، المخول بتغيير ترتيبات المشروع، أو تعديل الجداول الزمنية، أو جمع التعليقات لكل مرحلة. حتى لو شارك عدة أشخاص من جانب العميل، بما في ذلك رئيس الموارد البشرية، لكي يتم تنفيذ المشروع بكفاءة، يجب أن يكون الاتصال دون عوائق – حصريًا على مستوى مديري المشروع.
4. مرحلة التنفيذ: مفهوم التعلم الإلكتروني
أول نقطة تفتيش في مرحلة التنفيذ هي قبول مفهوم التدريب. تعتمد هذه الوثيقة على اتفاقيات البيع وتحليل احتياجات العميل. وينظم هذا المفهوم الافتراضات الخاصة بتنفيذ الدورة التدريبية، والتي عادة ما تتضمن تفاصيل أهداف التدريب، والنطاق الموضوعي، وخصائص شخصية التعلم الإلكتروني، والهيكل، والجوانب التقنية، وآليات التفاعل والمشاركة المخططة، والاتفاقية الرسومية. وبناءً على هذا المفهوم، تتم كتابة العنصر الأكثر أهمية في التدريب على التعلم الإلكتروني وهو السيناريو. من خلال قراءة وصف المفهوم، يمكنك بالفعل التنبؤ بالتأثير النهائي، والبدء في تخيل الشكل الذي سيبدو عليه التدريب.
ولذلك فإن قبول المفهوم هو لحظة أساسية وتستحق تكريس الوقت والاهتمام لها. أي تغيير لاحق في الافتراضات الأساسية يعني قلب المشروع رأساً على عقب، واعتماداً على مرحلة العمل، قد يتطلب الأمر إعادة كتابة السيناريو من الصفر أو حتى إعادة إنتاج الشاشات.
ما هو المهم هنا؟ إذا كان هناك العديد من أصحاب المصلحة من جانب العميل (على سبيل المثال، خبير في الموضوع، راعي المشروع، قائد فريق التدريب)، يجب أن نعرض لهم المفهوم ونشرح افتراضاته. وهذا يحمي الميزانية والجدول الزمني، ويقلل من الإحباط المحتمل للفريق. إنها أيضًا لحظة مثالية لإشراك أصحاب المصلحة في المشروع في التنفيذ وبناء توقعاتهم للتأثير النهائي. إنها فرصة لنظهر لهم أن التعليم الإلكتروني هو رحلة رائعة، وذلك أيضًا في مراحل الإنتاج والإنشاء وتشكيل المحتوى المصمم بشكل مثالي لتلبية احتياجاتهم.
5. التحقق من سيناريو التدريب
بناءً على هذا المفهوم، يتم إنشاء برنامج نصي، يتم تقديمه عادةً للعميل بتنسيق PowerPoint، والذي يضعنا تلقائيًا في وضع شاشات التدريب ويسمح لنا بتخيل تخطيط العناصر على الشاشات بسهولة. ما يتوقعه مقدمو الخدمة من العميل في هذه المرحلة هو القراءة المتأنية للمحتوى وإبداء أي تعليقات بطريقة مفهومة.
يجب على العميل وضعها في شكل تعليقات حيث يرى الحاجة، وبالتحديد في موقع التغيير المقترح. من المؤكد أن إرسال التعليقات الفردية عبر البريد الإلكتروني أو نقلها أثناء مكالمة هاتفية ليس فعالاً. فقط التعليقات المحددة التي تم جمعها في وثيقة واحدة، والتي يقدمها صانع القرار، هي التي تسمح لكاتب السيناريو بتعديل البرنامج النصي بشكل صحيح. يجب صياغة محتوى التعليق بشكل واضح للغاية. التعليقات مثل “يجب تغيير هذا” أو “لا أحب هذه الجملة” ليست دقيقة وبناءة. يجب ألا يترك التعليق مجالاً لأي تفسير، على سبيل المثال، “انقل هذا الرسم البياني إلى الشاشة رقم 34 وقم بتغيير النص إلى ما يلي:…”
هذه مرحلة مثيرة للاهتمام للتحقق. وهنا، فإن الجهد المبذول في الشرح للعميل المستوى المتوقع لمشاركته يؤتي ثماره. لا ينبغي تغيير البرنامج النصي، بمجرد قبوله، لعدة أسباب. أولاً، بعد القبول المبدئي، يتم الانتقال إلى تصحيح اللغة. يتطلب إجراء تغييرات في مرحلة لاحقة على البرنامج النصي إعادة التحقق منه (التكاليف). ومن المهم أيضًا، بناءً على البرنامج النصي المقبول، في بعض الحالات، يتم إنشاء برنامج نصي صوتي، ويتم تسجيل الصوت. أي تغيير لاحق يتطلب تسجيلات إضافية. إذا كانت التعديلات كبيرة، فيجب إعادة تسجيل الصوت. اعتمادًا على مدى تعقيد المشروع، يؤدي ذلك إلى زيادة تكاليف التنفيذ بنسبة 15-30%.
وبطبيعة الحال، التغييرات ممكنة، لكنها تتطلب زيادة في الميزانية. لذلك من المفيد قراءة النص بعناية وقبوله بعناية. إذا كان هناك العديد من صناع القرار في المشروع، فيجب على كل منهم أن يتعرف على النص. هذه الخطوة البسيطة تمنع بشكل فعال الإحباط وزيادة التكاليف في مراحل الإنتاج اللاحقة.
6. قبول التصور التدريبي
من أجل تصور التدريب، بناءً على عدة شاشات نصية (8-10) وافتراضات المفهوم المقبولة، يتم إعداد الطبقة الرسومية للدورة: نافذة المشغل، والأزرار، ومظهر شاشات المعلومات والتفاعل، وشاشات الاختبار، والشخصيات، وفقاعات الكلام – كل شيء شوهد لاحقًا في التدريب النهائي. تعتبر هذه المرحلة حاسمة بالنسبة للعملاء الذين يجدون صعوبة في تصور التدريب من خلال النص وحده.
كما هو الحال في المراحل السابقة، يجب تخصيص وقت في الجدول الزمني للتدقيق والمراجعات المحتملة وقبول التصور، خاصة إذا كان هناك أكثر من شخص مشترك في العملية من جانب العميل. لا يدرك العملاء غالبًا أن التغييرات التي تبدو تافهة، مثل تحريك زر أو تبديل الأحرف في تدريب تم إنتاجه بالفعل، تتطلب عملاً وتكاليف كبيرة بالنسبة لموفر الخدمة. يمكن أن يؤدي هذا أيضًا إلى تأخير الجدول الزمني والإحباط غير الضروري على كلا الجانبين.
7. التحقق من التدريب المقدم عبر الرابط
بمجرد إجراء جميع التغييرات وموافقة العميل على البرنامج النصي للتدريب، تبدأ مرحلة إنتاج الشاشة. يقوم المطور بإنشاء التدريب بناءً على النص والتصور المعتمدين، وبعد اكتمال أعمال التطوير، يتلقى العميل رابطًا لموقع ويب للتحقق منه.
في هذه المرحلة، لا ينبغي أن تكون هناك أي تعليقات على النص، ولا ينبغي إجراء أي تغييرات كبيرة على العناصر الرئيسية للتصور (الشخصيات، والأزرار، وبناء اللاعب). من الأفضل جمع التعليقات على الشاشات المنتجة على شكل لقطات شاشة (أداة القطع في Windows ممتازة لهذا الغرض) مع التعليقات (في ملف MS Word). كلما كان التعليق أكثر تحديدا، كلما كان ذلك أفضل. بعد قبول التدريب المكتمل، يتم إعداد الصوت بناءً على النص بعد إضافة تصحيح اللغة. وهذا يؤدي إلى المرحلة النهائية.
خاتمة
قد يبدو أن إنتاج التدريب المخصص عبر الإنترنت هو مشروع واضح ومتعدد المراحل، ولكن الافتقار إلى التحقق والتعديل المخطط بشكل صحيح للعمل المقبول مسبقًا يمكن أن يؤدي إلى تعقيد وقت الإنتاج وإطالة أمده بشكل كبير، مما يؤدي إلى تكاليف إضافية. لذلك، من المهم – قبل البدء في الإنتاج – التعاقد مع العميل لأداء مهام محددة في المشروع وقبول تقدم العمل بوعي.
