أهمية المشاركة الوظيفية في كفاءة العمل

مفهوم تقاسم الوظائف

الشيء الوحيد الذي أصبح ذا أهمية متزايدة بالنسبة لكثير من الناس منذ الوباء هو المرونة. كان على الموظفين إعادة النظر في التوازن بين العمل والحياة، ولهذا السبب احتلت خيارات العمل المختلط أو العمل عن بعد، بالإضافة إلى مشاركة الوظائف، مركز الصدارة. تتم مشاركة الوظيفة عندما يتعاون موظفان لتغطية وظيفة واحدة بدوام كامل. إنه أكثر شيوعًا في القطاع العام، لكن المزيد والمزيد من المنظمات بدأت ترى فوائده أيضًا. تتيح مشاركة الوظائف لأصحاب العمل الحصول على مزيج من المهارات والمعرفة والإبداع، بينما يعمل الموظفون على تحسين التوازن بين العمل والحياة. ولكن كيف يعمل؟ هل حقا يستحق كل هذا العناء؟ إذا كنت تفكر في إنشاء منصب لتقاسم الوظيفة أو إذا طلب موظفوك ذلك، فستحتاج إلى إلقاء نظرة فاحصة على هذا النهج لاتخاذ القرار.

أنواع نماذج تقاسم الوظائف

نموذج التوأم

عند العمل مع النموذج التوأم، يتقاسم الشركاء مسؤوليات متساوية ويؤدون نفس المهام. إنهم يعملون بشكل تعاوني كفريق واحد، ويتواصلون على المستوى الأمثل، ويكملون المهام والمشاريع في المواعيد النهائية. إنه مثل وجود نسخة، حتى لو كانوا يعملون في أيام منفصلة.

نموذج الجزر

مع نموذج الجزيرة، يتولى كل شريك مسؤوليات مختلفة ويؤدي العديد من المهام. إنهم يقسمون عبء العمل بشكل أساسي بناءً على نقاط القوة ومجموعات المهارات لكل شخص. بهذه الطريقة، يقدم الأفراد مساهمات فعالة للفريق، ولا يتم تقييمهم بشكل منفصل فيما يتعلق بمشاريعهم أو مهامهم.

دوام جزئى

يتضمن هذا النموذج تقسيم المهام إلى أيام أو ساعات محددة. على سبيل المثال، يمكن لشخص ما أن يعمل في نوبات الصباح بينما يتولى زميله مهامه في فترة ما بعد الظهر. عليهم تحديد جدولهم الزمني الخاص واتخاذ الترتيبات التي تناسب احتياجاتهم. أفضل ما في الأمر هو أن شخصًا ما متاح دائمًا للعمل في حالة الطوارئ.

موسمي

يعد تقاسم الوظائف الموسمية أكثر ملاءمة لقطاعي السياحة والتجزئة، على الرغم من أنه قد يكون مفيدًا للعديد من الصناعات. وفقًا لهذا النموذج، يتناوب الموظفون خلال الأوقات المزدحمة، مثل موسم عطلة عيد الميلاد على سبيل المثال. يقوم أحد الزملاء بإدارة عبء العمل بينما يهتم الآخر بالعملاء، والعكس صحيح.

فوائد تقاسم الوظائف في كفاءة العمل

زيادة الإنتاجية

تخيل كم هو أفضل بكثير عندما يتم الجمع بين أفكار ومهارات شخصين لإكمال مهمة في العمل. عندما يتقاسم اثنان من زملاء العمل مسؤوليات دور واحد، يمكنهم زيادة إنتاجية فريقهم بشكل كبير. كل واحد لديه نقاط قوة ونقاط ضعف مختلفة، ويكمل كل منهما الآخر ويسد الفجوات في المهارات. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنهم فقط تقسيم المهام، وبالتالي إنهاءها بسرعة، ولكنهم أيضًا يفكرون بشكل جماعي لحل المشكلات. وبما أن العقلين أفضل من العقل الواحد، فإن حلولهما أكثر إبداعًا، وتجلب وجهات نظر جديدة إلى الطاولة. وينتج عن ذلك أخطاء أقل، والالتزام بالمواعيد النهائية، وتحقيق معدلات إنتاجية عالية.

تعزيز التوازن بين العمل والحياة

تمنح مشاركة الوظائف الموظفين يد العون في كل مرة يحتاجون فيها إلى دعم إضافي في العمل. غالبًا ما يصبح عبء العمل ثقيلًا، مما يتسبب في تفويت الأحداث العائلية أو العشاء مع الأصدقاء أو جلسات الصالة الرياضية بسبب العمل الإضافي أو ببساطة الإرهاق. ولكن عندما يكون لديهم رفيق في العمل لمشاركة مهامهم معه، لا يحتاج المهنيون إلى التضحية بحياتهم الشخصية للتعامل مع مسؤولياتهم. وهذا يعني أن كل شخص يعمل لساعات أقل، ويعاني من ضغوط أقل، ويتمتع بالمزيد من وقت الفراغ. حتى في حالة وقوع حدث غير متوقع، مثل المرض، يشعر الزملاء بالثقة في الاعتماد على شريكهم لتولي عملهم.

انخفاض الإرهاق

غالبًا ما يعمل موظفوك بلا كلل في المشاريع، ويحاولون الالتزام بالمواعيد النهائية، وإنشاء التقارير، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، كل ذلك في نفس الوقت. إن العمل دون توقف مع عدم وجود أحد لمساعدتك في إدارة مهامك هو وصفة للإرهاق. البطل غير المتوقع، في هذه الحالة، هو تقاسم الوظيفة، أو تقسيم المسؤوليات بين شخصين. يعمل كل شخص بالسرعة التي تناسبه وينهي مهامه في الوقت المحدد دون أي ضغط. يتيح لهم هذا النموذج أخذ فترات راحة متكررة، والحصول على المساعدة متى احتاجوا إليها، وبالتالي تقديم نتائج عالية الكفاءة، مما يرضي الشركة وعملائها.

الاحتفاظ بالموظفين

تعد مشاركة الوظيفة طريقة رائعة لإبقاء أفضل الموظفين لديك سعداء ومتفاعلين في العمل. إنه يوضح للموظفين أنك تعطي الأولوية لراحتهم ورفاهيتهم، مما يزيد من ولائهم ورضاهم. تعد مشاركة الوظائف أيضًا طريقة رائعة لمساعدة الموظفين على الانتقال إلى التقاعد. ومن خلال تقليل عبء العمل عليهم مع اقترابهم من التقاعد، يمكنهم استخدام خبرتهم لتدريب الموظفين الجدد ونقل معارفهم الثمينة. ضع في اعتبارك أن مشاركة الوظائف ليست ممارسة شائعة بعد، لذا فإن إنشاء مثل هذه المناصب سوف يميزك عن المنافسين ويبقي الموظفين بجانبك على المدى الطويل.

كيفية تنفيذ تقاسم الوظائف

القواعد الارشادية

قبل تنفيذ هذا النهج، تحتاج إلى تعزيز الشفافية على كل مستوى من مستويات المنظمة. من الإدارة العليا إلى الموظفين، يجب على الجميع أن يكونوا على دراية بمسؤولياتهم وجداولهم الزمنية وطرق الاتصال الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك، تحتاج إلى إبلاغ أعضاء الفريق بكيفية قياس أدائهم للتأكد من أن عملياتك عادلة ولا يشعر أحد بعدم التقدير. وبالمثل، يجب عليك تشجيع الموظفين على تقديم ملاحظاتهم حتى تتمكن من الاستمرار في تحسين نهجك والتأكد من أنه يستوعب القوى العاملة بأكملها.

المخاوف والتحديات

لا يأتي أي تغيير دون عناء ودون آلامه المتزايدة، وقد تواجه مقاومة من المديرين والموظفين. كن مطمئنًا أن هناك طرقًا للتغلب على هذه التحديات. كما ذكرنا سابقًا، يعد التواصل المفتوح أمرًا مهمًا، لذا كن شفافًا قدر الإمكان. لا تتردد في جدولة الاجتماعات لمناقشة نهجك الجديد ومعالجة كل المخاوف أو المفاهيم الخاطئة. ومع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى مزيد من إقناع الموظفين، فحاول أن تقدم لهم أمثلة واقعية للشركات التي نفذت بنجاح مشاركة الوظائف.

ثقافة مكان العمل الداعمة

لن تنجح أي مبادرة إذا لم تقم بتأسيس ثقافة داعمة للشركة. تتطلب مشاركة الوظائف، على وجه الخصوص، بيئة يتعاون فيها الموظفون بحرية، ويتمتعون بالمرونة، ويساعدون بعضهم البعض على النمو. ولكن كيف يمكنك تحقيق ذلك بسرعة كافية؟ كل شيء يبدأ بالقيادة. يجب على القادة ممارسة التواصل والتعاون بشكل ممتاز، وبالتالي يصبحون قدوة ليتبعها الموظفون. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليهم قبول الترتيبات المرنة وتقديم أكبر قدر ممكن من الدعم للموظفين، خاصة في الفترة التجريبية لتقاسم الوظائف.

خاتمة

تعد مشاركة الوظائف ممارسة ثورية وتقدم فوائد عديدة لكل من أصحاب العمل والموظفين. ومع ذلك، من المهم أن تكون على دراية بالتحديات التي تنتظرنا، بما في ذلك مشكلات الاتصال والتقدم الوظيفي المحدود. لإنجاز هذا العمل، يجب عليك تخطيط كل شيء بشكل صحيح وتعزيز بيئة التعاون بين جميع المستويات.