لماذا يعد الإعداد المسبق للموظفين بمثابة تغيير في قواعد اللعبة؟
الجميع قلقون في يومهم الأول في وظيفة جديدة. عادة، يصل الأشخاص إلى هناك مبكرًا فقط لمقابلة أشخاص لا يعرفونهم، واستكمال الأوراق اللازمة، والتحقق من معداتهم، ثم يتركونهم ليكتشفوا كل شيء بأنفسهم. وهذا هو السيناريو الأسوأ، ولكن لسوء الحظ، يواجه العديد من الموظفين الجدد هذا السيناريو على مستوى العالم. يمكن أن يكون اليوم الأول في وظيفة جديدة مرهقًا للأعصاب، لكن لا يجب أن يكون كذلك. يجعل الإعداد المسبق للموظفين كل شيء أكثر سلاسة ومتعة، مما يخفف الكثير من القلق الذي يواجهه العديد من الأشخاص في اليوم الأول في وظيفة جديدة.
ما هو الإعداد المسبق للموظفين؟ فهو يأتي قبل الإعداد ويهتم بجميع التفاصيل قبل أن يبدأ الوافدون الجدد يومهم الأول. وهو يتضمن الترحيب بالموظفين الجدد، وإعدادهم لما سيأتي، وجعلهم يشعرون بالتقدير والدعم حتى قبل اليوم الأول. بعد كل شيء، في سوق العمل التنافسي هذا، من المهم ترك انطباع أول رائع لدى موظفيك الجدد. تدرك المزيد والمزيد من الشركات أن البداية القوية يمكن أن تؤدي إلى زيادة رضا الموظفين، وتحسين معدلات الاحتفاظ بهم، وفي نهاية المطاف، قوة عاملة أكثر إنتاجية. أدناه، سنستكشف 8 أسباب تجعل شركتك في حاجة ماسة إلى الإعداد المسبق لإعداد موظفيك لتحقيق النجاح في أقرب وقت ممكن.
8 فوائد للإعداد المسبق للموظفين من شأنها أن تغير عملك
1. تقليل القلق
ألن يكون رائعاً أن يذهب الموظفون الجدد إلى يومهم الأول في وظيفة مليئين بالثقة بدلاً من القلق بشأن كل الأشياء التي لا يعرفونها؟ يوضح لهم الإعداد المسبق كيفية عمل الأشياء مسبقًا. يتضمن ذلك السياسات والمسؤوليات والجداول الزمنية وحتى قواعد اللباس وآداب السلوك. وهذا يقلل من القلق في اليوم الأول إلى الحد الأدنى، حيث سيبدأ الموظفون الجدد في الشعور وكأنهم ينتمون بالفعل إلى الفريق. ثانيًا، يكون يومهم الأول أكثر سلاسة، ويمكنهم في الواقع التركيز على مقابلة الأشخاص والبدء.
2. تأهيل أسرع
بفضل الإعداد المسبق، يمكن للوافدين الجدد مقابلة فريقهم من خلال اجتماع عبر الإنترنت، واستكمال جميع الأوراق قبل البدء، وتسجيل الدخول إلى حسابات الشركة الخاصة بهم، وحتى إكمال بعض وحدات التدريب الأولية. لذلك، عندما يصلون أخيرًا في اليوم الأول، لا يشعرون وكأنهم سمكة خارج الماء؛ إنهم بالفعل جزء من الفريق. وهذا يعني أنه يمكنهم البدء بسرعة لتسريع عملية الإعداد، والمشاركة في مهام عمل هادفة، والمساهمة في الفريق بشكل أسرع. علاوة على ذلك، مع الإعداد المسبق، فإنك لا تضيع الأسابيع القليلة الأولى للموظفين الجدد من خلال السماح لهم باكتشاف الأشياء الأساسية بأنفسهم. أنت تبين لهم أين يمكنهم العثور على الموارد، ومن يطلبون المساعدة، وما هو المتوقع منهم.
3. تعزيز المشاركة والاحتفاظ
كجزء من عملية الإعداد المسبق، يجب عليك أن ترسل حزم ترحيب للموظفين الجدد ودليلًا داخليًا لثقافة شركتك في وقت ما قبل أن يبدأوا في مناصبهم الجديدة. لذلك، بحلول الوقت الذي يأتون فيه للعمل، يكونون على دراية بمهمة شركتك وقيمها. ولكن كيف يؤدي هذا إلى زيادة مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم؟ عندما يشعر الموظفون بالارتباط منذ البداية، فمن غير المرجح أن يبحثوا عن وظيفة أخرى عند أول علامة على وجود مشكلة. ومن خلال إشراكهم في وقت مبكر، فإنهم لا يحضرون للحصول على رواتبهم فحسب، بل إنهم مستثمرون ومخلصون وملتزمون بتحقيق أهداف الشركة.
4. وضوح الدور
ابدأ بالاجتماع مع الوافدين الجدد بعد حصولهم على المنصب. قم بتسليط الضوء على الشكل الذي سيبدو عليه اليوم النموذجي في المكتب، بدءًا من مهامهم وحتى أقرانهم الذين من المرجح أن يتعاونوا معهم. ادخل في التفاصيل حول البرامج والمعدات أيضًا، لأن ذلك قد يكون مرهقًا. وهذا لا يجعلهم أكثر إنتاجية فحسب، بل يجعلهم أيضًا متوافقين مع أهداف الشركة. عندما يعرف الأشخاص بالضبط ما يتعين عليهم التعامل معه، يمكنهم تحديد أولويات المهام التي تدفع الشركة إلى الأمام بشكل أفضل. لذلك، يكتشفون على الفور كيف يمكنهم المساهمة في نجاح الشركة، مما يجعل عملهم أكثر أهمية.
5. بناء العلاقات
تمنح مرحلة الإعداد المسبق للموظفين الجدد الفرصة للتفاعل مع زملائهم المستقبليين حتى قبل أن يبدأوا العمل. ولكن ما أهمية هذا الاتصال المبكر؟ حسنًا، سيدخلون إلى المكتب وهم يعرفون بالفعل من هو وما هو دورهم في الشركة، مما يضع الأساس للتعاون السلس. وذلك لأنهم قد تبادلوا بالفعل رسائل البريد الإلكتروني أو التقوا من خلال اجتماع عبر الإنترنت. ونتيجة لذلك، أصبحت هناك ديناميكيات أقوى للفريق، حيث بدأ كل من الموظفين المتمرسين والوافدين الجدد بالفعل في بناء العلاقات، مما يجعل التواصل والعمل معًا أسهل.
6. إكمال المهام الإدارية
الجميع يكره الأعمال الورقية. تشكل النماذج والتوقيعات والسياسات التي لا نهاية لها تحديًا خاصًا عندما يتعلق الأمر بتعيين الأشخاص وتوظيفهم. ومع ذلك، يتيح لك الإعداد المسبق للموظفين التعامل مع جميع تلك المهام الإدارية قبل أن يبدأ الموظفون الجدد رحلتهم مع شركتك. كل ما عليك فعله هو إرسال النماذج والأوراق لهم عبر البريد الإلكتروني، وسوف يرسلونها مرة أخرى موقعة. بالإضافة إلى ذلك، فإن هذا يساعد فريق الموارد البشرية لديك أيضًا، لأنه يقلل من عبء العمل عليهم. فبدلاً من جمع المستندات ومسحها ضوئيًا، يركزون على مهام أكثر أهمية، مثل التأكد من أن الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب على الفور.
7. تدريب وتطوير أفضل
يتضمن الإعداد المسبق للموظفين التدريب أيضًا. يمكنك إرسال وحدات وموارد تدريب موظفيك الجدد قبل أن يبدأوا. وهذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يعدهم أيضًا لأسابيعهم الأولى. بحلول الوقت الذي يبدأون فيه، يكونون على دراية بأنظمة الشركة، والمهام المحددة التي سيتعاملون معها، وربما حتى بعض النكات داخل المكتب. وهذا يساعد القادمين الجدد على تجنب ارتكاب الأخطاء وطلب المساعدة في الأمور البسيطة مع السماح لهم بإظهار مهاراتهم منذ البداية.
8. فهم ثقافة الشركة
يحقق الإعداد المسبق العجائب عندما يتعلق الأمر بدمج الموظفين الجدد في ثقافة شركتك منذ اليوم الأول أو حتى قبل ذلك. ويوضح لهم باختصار ما الذي يجعل شركتك مميزة وما هي رؤيتك. هل أنت كل شيء عن الابتكار؟ أو ربما تقدر التعاون وبيئة العمل غير الرسمية. مهما كان الأمر، فإن الإعداد المسبق يمهد الطريق، مما يضمن أن الإضافات الجديدة تناسبك تمامًا. وهذا التقديم المبكر لثقافتك يمنحهم الفرصة للالتزام بقيم شركتك أيضًا. وبالتالي، فمن المرجح أن يدافعوا عنك ويظلوا مخلصين لك.
خاتمة
غالبًا ما يتم التغاضي عن الإعداد المسبق للموظفين، ولكن كما ناقشنا أعلاه، فهو مفتاح تجربة الموظف الإيجابية. إنها أداة قيمة لتحويل اليوم الأول المجهد إلى يوم سلس وممتع ومثمر. إذا كنت لا تزال تستخدم أسلوبًا قديمًا في التعيين المسبق للموظفين الجدد، فقد حان الوقت لإعادة النظر في أسلوبك. امنح فرصة الإعداد المسبق وشاهد موظفيك الجدد يزدهرون منذ اليوم الأول.
اكتشاف المزيد من مجلة حامل المسك
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.
