من التوظيف إلى التقاعد: كيفية أتمتة عمليات الموارد البشرية لديك

ما يجب أن يعرفه متخصصو الموارد البشرية عن الأتمتة

الموارد البشرية هي قلب وروح كل شركة، لأنها مسؤولة عن الجانب الأكثر أهمية: إدارة التوظيف. هذا هو كل شيء بدءًا من التوظيف والتأهيل والتدريب وحتى الرواتب ورفاهية الموظفين. ومع ذلك، تؤدي المعالجة اليدوية لهذه المهام إلى الكثير من الأعمال الورقية، والتي يمكن أن تكون مرهقة لمتخصصي الموارد البشرية. ولحسن الحظ، فإن الأتمتة موجودة هنا لتقديم يد العون. مع ظهور التقنيات الجديدة كل يوم، يمكن لأقسام الموارد البشرية الآن تبسيط وتسريع عملياتها، مما يوفر المزيد من الوقت للمهام التي تركز على الأشخاص مثل دعم الموظفين وتحسين ثقافة الشركة. دعونا نلقي نظرة على جميع الطرق التي يمكن للمتخصصين من خلالها أتمتة عمليات الموارد البشرية في كل مرحلة من مراحل التوظيف.

كيفية أتمتة عمليات الموارد البشرية خلال دورة حياة الموظف

التوظيف والتوظيف

تتمثل إحدى طرق أتمتة هذا الجزء من العملية في طرح بعض الأسئلة المحددة مسبقًا على المتقدمين كجزء من طلباتهم، مثل ما إذا كانوا منفتحين على السفر للحصول على الوظيفة أو العمل عن بُعد. الشيء الآخر الذي يمكن أن يوفر الوقت هو الجدولة التلقائية للمقابلة، خاصة عندما تتعامل مع عدد كبير من المتقدمين. باستخدام هذه الميزة، يمكنك تحديد مدى توفرك، وسيتمكن المرشحون من حجز الوقت الذي يناسبهم بشكل أفضل. تساعدك أدوات التوظيف أيضًا في إنشاء إعلانات الوظائف ونشرها، وتصفية السير الذاتية حسب الكلمات الرئيسية ذات الصلة، واتخاذ قرارات مستنيرة، كل ذلك مع توفير وقتك ومواردك الثمينة.

الإعداد والتدريب

الخطوة الأولى للترحيب بالموظفين الجدد هي منحهم أفضل تجربة تأهيل. تساعدك الأتمتة على تقديم عملية مرضية وغنية بالمعلومات بينما تمنحك مرة أخرى مزيدًا من الوقت للعمل على مهام أقل تكرارًا. لنتحدث عن الأعمال الورقية، على سبيل المثال. سيحتاج موظفوك الجدد إلى توقيع العقود وملء النماذج وإرسالها إليك للمراجعة. اجعل هذه العملية أسهل باستخدام أداة التشغيل الآلي التي ستتتبع المستندات الضرورية. يعد التدريب أيضًا جزءًا مهمًا من الإعداد. استخدم أداة التشغيل الآلي لإنشاء قائمة مرجعية بجميع الموضوعات التي يجب معرفتها حول مناصبهم والحصول على رؤى حول أدائهم أثناء التدريب.

إدارة المشاريع والمهام

بعد أن نجحت في تأهيل الموظفين الجدد، فقد حان الوقت لمنحهم المهام ومراقبة تقدمهم. بدلاً من القيام بذلك يدوياً، استثمر في أداة إدارة المشروع. تتيح لك هذه تعيين المهام بنقرة واحدة ومعرفة ما يعمل عليه الجميع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للجميع أتمتة مهامهم المتكررة، مما يمنحهم المزيد من الوقت للتركيز على الأجزاء الأكثر إثارة في أدوارهم. وهذا سيجعل التعاون أسهل بكثير وأكثر سلاسة، حيث سيعرف الأشخاص بالضبط ما يعمل عليه أقرانهم، وبالتالي تقليل رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية. وبما أن الجميع على نفس الصفحة، فمن الأسهل التركيز على المواعيد النهائية وإنتاج عمل عالي الجودة.

من الصعود

قد يكون من الصعب رؤية أحد أعضاء القوى العاملة وهو يغادر، ولكنه أيضًا مهمة بالغة الأهمية لقسم الموارد البشرية. تريد التأكد من أن موظفيك المغادرين يتمتعون بانتقال سلس ومهني. لسوء الحظ، يمكن أن تكون عملية الاستغناء عن العمل صعبة على عدة مستويات لمحترفي الموارد البشرية. أتمتة عملية إخراج الموظفين من الخدمة تجعل العملية أسهل وأكثر كفاءة. قم بتبسيط العملية من خلال إنشاء قائمة مرجعية لأنشطة الخروج من الخدمة، وتتبع كل خطوة والتأكد من توثيق كل شيء. يمكن أن تساعدك هذه الوثائق في منع المشكلات القانونية والحفاظ على كل شيء متسقًا ومتوافقًا.

التقاعد

من خلال بضع نقرات فقط، يمكنك بدء هذا الإجراء، وسيتمكن الموظف الخارج من التوقيع على جميع المستندات اللازمة رقميًا. توفر الأدوات أيضًا الدعم والمشورة. بفضل مساعدي الذكاء الاصطناعي، يحصل الموظفون على توصيات شخصية حول خطط التقاعد ويمكنهم تحديد أهدافهم المالية. أفضل ما في الأمر هو أن موظفيك المتقاعدين لن يحتاجوا إلى القلق بشأن العملية أثناء تنقلهم في المرحلة التالية من حياتهم لأنهم سيحصلون على إشعارات وتحديثات في كل خطوة على الطريق.

التحديات التي يجب مراعاتها

القضايا الأمنية

من الضروري الحفاظ على معلومات الموظفين آمنة ومأمونة. ابحث عن أنظمة التشغيل الآلي ذات ميزات الأمان القوية، مثل التشفير الشامل والمصادقة متعددة العوامل (MFA). وبطبيعة الحال، يحتاج جميع الموظفين إلى التدريب على استخدام هذه الأنظمة بأمان ومسؤولية.

قلة الموارد

يمكن أن تشكل تكلفة برامج الموارد البشرية عائقًا كبيرًا أمام العديد من المؤسسات، ولهذا السبب قد يتردد البعض في الاستثمار. الحقيقة هي أن هذه الأدوات يمكن أن تساعد في زيادة عائد الاستثمار الخاص بك عن طريق تبسيط عمليات الموارد البشرية وتقليل مخاطر الخطأ. يمكن أن يوفر لك هذا في النهاية الوقت والمال، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والربحية.

المقاومة من الموظفين

نظرًا لأنك تخطط لتقديم مبادرة جديدة من شأنها أن تغير بشكل كبير طريقة عمل مؤسستك، فمن المفهوم أن القوى العاملة لديك قد لا تكون سعيدة بها في البداية. ومع ذلك، يمكنك تغيير ذلك من خلال إشراك الموظفين في العملية والسعي للحصول على تعليقاتهم لكسب ثقتهم ودعمهم. ستحصل أيضًا على رؤى قيمة يمكن أن تساعدك على اتخاذ قرارات مستنيرة والتأكد من نجاح المبادرة.

خاتمة

ليس سراً أن التكنولوجيا قد غيرت طريقة عمل الموارد البشرية. تتمتع الأتمتة بالقدرة ليس فقط على تسهيل الحياة لمحترفي الموارد البشرية، بل أيضًا على جعل تجربة التوظيف أفضل لفريقك. خذ وقتًا لتقييم العمليات أو المهام الأكثر تطلبًا في شركتك، ثم ابحث عن أدوات التشغيل الآلي التي ستساعد في تحسين تخصيص الموارد وتخفيف أعباء العمل الثقيلة.